دانلود گزارش کارآموزی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور

- مقدمه

سازمان ثبت اسناد و املاک کشور بعنوان یکی از کهن ترین دستگاههای اداری از جمله نهادهای حاکمیتی است که اعتبار بخشی ، تثبیت و حمایت از حقوق مالکیت مشروع و قانونی اشخاص حقیقی و حقوقی جامعه را بر عهده داشته و با مشارکت در تنظیم روابط و مناسبات اقتصادی و اجتماعی شهروندان در جهت استقرار و تقویت عدالت و امنیت اقتصادی و اجتماعی کشور نقش موثری را ایفا می نماید. از طرفی این سازمان به جهت مجموعه وظایف و ماموریتهای قانونی خود در ایجاد بسترهای لازم برای توسعه اقتصادی و اجتماعی کشور نقش بسزایی داشته و به نوعی می توان ثبت را زمینه ساز توسعه پایدار کشور در نظر گرفت. نظام و ساختار اولیه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در نوع خود نسبتا" مترقی بوده و از ابتدای تاسیس بخشی از وظایف اجرایی آن بر عهده نهادهای تخصصی مدنی ( دفاتر اسناد رسمی و دفاتر ازدواج و طلاق ) گذشته شده است . این دفاتر دارای استقلال مالی بوده و بصورت خصوصی اداره می شوند . اما  انتخاب و گزینش سر دفتران (مدیریت دفاتر) توسط سازمان انجام می گیرد و همه فعالیتهای آنها منطبق بر قوانین مربوطه و تحت نظارت و مطابق با چهارچوب و سیاستهای ابلاغی از سوی سازمان و واحدهای ثبتی انجام می شود.

مرور سریع برنامه چهارم توسعه کشور حاکی از آن است که  در این برنامه تکالیف مهم و زیادی بر عهده سازمان سازمان ثبت اسناد و املاک کشور گذاشته شده است ، که بیانگر نقش مهم سازمان در توسعه پایدار کشور و ایجاد امنیت اقتصادی و اجتماعی میباشد. صدور اسناد مالکیت اراضی کشاورزی و بافت مسکونی روستایی ، طراحی نظام جامع حقوق مالکیت معنوی در سطح ملی و بین الملی ، تهیه پایگاه اطلاعات مکانی و مالکیتی و نوسازی و مکانیزاسیون ثبت به منظور ارتقاء  اثربخشی آن از جمله تکالیف مربوط به سازمان ثبت در برنامه چهارم توسعه می باشد.

 در برنامه دوم توسعه قضایی نیز به اهدافی از قبیل پیش گیری از وقوع جرم و ایجاد بهداشت قضایی ، احیای حقوق عامه ، افزایش دسترسی به عدالت ، بهره مندی از سرعت ، دقت و صحت  به منظور ارائه بهتر خدمات و افزایش رضایتمندی مردم از طریق بکارگیری فناوری اطلاعات و ارتباطات و اصلاح ساختار اداری و قضایی و افزایش نهادهای مدنی تخصصی و بهره مندی از مشارکتهای مردمی توجه ویژه ای شده و سازمان های تابعه و از جمله سازمان ثبت موظف به اجرای آنها شده اند .

سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در حال حاضر دارای 382 واحد ثبتی ( به طور متوسط به ازاء هر  000 180 نفر یک واحد ثبتی ) در سراسر کشور بوده و جمعا" 7714 نفر پرسنل در بخش های ستادی و اجرایی آن مشغول بکار هستند که با توجه به ساختار تشکیلاتی مصوب سازمان ، در حال حاضر قریب به 33 درصد از پستهای سازمانی خالی هستند . تحلیل آماری نشان می دهد به ازاء هر صد هزار نفر جمعیت کشور جمعا"  5/10 نفر کارمند ثبتی وجود دارد . همچنین در سراسر کشور 3198 دفتر ازدواج و طلاق و تعداد 3256 دفتر خانه اسناد رسمی دایر بوده و تحت نظارت سازمان ، خدمات مرتبط به امور ثبتی را به مردم ارائه می کنند .

بررسی آماری ساختار و ترکیب نیروی انسانی سازمان نشان می دهد که از مجموع 7714 نفر پرسنل موجود ، 3/65 درصد آنها بصورت استخدام رسمی ، 7/29 درصد پیمانی و 5  درصد  نیز  بصورت قراردادی با سازمان همکاری می کنند .  همچنین از لحاظ شاخص تحصیلات 6/9 درصد پرسنل دارای مدرک تحصیلی زیر دیپلم ، 5/40 درصد دیپلم ، 6/9 درصد فوق دیپلم و 3/40 درصد دارای مدرک لیسانس و بالاتر هستند . در ضمن نسبت شاغلین زن به مرد در سازمان 1 به 4 می باشد . ترکیب سابقه خدمتی پرسنل سازمان نیز بیانگر معضلاتی در این بخش می باشد. بعبارت دیگر 5/46 درصد از پرسنل سازمان کمتر از 10 سال سابقه دارند ، 40 درصد بین 10 تا 20 سال ، 5/9 در صد 20 تا 30 سال و 4 درصد از شاغلین سازمان نیز دارای بیش از 30 سال سابقه هستند . همانطور که ملاحظه می گردد به سبب عدم جذب نیروی انسانی در فاصله سالهای دهه 60 تا اول دهه 70 خلاء جدی میان سنین خدمتی نزدیک به سن بازنشستگی و بالاتر از آن با سنین میانی و ابتدایی خدمت بروز کرده و این مسئله باعث شده است در ارتقاء طبیعی کارکنان در مسیر شغلی آنها خلل ایجاد شود .

