دانلود گزارش کارآموزی حسابداری در اداره پست شهرستان میانه

مقدمه :

کارآموزی مقوله‌ای است که در جهت پختگی و تجربه آموزی شخص مفید است . کارآموزی همچنین که از خود لغت برمی‌آید، به معنای آموختن کار و حرفه می‌باشد. بسیاری از کسانی که واحد کارآموزی را انتخاب می‌کنند به آن به عنوان یک واحد خیلی ساده می‌نگرند درحالی که افرادی هم هستند که قبول شدن در این واحد درسی را نه به خاطر نمره بلکه به خاطر آموختن و تجربه کردن اهمیت بیشتری قائل هستند و به همین خاطر و برای بالا بردن استعدادها و توانایی‌ها در مکانهای مختلف حضور می‌یابند و با اشتیاق و علاقه مضاعف بکار مشغول می‌شوند .

     با توجه به موارد فوق می‌توان گفت که واحد کارآموزی به عنوان یکی از اساسی‌ترین دروس هر رشته محسوب می‌شود و افراد می‌توانند در این مدت ( هر چند کوتاه ) استعدادها و انگیزه‌ها و نقاط ضعف و قوت خود را بهتر شناخته و بتوانند برای شغل آینده خود برنامه‌ریزی کنند و علاقه بر این شغل چون که کارآموز با محیط اجتماعی روبروست می‌تواند خود را شخص اجتماعی با رفتار و منشهای انسانی تطبیق دهد و خود را به سوی یادگرفتن آداب و معاشرت کاری سوق دهد .

     با توجه به اینکه رشته تحصیلی ما رشته حسابداری می‌باشد، دقت عمل و صبر و حوصله در کارها یکی از مهمترین چیزهایی است که در طول کار با حرفه خود با آنها روبرو هستیم باید به آنها توجه نمائیم .

     امید است همه دانشجویان به مرحله‌ای از خودشناسی  برسند که استعدادها و توانائیها و انگیزه‌های خود را در رشته تحصیلیشان بیابند .

                                                                                         انشاء ا...

       فصل اول

((آشنایی کلی با مکان کارآموزی ))

آشنایی کلی با مکان کارآموزی :

تاریخچه اداره پست :

     بهتر است قبل از شروع هر بحث و مبحثی بدانیم که پست یعنی چه و برای چه بوجود آمد وهدف اصلی این اداره و سازمان چیست ؟ پس در اول یک تعریفی از پست می‌کنیم.

تعریف پست ؟

     پست به عنوان یک شبکه ارتباطی عمومی و گسترده نسبت به قبول انواع مراسلات پستی از فرستندگان و تسلیم آنها به گیرندگان در چارچوب قوانین و دستورات در اسرع وقت اقدام می‌نماید .

رسالت پست :

     رسالت پست این است که با مناسب‌ترین قیمتها انواع خدمات پستی را با سرعت، دقت و ایمنی هر چه بیشتر انجام دهد .

پست به عنوان یک عامل توسعه اقتصادی :

     پست باید بتواند بدون هیچ محدودیتی خدماتش را مورد استفاده تمام مجامع و تمام گروهها قرار دهد بطوریکه مردم بتوانند بنا به درخواستها و احتیاجاتشان در جنبش عمومی ارتباط و مبادله که یکی از برجسته‌ترین مسائل زمان می‌باشد در توسعه اقتصادی و غیره شرکت نمایند . پست مانند حلقه زنجیری لازم در رشد عمومی توسعه اقتصادی نقش مهمی ایفا می‌کند .

تاریخچه پست : 

     در زمانهای بسیار دور که انسانها زندگی اجتماعی را قبول کردند و به تشکیل یک زندگی گروهی و دسته‌جمعی موفق شدند، احتیاج به برقراری ارتباط بین قبایل دور از هم نیز آشکار شد که مرحله اول پیام نگاه کردن بود که بعد از آن در مرحله دوم صوت بود و در مرحله سوم اشاره که بعد از آن در مرحله چهارم خط بود و قبل از ایجاد نوعی خط که بتواند پیام کتبی باشد افرادی بودند که پیام شفاهی را از محلی به محل دیگر می‌رساندند .