علیرغم ثابت ماندن نسبی پستهای سازمانی و همچنین رشد محدود نیروی انسانی به نسبت سالهای قبل از انقلاب رشد فعالیتها و تقاضاهای خدمات ثبتی بسیار سریع و قابل توجه بوده است . هم اکنون قریب به 21 میلیون پرونده ثبتی ملکی در سراسر کشور از ابتدای فعالیت سازمان تشکیل گردیده که به جهت ماهیت پرونده های ثبتی هیچوقت مختومه نمی شوند . در ضمن نرخ رشد پرونده ها در سالهای اخیر نیز سالیانه بیش از 5 درصد( 1200000 پرونده در سال) بوده است . با توجه به شاخص های مثبت توسعه ای کشور از جمله افزایش فعالیتهای اقتصادی مردم ، رشد فرهنگ مالکیت گرایی و افزایش بورس بازی زمین و مستغلات ، رشد جمعیت و توسعه تقسیمات کشوری ، افزایش دفاتر اسناد رسمی (که باعث افزایش فعالیتهای نظارتی و هدایتی سازمان شده است) ، تشدید فعالیت و حضور در معاهدات بین المللی از جمله عضویت در WIPO و بسیاری عوامل دیگر ، باعث شده است در سالهای گذشته حجم فعالیتهای سازمان رشد قابل توجه ای داشته باشد .

به بیان آماری ضریب افزایش حجم فعالیتهای سازمان در پنج سال گذشته بطور متوسط سالانه بیش از 20 درصد رشد را نشان می دهد . بعنوان مثال در بخش صدور اسناد مالکیت که عمده ترین فعالیت سازمان محسوب می شود ، در سال 1379 بالغ بر 697477 فقره و در سال 1383 افزون بر 1301386 فقره سند مالکیت شهری در واحدهای ثبتی سراسر کشور صادر شده است ( حدودا" 20 درصد رشد بطور سالیانه) و این در حالیستکه علاوه بر رشد طبیعی فعالیتهای سازمان ، افزوده شدن تکالیف جدید برای سازمان از جمله تکالیف برنامه چهارم توسعه کشور شامل مواد  18و 133 در خصوص صدور اسناد مالکیت برای اراضی مسکونی و غیر مسکونی روستاها که خود به خود جمعیت متقاضی ثبتی را به دو برابر میزان فعلی افزایش می دهد ، شاهد افزایش تصاعدی تقاضاهای خدمات ثبتی خواهیم بود . بنابراین سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در شرایط فعلی یکی از پر ارباب رجوع ترین دستگاههای اجرایی کشور محسوب می شود و این روند در آینده نیز با شدت بیشتری ادامه پیدا خواهد کرد و در صورت عدم چاره اندیشی درست و در غیاب حمایت و پشتیبانی دولت حتی شاهد بحران در این زمینه خواهیم بود .

مدیریت جدید سازمان که تقریبا" از اواسط سال 1383  مسوولیت اداره و راهبری سازمان را بر عهده گرفته است ، به منظور حل مشکلات و معضلات موجود ، پاسخگویی موثر به خواسته ها و نیازمندیهای مردم و پیشگیری از بحران فوق الذکر و با ملاحظه اهداف آرمانی مندرج در سند چشم انداز بیست ساله و مسوولیت ها و تکالیف در نظر گرفته شده در برنامه چهارم توسعه افتصادی , اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران و همچنین در نظر گرفتن اهداف ، برنامه ها و سیاستهای تعیین شده در برنامه پنج ساله دوم توسعه قضایی (که به چشم‌اندازهای سرعت، دقت و صحت در رسیدگی به پرونده‌ها تاکید داشته و استفاده از منابع انسانی مسوولیت‌پذیر، آگاه و کارآمد و جلب مشارکتهای مردمی و نهادهای شبه ‌قضایی برای رسیدگی به پرونده‌ها با به کارگیری فن‌آوری اطلاعات و ارتباطات را توصیه می نماید ) ، چشم انداز و اولین برنامه راهبردی خود را تدوین و به تصویب ریاست محترم قوه قضاییه و سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور رسانده است. در ضمن به منظور اجرایی کردن برنامه راهبردی سازمان ، برنامه جامع عملیات مدیریت راهبردی سازمان نیز تهیه و به سازمان مدیریت و برنامه ریزی ارائه شده است .

 محور برنامه راهبردی پنج ساله سازمان ، تحقق و استقرار ثبت نوین و الکترونیکی به منظور ارائه بهترین خدمات ثبتی به مردم است . به منظور فراهم سازی زمینه های لازم جهت اجرای موفقیت آمیز برنامه راهبردی سازمان و در قالب برنامه های کوتاه مدت ، مدیریت سازمان در طول سال اول مسوولیت خود در اداره سازمان ، اقدامات و فعالیتهای مهمی را انجام داده است که عناوین این برنامه ها و اقدامات اجرایی در انتهای این گزارش ( پیوست یک گزارش ) آورده شده است .

در ادامه این گزارش ، عملکرد سازمان در شش ماهه دوم سال 1384 که به گونه ای استمرار فعالیتهای توسعه ای و تحول گرایانه در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور می باشد به صورت خلاصه و اجمالی آورده خواهد شد. لازم به ذکر است که سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در سال 1385 ، توسعه و پیاده سازی "نظام ثبت رایانه ای" را مهمترین هدف سازمانی خود در نظر گرفته است. ثبت رایانه ای بعد از مرحله اولیه "بستر سازی و  ایجاد آمادگی های لازم سازمانی و فرهنگی" ، دومین مرحله از فرآیند اصلاح سیستم ثبت اسناد و املاک کشور بوده و پیش نیاز اجرای "طرح ملی ایجاد نظام جامع ثبت نوین و الکترونیکی" خواهد بود .

در خاتمه ضمن تشکر و سپاسگزاری از توجه خاص حضرتعالی نسبت به توسعه و رشد و شکوفایی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ، استدعا دارد این سازمان را مستظهر به حمایتها و پشتیبانی های حکیمانه خود در مسیر توسعه قضایی ، توسعه پایدار کشور و خدمت به مردم و نظام جمهوری اسلامی ایران  بفرمایید .

1- اهداف راهبردی سازمان

مدیریت سازمان اهداف راهبردی خود را در دو حوزه به شرح زیر تقسیم بندی و سعی کرده است در راستای تحقق آنها فعالیتهای توسعه ای و برنامه ریزی شده ای را به مرحله اجرا بگذارد .

الف- اهداف استراتژیک محوری ( حوزه هایی برای توسعه سازمان ‌)

این اهداف ناظر بر توسعه واقعی سازمان بوده و چشم انداز ترسیم شده برای سازمان در برنامه راهبردی را محقق می سازند . این اهداف تا پایان برنامه راهبردی مبنای برنامه ریزی و فعالیت واحدهای سازمانی خواهد بود . همچنین برای عملی ساختن این اهداف , بررسی ، تحقیق و شناسایی رهیافت ها , راه کارهای و برنامه های مناسب ، پیش نیاز تهیه طرح ها و پروژه های مربوطه خواهد بود .

ترفیع جایگاه سازمان در نزد حاکمیت و  افکار عمومی

کاهش تصدی گری سازمان و جلب مشارکتهای مردمی و نهادهای تخصصی

بهبود مستمر سطح کیفی، سهولت و سرعت عمل در ارایه خدمات ثبتی

الکترونیکی کردن ثبت اسناد و املاک کشور

توسعه قلمرو فعالیتهای سازمان و گسترش خدمات ثبتی

اصلاح قوانین و مقررات ثبتی با تاکید بر پیشگیری از وقوع جرم و حمایت از حقوق مردم

کاهش میزان املاک و اراضی ثبت نشده

صیانت و حمایت از حقوق مالکیت ملی و آحاد جامعه در مجامع بین المللی

ب- اهداف کیفی  وابسته به وظایف بخشها  

منظور از اهداف کیفی وابسته به بخشها ، بهبود متناوب شاخص های عملکردی سازمان در بخش های ستادی ، پشتببانی و اجرایی است . هر کدام از این اهداف متناظر با یک یا چند واحد سازمانی ستادی یا اجرایی بوده و به وسیله طراحی و اجرای متناوب و مستمر طرحها و برنامه های مناسب محقق خواهند شد .

ارتقاء و توسعه کیفی نظام مدیریتی سازمان

ایجاد نظام بازرسی و نظارتی کارآمد و اثر بخش به منظور نظارت بر حسن جریان امور

توسعه و نگهداری منابع نیروی انسانی شامل امور برنامه ریزی ، جذب و سازماندهی نیروی انسانی ، نگهداری و امور رفاهی و غیره

بهسازی نیروی انسانی از طریق آموزش مفاهیم و مهارتهای مورد نیاز

توسعه و پیاده سازی نظام پشتیبانی اداری مطلوب و خودکار به منظور تهیه و نگهداری ابنیه و فضای اداری، تجهیز واحدها و تامین لوازم اداری، سیستمهای ارتباطی و الکترونیکی ، وسائط نقلیه و غیره

توسعه و بهبود مستمر تشکیلات سازمانی

توسعه و متناسب سازی مستمر تعداد دفاتر اسناد رسمی و سایر نهادهای مدنی همکار

بهبود و کارآمد سازی سیستم ها و فرآیندها اداری

توسعه و کارآمد سازی سیستم های حفاظتی و اطلاعاتی و صیانت از حریم سازمان

توسعه و پیاده سازی کاداستر جامع

توسعه کاربری فناوری اطلاعات و ارتباطات

توسعه و نهادینه سازی پژوهش و تحقیقات کاربردی

توسعه و استقرار نظام روابط عمومی ، ارتباطات بین الملل و اطلاع رسانی موثر و نوین

توسعه و استقرار نظام سیاستگذاری و  برنامه ریزی ، پیاده سازی بودجه ریزی عملیاتی و ارائه خدمات مالی مطلوب