     مبانی و ریشه‌های پست در اعماق و تاریکی شبهای سازمان نهفته است و در قدیمی‌ترین کشورها مانند ایران، مصر و یونان و ازبکستان یک نوع سیستم انتقال افکار با پیام‌آورهای کتبی و شفاهی را مشاهده می‌کنیم که اساس و سازمان آن را تلاشگرانی تشکیل می‌دهند که با استفاده از چاپارخانه اطلاعات را انتقال می‌دادند . سرپرست چاپارخانه‌ها یا ایستگاههایش مؤظف بود که پیوسته چند اسب و یک یا دو پیک آماده در اختیار داشته باشد و پیکها می‌باید با گرفتن پیغام و یا نامه سوار اسب شده و با سرعت هر چه تمامتر به ایستگاه بعدی بتازد و در آنجا نامه را با پیک آماده که ادامه راه بود بسپارد، بدین ترتیب بایستی نامه‌ها را ایستگاه به ایستگاه انتقال داده و رسید بگیرند .

     و اما اصل مطلب در زمان ساسانیان یعنی پس از هخامنشیان که حدود 1800 سال پیش بود به چاپارخانه کلمه‌داد و بعد از ساسانیان به زبان عرب و بعد از آن در زمان عباسیان که 1360 سال پیش بود پست تمبر نامه پیدا کرده و تشکیلات چاپاری به دیوان صاحب‌البریر تغییر نام پیدا می‌کند .

     در 1000 سال پیش به خاطر تغییر سلسله در ایران دیوان صاحب‌البریر دچار تغییر و تحول می‌گردد که دوره رکود پیش می‌آید و از اهمیت آن کاسته می‌شود و بعد از آن در سال 950 سال پیش دوران سلجوقیان شروع می‌شود بخاطر اینکه وزیر پادشاه سلجوقی یعنی خواجه نظام‌الملک به اهمیت تقسیم پست در آن زمان ( دیوان صاحب‌البریر ) پی می‌برد دوباره تحول نظامی برای پست بوجود می‌آید و بعد از آن می‌رسیم به دوران سلطه مغولان در ایران بود که بعلت نداشتن اطلاعات در این مورد باعث رکود دستگاه اطالاعات ( پست ) گردید و در همان زمان بود که اصطلاح یام یا مچی بوجود آمد که به مفهوم ایستگاه یا اسب چاپاری معروف بود که نامه‌ها، بسته‌ها ، و سفارشات مردم را از مکانی به مکان دیگر منتقل می‌کردند و اداره پست در حال حاضر هم با امکانات پیشرفته و سریع در خدمت عموم مردم می‌باشد . 

تاریخچه سازمان پست شهرستان میانه :

     تاریخچه این سازمان مثل سایر سازمانها که در شهر فعالیت و خدمت می‌کنند اکثراً به دوره شاهنشاهی پهلوی یعنی قبل از انقلاب برمی‌گردد . در زمان شاهنشاهی پهلوی بعلت محرومیت این شهرستان از امکانات و تجهیزات شهری چندان توجهی به این شهر نشده بود ولی بعدها بنا به دلایلی من‌جمله مهاجرت اطرافیان به این شهر و عبور و مرور دائمی تاجران و بازرگانان از این شهر به استانهای بزرگ مثل تهران و تبریز و سایر مراکز پیشرفت چشمگیری در این شهر بوجود آمد و هم از لحاظ جغرافیایی مساحت شهر گسترش پیدا کرد و جمعیت نیز رفته رفته زیادتر شد و مردم احتیاج بیشتری به یک اداره بنام اداره پست در خود احساس کردند و برای این کار اقداماتی کردند و بالاخره در سال 1310 اداره پست در این شهرستان تأسیس شد و شهر میانه به شهرستان ارتقا یافت و با شهرستان شدن این شهر طبق توافق شهرداری و انجمنهای شهری،زمینی واقع در خیابان امام خیابان جهاد سازندگی خریداری کردند و با همکاری تمام ارگانهای دولتی ساختمان اداره پست را بنا کردند و در حال حاضر این سازمان با چارت سازمانی که در صفحه قبل می‌باشد انجام وظیفه می‌کند .