بهبود ارائه خدمات حقوقی و تدوین قانون و مقررات لازم

توسعه امور اجرایی و عملیات ثبتی سازمان شامل املاک ، ثبت شرکتها و مالکیت فکری ، اجرای اسناد رسمی ،امور  اسناد و سر دفتران

لازم به ذکر است در انجام برنامه ریزیها و اجرای طرحهای مختلف و جهت تحقق اهداف فوق الذکر ، علاوه بر ملحوظ کردن سیاستهای کاری تعیین شده در برنامه راهبردی سازمان ، رسیدگی به استانهای محروم ، جلب مشارکت سازمانی ، ارتقاء انگیزش نیروی انسانی ، پیشگیری از وقوع جرم ، قضا زدایی ، کاهش مراجعات مردم به ثبت ، تکریم ارباب رجوع ، پاسخگو بودن سیستم  و ... مورد توجه و تاکید مدیریت سازمان بوده است .

2- اهم فعالیتهای اجرایی سازمان به زبان آماری

در این بخش از گزارش به صورت خیلی خلاصه و آماری به عملکرد واحدهای اجرایی سازمان شامل عملکرد واحدهای ثبتی استانها و همچنین آندسته از واحدهای ستادی که بطور مستقیم در زمینه سیاست گذاری ، هدایت و نظارت بر امور اجرایی و تخصصی نقش ایفا می نمایند در طی شش ماهه دوم سال 1384   ( عملکرد آماری استانها از مرداد لغایت پایان دی ماه سال 1384 محاسبه شده است )پرداخته  می شود . لازم به ذکر است که  آمار عملکرد واحدهای اجرایی استانها برای ماههای بهمن و اسفند پس از جمع آوری و جمعبندی متعاقبا" ارائه خواهد شد.

·در بخش صدور اسناد مالکیت اراضی کشاورزی

بند ح ماده 18 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادی اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران صدور اسناد مالکیت اراضی کشاورزی واقع در خارج از محدوده قانونی شهرها و شهرستانها و روستاها را به نام مالکین قانونی آنها تا پایان برنامه چهارم بعهده سازمان ثبت اسناد و املاک کشور محول نموده است که مطابق با آئین نامه اجرائی آن عملیات مربوطه در دست اقدام است.

در بخش ثبت و صدور سند مالکیت برای واحدهای مسکونی روستاها

ماده 133 قانون برنامه چهارم توسعه صدور اسناد مالکیت املاک واقع در بافت مسکونی روستاهای دارای شورای اسلامی و مراکز دهستانها را به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور محول نموده است که از مرداد ماه لغایت دی ماه سال جاری 103824 سند مالکیت در این بخش صادر شده است .

ماده 133 قانون برنامه چهارم توسعه صدور اسناد مالكيت املاك واقع در بافت مسكوني روستاهاي داراي شوراي اسلامي و مراكز دهستانها را به سازمان ثبت اسناد و املاك كشور محول نموده است كه از مرداد ماه لغایت دی ماه سال جاری 103824 سند مالكيت در اين بخش صادر شده است .

در بخش صدور اسناد مالكيت شهري

جداول زير عملكرد سازمان در بخش املاك را نشان مي دهد.

در بخش ثبت وقايع ازدواج و طلاق

در بخش اجراء اسناد رسمي

همجنین علاوه بر مجموع عملکرد بخش اجرا واحدهای ثبتی ، اداره کل اجرای اسناد رسمی ستاد سازمان نیز دارای عملکردی به شرح زیر می باشد.

1- تعداد پرونده هاي تشكيلي 5326فقره

2- تعداد پرونده هاي مختومه 3401 فقره

3- بازداشت اموال 1830 فقره

4-ارزيابي اموال 335 فقره

4- ممنوع الخروجي 337 فقره

6- آگهي مزايده 113 فقره

7- پيش نويس سند انتقال اجرائي 70فقره

8- ساير مكاتبات 20762 فقره

9- صدور راي ماده 229 آئين نامه اجرا 70فقره

10 – ميزان نيمعشر وصولي 074/274/155/9 ريال

در بخش ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی

آمار عملکرد ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی در واحدهای ثبتی کشور به تفکیک استانها در گزارش ضمیمه این گزارش ارائه شده است ، در زیر به عملکرد واحد ستادی ثبت شرکتها و مالکیت صنعتی سازمان از فروردين لغايت 9/12/84 و پنج ماهه دوم سال 1384به صورت آماری اشاره می گردد.

در بخش امور اسناد و سردفتران

شرح کلی عملکرد شش ماهه دوم بانضمام آمار واحدهای اداره کل اموراسناد وسردفتران به شرح ذیل ارائه می گردد:

الف-اداره امور اسناد

-تهیه وتدوین نمونه قراردادهای مشارکت در ساخت، مبایعه نامه املاک، مبایعه نامه خودرو، اجاره نامه، اجاره به شرط تملیک، پیش فروش ،انتقال سرقفلی.

-تهیه وتدوین شیوه نامه دستور العمل اجرائی نحوه صدور پروانه تخصصی برای مشاورین املاک وخودرو.

-بررسی وجرح وتعدیل قسمتی از مجلد مدارک ومستندات مورد لزوم در تنظیم اسناد.

-بررسی وجرح وتعدیل لایحه قانونی پیشنهادی پیش فروش ساختمان.

-ارائه پیشنهاد لازم در خصوص تغییر تعرفه حق الثبت موضوع مواد 123 و124 قانون ثبت وتصویب مجلس شورای اسلامی

-ارائه پیشنهاد لازم در خصوص تقسیم عادلانه اسناد موضوع مصوبه شماره 27737/1-1/12/56 هیات وزیران.

-ارائه پیشنهاد لازم در خصوص اعطای وام به سردفتران اعزامی به خارج از کشور.

-بررسی پیش نویس اصلاحی صندوق تعاون کانون سردفتران ودفتریاران.

-ارائه راهکار در خصوص نقل وانتقال سران دفاتر ازدواج وطلاق.

-بررسی جرح وتعدیل وتصویب آئینامه داخلی کانون سردفتران ودفتریاران.

-بررسی جرح وتعدیل وتصویب آئینامه صندوق کانون سردفتران ودفتریاران.

-بررسی ونمونه اعلامیه های پیوستی واطلاعات مورد نیاز سازمان ثبت احوال در اعلامیه های ازدواج وطلاق.

-بررسی تقاضای مربوط به صدور مجوز کارت ویزیت سران دفاتر اسناد رسمی.

-پیشنهاد تعیین سردفتر طلاق در مناطقی که انتخاب آن از بین سران دفاتر ازدواج به دلیل واجد شرایط نبودن از حیث سابقه شغلی مقدور نمی باشد.

-تعیین ضوابط ودستور العمل نحوه انتخاب سردفتر نمونه که در دست بررسی است.

ب-امور سردفتران ودفتریاران:

-رسیدگی به گزارشات تخلفات سردفتران ودفتریاران وتهیه گزارش ودر صورت احراز تخلف اعلام به دادسرای انتظامی.

-رسیدگی به درخواستهای متقاضیان سردفتری ودفتریاری اسنادرسمی وسردفتری ازدواج وطلاق وتشکیل پرونده.

-صدور ابلاغ انتصاب وانتقال ومرخصی واشتغال مجدد وبازنشستگی سران دفاتر ودفتریاران.

-تشکیل جلسات اختبار اسناد، دفتریاری، ازدواج وطلاق.

-تشکیل کمیسیون نقل وانتقال.

-تشکیل کمیسیون پزشکی.

عملکرد اداری اداره کل امور اسناد و سردفتران در شش ماهه دوم سال 1384

در بخش امور املاک

علاوه بر عملکرد واحدهای اجرایی سازمان در بخش املاک ، اهم اداره کل امور املاک سازمان در طی شش ماهه گذشته بصورت زیر ارائه شده است:

رسيدگي به اعتراضات واصله اشخاص حقيقي و حقوقي نسبت به آراي غير قطعي ( قابل تجديدنظر ) هيات هاي نظارت ثبت استانها در ارتباط با بندهاي 1 و 5 ماده 25 اصلاحي قانون ثبت و تهيه گزارشهاي لازم جهت طرح در شواريعالي ثبت

رسيدگي به اعتراضات واصله اشخاص مزبور نسبت بآراي قطعي هيات هاي نظارت ثبت استانها در ارتباط با بندهاي 2و3و4و6 ماده 25 اصلاحي قانون ثبت و عنداللزوم تهيه گزارش جهت طرح در شورايعالي ثبت

نظارت بر حسن جريان امور مربوط به مواد 147و148 اصلاحي قانون ثبت و ماده 133 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادي و اجتماعي و فرهنگي در ادارات كل ثبت استانها و واحدهاي ثبتي تابعه

رسيدگي به شكايات و درخواست ها ي اشخاص از نحوه عملكرد واحدهاي ثبتي و ادارات كل ثبت استانها و اعلام پاسخ بآن ها در زمينه امور املاك

راهنمائي و ارشاد قانوني مراجعين در خصوص مشكلات ثبتي آنان بصورت كتبي و شفاهي

تداوم طرح تكريم ارباب رجوع

رسيدگي و اظهارنظر در مورد يپيش نويس لوايح قانوني و آئين نامه هاي ارجاعي از ساير وازرتخانه ها و سازمانهاي دولتي مرتبط با مقررات سازمان ثبت

بررسي تقاضاهاي مربوط به استملاك اتباع بيگانه

تهيه گزارشهاي لازم در خصوص مشكلات پيش بيني نشده در مقررات جاري مرتبط با امور املاك و طرح در كميسيون معاونين و مشاورين سازمان ثبت بمنظور ايجاد وحدت رويه

همكاري و تشريك مساعي و تهيه پاسخ نامه هاي وزارتخانه ها و سازمانهاي دولتي و نهادها اعم از جهاد كشاورزي و منابع طبيعي و بنياد مسكن و اوقاف و غيره در ارتباط با مسائل و مشكلات ثبتي آنها و شركت در جلسات مربوطه

معرفي تعدادي از كاركنان تحت سرپرستي ، بمركز آموزش و پژوهش سازمان ثبت بمنظور ارتقاء سطح علمي آنان و تكميل و تربيت كادر مديران فردا و مديران آينده بهتر ( مآب )

اصلاح مواد 36 و 37 و 38 آئين نامه اجرائي مواد 147 و 148 اصلاحي قانون ثبت و پيشنهاد آن به مقام محترم قوه قضائيه كه منجر به تصويب و امضاي اصلاحيه مزبور گرديد. .