نوع محصولات تولیدی یا خدماتی :

     این سازمان سازمان تولیدی نیست یعنی هیچ محصولی در اینجا تولید و یا ساخته نمی‌شود بلکه خدماتی را انجام می‌دهد و خدمات پست در هر شهری یک نقطه عطفی بشمار می‌رود .

     از طریق پست یک فرد می‌تواند بدون جابجا شدن به فرد دیگری که دور از او می‌باشد نامه‌های شخصی ، خانوادگی ، اداری ، بازرگانی انواع مطبوعات ( جمله ، نشریه ، روزنامه ، کتاب و ... ) تمبرها و سایر اوراق بهادار ، عکس ، مناظر چاپ شده ، کارتهای پستی اوراق صحافی شده ، اوراق اخطاریه ، صورت قیمت اشیاء ، رسانه‌ها، و وکالت‌نامه‌ها  تألیفات ، قبالجات ، پرونده‌ها، اسناد مختلف تجاری ، مطبوعات برجسته نابینایان ، مرسولات زندانیان ، مرسولات مربوط به اسرای جنگی ، نمونه‌های تجاری ، مواد زیست شناسی ، مواد رادیو اکتیو ،‌انواع چکهای پستی ، بلیتهای مسافرتی ، انواع اوراق مالی در زمینه مالیاتها ، عوارض و حقوقها ، انواع سفارشات خدماتی ، خدمات خودرویی  و سایر خدمات ارسال و یا از او دریافت دارد .

اداره پست عملیات و خدمات مهمی را انجام می‌دهد من جمله :

الف ) قبول ، ب ) آماده‌سازی ، ج ) رهسپاری یا ارسال ، د ) توزیع در مرحله قبول و آماده‌سازی در واحدهای پستی مبداء و مرحله رهسپاری یا ارسال بین مبداء‌و مقصد و مرحله توزیع در مقصد می‌باشد .

مبداء : محل مراجعه فرستنده و تقدیم مرسولات پستی می‌باشد .

مقصد : محل توزیع و تسهیم مرسولات پستی به اشخاص ذی‌نفع می‌باشد تمام واحدهای پستی به صورت مبداء و بین راه و یا واسطه و مقصد عمل می‌کنند .

قبول : یعنی دریافت تمام مرسولات پستی در واحدهای مختلف پست از فرستنده مشتری و یا ارباب رجوع برحسب قوانین و مقررات .

     در حالت کلی اداره پست خدمات زیادی را در سطح کشور ارائه می‌نماید از جمله خدمات و فعالیتهای این سازمان می‌توان به موارد زیر اشاره نمود .

1- تمبر جاری ( فروش تمبر ) ، 2- پیشتاز دو قبضه ، 3- نقش تمبر ، 4- پست تصویری داخلی ( از طریق فاکس ) 5- امانات داخله ، 6- پست پیشتاز داخله ، 7- امانات خارجه    8- بیمه کردن پیشتازنامه‌هایی که دارای چک یا وجه نقد و یا اوراق بهادار می‌باشد . 9- پست پیشتاز خارجه ، 10- پست تصویری خارجه ، 11- فروش مدارک نظام وظیفه قرارداد با حوزه نظام وظیفه ، 12- پست تلفنی ( 193 ) ، 13- خدمات خودرو و اعم از خلافی شهری یا بین شهری ، تعویض گواهی‌نامه شهری و بین شهری ، 14- گواهی‌نامه جدید و صدور ، تأییدیه دفترچه برگ سبز ماشین ، 15- استعلام کامل خودرو ، 16- تأیید اصالت گواهی‌نامه ، 17- حق ثبت‌نام ( در مورد دانشگاه ) ، 18- اوراق تشخیص هویت ( در مورد سوء پیشینه است ) ، 19- فروش دفترچه آزمون دانشگاه ، 20- تصفیه نفت ،    21- تأدیه تحصیلی ، 22- بسته‌بندی و لفاف ، 23- صندوق شخصی ، 24- اجاره محل ( در مورد خانه سازمان ) ، 25- پرداخت حقوق ( حقوق مستمری بگیران و بازنشستگان را در درب منزل تحویل می‌دهد ) .   