13-مشاركت در تهيه آئين نامه اجرائي صدور اسناد مالكيت اراضي كشاورزي با همكاري وزارت جهاد كشاورزي

14-ارسال گزارش لازم جهت ( سايت اطلاع رساني سازمان ثبت ) بمنظور آشنائي و آموزش مردم در مورد وظايف و اختيارات امور املاك

15-شركت در جلسات نهاد محترم رياست جمهوري در مورد مستند سازي و صدور اسناد مالكيت دولت

16- اعلام شمه اي از وظايف و اختيارات امور املاك در رابطه با راه اندازي سيستم ( تلفن گوياي سازمان ثبت ) بمنظور ارائه خدمات مطلوبتر ثبتي بمراجعين

17-تهيه و صدور بخشنامه ها و دستور العملها مرتبط با امور املاك بمنظور ايجاد وحدت رويه

18-انجام ساير اموريكه در حيطه صلاحيت و وظايف اين اداره كل مي باشد .

19-تهيه آئين نامه اجرائي ماده 133 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادي و اجتماعي و فرهنگي مصوب 7/2/84هيات محترم وزيران و دستور العمل اجرائي ماده 17 آئين نامه مذكور مصوب 23/11/84 هيات محترم وزيران

در بخش فعالیتهای ستادی استانها

ادارات کل استانها در بخش امور ستادی و مدیریتی استانها فعالیتهای بسیار وسیع و گسترده ای انجام داده اند که بطور نمونه و کلی به تعداد ی از آنها در زیر اشاره شده و در ادامه می توانید به گزارش پیوست در این زمینه مراجعه نمایید.

-تهيه زمين وفعال نمودن پروژه هاي عمراني جهت تامين فضاي مناسب اداري

-تشكيل و فعال نمودن كميته هاي مناسب براي حصول تحول در نظام اداري

-پيگيري در رفع كسريهاي اعتباراتي از طريق تعامل لازم با مبادي ذي صلاح

-اجراي آموزشهاي كوتاه مدت براي كاركنان

-پيگيري مكانيز اسيون فعاليتهاي ثبتي

-بازرسي مستمر از دفاتر اسناد رسمي ورسيدگي به شكايات مطروحه

- تامين سخت افزار مناسب جهت استقرار شبكه رايانه اي سازمان

-اصلاح فرايندها درراستاي اجراي مصوبه طرح تكريم

-استقرار نظام بهره وري در فرايندهاي ثبتي

--استقرار نظام پيشنهادات

--پيگيري در خصوص دريافت گواهينامه ISO

- پيشنهادات براي انتصاب روساي واحدهاي ثبتي ومعاونين انها

3- فعالیتهای ستادی و پشتیبانی سازمان

در بخش آموزش و توسعه پژوهش های کاربردی

مرکز آموزش و پژوهش سازمان طرح ها و برنامه های مختلفی را در طی شش ماهه گذشته انجام داده است که در زیر به تعدادی از مهمترین آنها اشاره می گردد:

برگزاری آموزش تخصصی – مدیریتی آینده بهتر (مآب)

سازمان ثبت اسناد واملاك كشور در اجراي تكاليف مواد 141و143 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادي ،اجتماعي ،فرهنگي جمهوري اسلامي ايران ودر راستاي عملياتي نمودن برنامه هاي سند راهبردي پنج ساله سازمان مبني بر استقرار نظام شايسته گرايي وايجاد ثبات در خدمات مديران از طريق تعيين شرايط تخصص لازم در انتخاب وانتصاب افراد به مشاغل مديريتي حرفه اي با رويكرد اصلاح وبهبود مديريت نيروي انساني ، نسبت به برگزاري دوره آموزشي تخصصي – مديريتي تحت عنوان مديران فردا در شش ماهه اول سال جاري اقدام نموده كه در اين طرح نسبت به شناسائي ، كشف ،جذب ،وپرورش ونگهداشت نخبگان در هريك از بخشهاي سازمان اقدام گرديد كه باتوجه به تخصصي بودن اين سازمان وميانگين بالاي سنوات خدمتي مديران فعلي ونياز اجتناب ناپذير به مسئولين وكارشناسان متخصص وبا استعانت از تجربيات به دست آمده از برگزاري دوره اول (مديران فردا)،سازمان با برنامه ريزي لازم وبسيج امكانات نسبت به اجراي دوره دوم تحت عنوان مآب (مديران آينده بهتر)در شش ماهه دوم سال به شرح ذيل اقدام نمود :

اهداف اجراي طرح

1-فراهم نمودن زمينه رشد وتعالي نيروهاي سازمان و توانمند كردن آنها

2-تصدي مسئوليت هاي سازماني از طريق نيروهاي خبره و كارآمد

3-ايجاد تحول سازماني از بعد منابع انساني

4-تضمين آينده مديريتي سازمان ثبت وپيشگيري از هرگونه شكاف و بحران نيروهاي كارآمد

5-افزايش بهره وري و كارآمدي سازمان

6-اجراي نظام مديريتي نوين و پرهيز از اعمال مديريتهاي سنتي

7-اجراي اصل نظام شايسته سالاري

8-ايجاد انگيزه بين نيروهاي سازمان وتشويق آنها براي احراز فرصتهاي بالاتر

9-تلاش در به روز كردن سازمان

10-ارتقا. دانش شغلي ومهارتي وبهبود مديريتي

چگونگي و شرايط انتخاب فراگيران

1-تهيه ليست كاركنان 8 تا 25 سال خدمت با مدرك تجصيلي كارشناسي از طريق كميته فرعي استانها و واحدهاي ستادي

2-تكميل پرسشنامه تشريحي

3-بررسي پاسخنامه ها از طريق گروه كارشناسي و انتخاب پنج برابر سهميه

4-برگزاري امتحان تستی تخصصي سازمان از برگزيده گان اوليه

5-انجام مصاحبه تخصصي – مديريتي

6-استعلام از مراجع ذيصلاح سازمان

7-جمعبندي نتايج و تعيين ليست اولويتها

8-دعوت از منتخبين جهت شركت در دوره آموزشي مآب

توسعه پژوهش های کاربردی در سازمان

امروزه نقش و جايگاه پژوهش براي تعالي و بالندگي سازمانها كاملاً بارز و مشهود مي باشد و جايگاه آن براي سازمان ثبت اسناد واملاك نيز با توجه به گستردگي و پيچيدگي وظايف و تنوع رسالتها و مأموريتها محوله بمنظور نيل به اهداف آرماني مندرج در سند راهبردي برنامه پنج ساله سازمان و همگامي و همراهي با پيشرفتهاي تكنولوژي روز از اهميت خاصي برخوردار بوده كه جهت عملياتي نمودن اين مهم بدوا نسبت به تبيين و استقرار سامان يافته يك نظام پژوهشي متناسب با نيازمندي هاي سازمان و منطبق با ضوابط و مقررات مربوطه اقدام گرديد كه از اهم اين نظام ميتوان به عنواين ذيل اشاره نمود :

-تدوين نظامنامه شوراي علمي

-تدوين شرح وظايف کمیته راهبری و تلفیق و فعال نمودن آن

- تعيين سازوكار مناسب براي ارزيابي پيش طرح هاي تحقيقاتي

-تعيين ساز و كار مناسب براي توزيع بهينه پروژه هاي تحقيقاتي در حوزه هاي ستادي سازمان‌ و استانها

-تعيين ساز و كار مناسب براي نظارت بر طرح هاي تحقيقاتي

تشکیل شورای پژوهشی سازمان

به منظور مدیریت کارآمدتر امور پژوهشی ، سیاست گذاری و تعیین نیازمندیها و اولویتهای پژوهشی مطابق با برنامه راهبردی و برنامه های سالیانه سازمان ، تصویب طرح های پژوهشی پیشنهادی ، فراهم سازی شرایط و زمینه لازم جهت اجرای طرح های پژوهشی ، کنترل و اعمال نظارت کیفی بر روند انجام و نتایج و محصولات پروژه ها و انجام سایر امور اجرایی مقوله پژوهش در سازمان شورای پژوهشی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تشکیل شده است . ارکان این شورا عبارتند از :

الف) هسته مركزي

کمیته راهبری و تلفیق

دبیرخانه شورا

د) تشکیلات مرتبط در استانها

ساختار شورای علمی ـ پژوهشی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور

لازم به ذکر است کمیته راهبری و تلفیق بعنوان بازوی کارشناسی شورای پژوهشی علاوه بر وظایف محوله از سوی شورا مسوولیت انجام امور زیر را نیز بر عهده دارد :

انجام امور کارشناسی با بهره گیری از کارگروهای تخصصی به منظور تعیین نیازهای تحقیقاتی سازمان و طبقه بندی عناوین و توزیع آنها و ارائه گزارش مربوطه به شورا

بررسی مقدماتی پیشنهادات تحقیقاتی واصله و طرح آنها توسط رییس کمیته در شورا

نظارت بر عملکرد دبیرخانه و کارگروه های تخصصی و ایجاد ارتباط موثر بین آنها با شورا

پیشنهاد ناظرین و ساز و کارهای نظارتی طرح های تحقیقاتی و پیگیری و کنترل آنها

در این ساختار مدیریت امور پژوهشی در استانها و برقراری ارتباط موثر بین شورای پژوهشی سازمان با واحدهای ثبتی و کارکنان سازمان بعهده شورای تحول اداری هر استان می باشد .

دبيرخانه شورا هم به منظور برنامه‌ريزي و تنظيم جلسات شوراي ، ابلاغ و ارسال تصميمات و مصوبات شورا، ثبت و ضبط مکاتبات ، گزارشات و نتایج پروژه ها و انجام ساير امور اجرايي در مركز آموزش و پژوهش تشكيل خواهد شد. مسوولیت دبیرخانه بر عهده رییس مرکز می باشد . همچنین دبیرخانه شورا موظف به راه اندازی مرکز اسناد و مدارک علمی مربوطه بوده تا بتواند دستاوردهای حاصله را به بهترین شکل را به مبادی ذیربط منعکس نماید.