ارزیابی بخشهای مرتبط با

رشته علمی کارآموز

ارزیابی بخشهای مرتبط با رشته علمی کار آموز :

     شخص کار آموز باید همیشه سعی کند به دنبال سازمانی باشد که با رشته خود مرتبط داشته باشد تا اینکه از هدفی که از انجام کار آموزی دارد بهره کافی ببرد یک کار آموز رشته حسابداری یک شرکتی یا نهاد دولتی را انتخاب کند و دارای یک سیستم حسابداری جامع باشد تا فرد کار آموز بتواند با مطالعه و فعالیت در بخشهای مختلف حسابداری زیر نظر حسابداران خبره فعالیت خود را شروع کند و لازم به توضیح است که سرپرست
 کار آموز که حسابدار آن سازمان می باشد از فعالیتهای مالی که انجام شده با راهنماییهای خود برای تهیه صورتهای مالی در اختیار کار آموز قرار دهد .

     شخص کار آموز باید آموخته‌های خود را در طی تحصیل دانشگاهی یا عملکرد حسابداری شرکت مقایسه کند تا عینا مشاهده کند که آیا حسابدارن این سازمان مسلط به استانداردهای حسابداری رایج در ایران و استانداردهای بین المللی می‌باشد که فرد
 کارآموز آشنایی کاملی از استانداردهای حسابداری بیاموزد .

     واحد حسابداری این سازمان یک واحد مستقل نمی باشد بلکه به عنوان یک واحد دفتر حسابداری مشغول فعالیت حسابداری می باشد و برای خود دفاتر قانونی دایر نمی کند . فقط در آمد های روزانه که توسط متصدیان هر باجه مخصوص که خود فعالیتهایی را انجام می دهد و در قبال این فعالیتها و خدمات در آمدی را جمع آوری می کند به حسابداری تحویل می دهد وحسابداری در یک دفتری به نام دفتر روزانه تمامی درآمدهای تمامی باجه ها را ثبت می کند و این دفتر دو ساله می باشد .

     تمامی کارهای حسابداری این سازمان را واحد حسابداری اداره پست آذربایجان‌شرقی انجام می‌دهد . یعنی اینکه دفتر حسابداری این سازمان زیر نظر واحد حسابداری استان فعالیت می کند تنها فعالیتی که این دفتر حسابداری انجام می‌دهد که قبلا نیز اشاره شد دریافت درآمد بخشهای مختلف این سازمان می باشد و این درآمد و هزینه ها در هر صبح روز بعد به حساب سازمان واریز می نماید و در آخر هر ماه مدارک ارسالی از واحد حسابداری استان که نشان دهنده مقدار در آمد و هزینه این سازمان می باشد برای تطبیق با صورتهای مالی ارسالی به این سازمان فرستاده می شود مدتی نیز در این مورد فعالیت کردم .

موقعیت رشته کارآموزی در واحد صنعتی با بررسی جزئیات سازمانی رشته کار آموز در واحد صنعتی :

     با توجه به رشته تحصیلم که حسابداری می باشد تمامی سازمانهای دولتی و یا غیر دولتی به یک عامل بسیار مهم نیاز دارند که آن هم حسابداری در آن سازمان می باشد حسابداری نقش بسزایی در خدمات دهی یا تولید در یک سازمان را دارد .

     اداره پست با در نظر گرفتن خدمات یا فعالیتش یک سازمان خدماتی محسوب
می‌شود این سازمان به خاطر در آمد روزانه داشتن (حساب روزانه) در هر حال به حسابدار نیاز مبرم پیدا می‌کند یعنی اینکه در آخر هر وقت اداری تمامی دریافتها و پرداختها از تمام قسمتهای این سازمان را جمع آوری کرده و در آمد روزانه سازمان را از طریق سود و زیان موقت روزانه‌ای حساب می کند و این اطلاعات مالی و در آمدهای هزینه های روز مره را به تأیید ریاست اداره می رساند .