در حال حاضر پروژه های پژوهشی سازمان که تصویب شده و در حال انجام هستند و یا مراحل تصویب نهایی خود را در شورای پژوهشی می گذرانند عبارتند از :

لیست پروژه های پژوهشی سازمان در سال 1384 ( در مراحل تصویب یا اجرا )

گزارش اهم اقدامات سازمان در حوزه بودجه ریزی

این بخش بطور عمده به فعالیت هائی اشاره دارد که از آنها بعنوان فعالیت های ستادی نامبرده می شود و در چارچوب وظایف عمده و اساسی سازمان در حوزه بودجه و برنامه ریزی شکل می گیرد.

از آن جا که تغیر شکل بودجه از روش متداول قبلی به روش عملیاتی مساله اساسی سال 85 می باشد لیکن سازمان در سال 84 این امر را دنبال و زمینه های لازم را برای تحقق بودجه عملیاتی فراهم نمود.بنابراین، گزارش زیر با تمرکز روی فعالیت های اساسی تصویری از عملکرد را ارائه میدهد.

محورهای عمده عبارتند از:

الف: بودجه و اعتبارات (سال 1384 و مقایسه با 1383):

1/الف-در بحث فعالیت های برنامه اساسی ستاد(برنامه ثبت اسناد واملاک) که اعتبار آن از 3/49 میلیارد ريال در سال 1383 به 6/94 میلیارد ريال در سال 84(92% رشد) افزایش یافته است موضوع صدور 340000 سند مالکیت اراضی کشاورزی (بند چ تبصره 18 قانون بودجه سال 84 و بند ب ماده 133 قانون برنامه) بعنوان فعالیتی اساسی مطرح گردیده است.قابل ذکر آنکه 11% از اعتبار برنامه به این فعالیت اختصاص یافته است.

2/الف: بمنظور ارتقاء سطح فعالیت ها مبتنی بر تحقیق و پژوهش انجام پروژه های مطالعاتی که در سال 83 برای آنها زمینه موثری فراهم نموده بود تا حدود زیادی بمرحله اجرا در آمد. اقدامات بعمل آمده عبارتند از: 1-تهیه و انتشار سالنامه آماری سازمان ثبت با هدف در اختیار داشتن اطلاعات و آمار بهنگام برای استفاده در زمینه های برنامه ریزی، پژوهش و بودجه ریزی.

2- تهیه شناسنامه ادارات کل و سازمان ثبت تا از این طریق با حصول شناخت مبتنی بر فعالیت های کارشناسی و بررسی های میدانی، تصمیم گیری و سیاست گذاری نسبت به مسائل واحدهای تحت پوشش تسهیل گردد.

3- موضوع بررسی قیمت تمام شده خدمات ثبتی و تهیه بودجه عملیاتی که با پشتوانه ماده 144 قانون برنامه چهارم در دست اقدام قرار گرفته است. مطالعات اولیه این دفتر به امکان برآورد منابع مورد نیاز برنامه چهارم توسعه سازمان و کلیه فعالیت های شاخص، منجر گردید. این امر اگر چه مقدماتی است و لیکن نتایج آن در برآورد میانگین زمان انجام واحد کار، قیمت تمام شده محصول کار(سند) می تواند در سال 1385 در معرض آزمون و ارزیابی قرار بگیرد.

4- استاندارد سازی ضوابط ساخت و ساز فضاهای اداری به عنوان یک فعالیت و پروژه مفید دردست اقدام قرار گرفت به ثمر رسیدن این اقدام درک صحیحی از موقعیت فضاهای اداری و تاثیرآن بر انجام کار و روش های اداری،تخصیص بهینه منابع و جلوگیری از ساخت و سازهای غیر استاندارد را دراختیار قرار میدهد. بدیهی است "واقعی شدن هزینه ها" نیز در این زمینه محقق خواهد شد.

5- بطور کلی در قالب موافقتنامه سال 84،برنامه های پژوهش با ماهیت کاربردی بالغ بر 31 مورد احصاء می شود. رشد اعتبار سال 84 نسبت به سال83(که درآن پروژه موثری اجرا نگردید – به لحاظ فقدان برآورد اعتبار و صرفاً به تعهدات سال های قبل بسنده شد)، 470% است.

این رشد مبین اهتمام ستاد سازمان در توجه به فعالیت های پژوهشی کاربردی است که تحقق آن ها توسط دفتر بودجه و سایر دفاترذیربط در ارتقاء سطح آگاهی، افزایش روند توسعه فعالیت های کارشناسی، بسط دیدگاه علمی در کنار ذخایر تجربی بستر لازم را برای تقویت جایگاه سازمان ثبت نه تنها به عنوان یک سازمان اجرائی بلکه بعنوان یک سازمان اجرائی دانائی محور فراهم آورد.

3/الف-ستاد سازمان در اجرای دستورالعمل شواریعالی اداری و ارتقاء سطح دانش کارکنان در زمینه آموزش نیز برنامه های موثری را در سال 84 مطمح نظر قرار داد.که درسال 83 ضمن موافقتنامه مبادله شده توجه چندانی به آن نشده بود. رشد اعتبار سال 84 نسبت به سال 83(رشد حدود600 درصدی) مبین حرکت روبه جلوی در خصوص توسعه برنامه های آموزشی سازمان است.