     پس از تأیید و امضا ریاست اداره در همان روز تمامی درآمد را به حساب مرکزی پست استان واریز می کند و سازمان مرکزی استان با توجه به درآمدهای یک دوره مالی که شش ماهه محسوب می شود از طریق نمودار تعیین می‌کند اگر نمودار مذکور نزولی باشد امتیاز مبنی بر تخصیص اعتبارات بیشتر برای هزینه کردن در اختیار این سازمان گذاشته می شود و این سازمان اکثرا حالت صعودی دارد .

بررسی شرح و وظایف رشته کار آموزدر واحد صنعتی :

     اینجانب در اوایل کار آموزی خودم آشنایی کاملی در مورد تاریخچه این سازمان و قسمتهای مختلف این سازمان پیدا کردم و در بخش امور مالی که همان دفتر حسابداری می باشد مشغول فعالیت شدم و در تهیه سود و زیان روزانه که در عرض یک ساعت انجام می‌شد فعالیت یک ماهه داشتم متأسفانه واحد  حسابداری این سازمان به عنوان دفتر حسابداری مشغول فعالیت نبود که این واحد ها از طریق استان کنترل می‌شد در واقع
 می توان گفت : که تحت نظر استان آذربایجان شرقی واقع شده است . این واحد عملکرد فعالیتهای مالی خود را بر روی فرمهای ارسالی از استان کنترل می شد .

     این واحد عملکرد فعالیتهای خود را بر روی فرمهای ارسالی از استان آورده و به حسابداری استان تحویل می دهند و تمامی صورتهای مالی اعم از ثبت دفتر روزنامه، تراز نامه ، سود و زیان و غیره را واحد حسابداری استان انجام می دهد .

     پس سیستم حسابداری جامعی که باید در یک سازمان مستقل باشد در این سازمان وجود ندارد و تمام دفتر های حسابداری شهرستانها تابع استان از طریق سیستم حسابداری جامعی که در واحد حسابداری استان می باشد کنترل می شود .

     دفتر حسابداری این سازمان برای پست بانک که یکی از واحد های مستقل این سازمان محسوب می‌شود تراز آزمایش ماهانه تنظیم می‌کند وآن تراز نامه را تا اطلاعات مالی برای تطبیق به واحد حسابداری استان ارسال می‌شود .

     و بعد از طی این مراحل در واحد کارآموزیم ، در واحد دریافت و ارسال نامه‌های پیشتاز نیز مشغول فعالیت شدم این بخش پر درآمدترین بخش سازمانهای پست به شمار
 می رود کارهای این بخش با سیستم مکانیزه انجام می شد وقتی مرسولات را دریافت
 می‌کردیم،مرسولات را در ترازوی دیجیتال وزنه می‌کردیم اطلاعات شخص در کامپیوتر می‌پرداختیم بعد از درج تمامی مشخصات مرسولات و شخص گیرنده و فرستنده برای پرینت آماده می شد .

     هزینه پستی مرسولات از طریق مردم و خطوط تلفن اطلاعات مربوط به افزایش نرخ در حافظه کامپیوتر داده می‌شد و یا اینکه با محل Case (بدنه)‌کامپیوتر به واحد مرکزی استان برای نرخ کد گذاری جدید ارسال می شد .

     در آخر وقت اداری به حساب در آمد این بخش می پرداختیم و به کمک متصدی این باجه تعداد مرسولات را در یک دفتر ثبت روزانه می نوشتیم کنترل می‌کردیم و تعداد را که در برگهای مخصوص روزانه می نوشتیم با کامپیوتر تطبیق می دادیم تا از درست بودن تعداد درآمد و هم مرسولات مطمئن شویم .

در آخر وقت اداري به حساب در آمد اين بخش مي پرداختيم و به كمك متصدي اين باجه تعداد مرسولات را در يك دفتر ثبت روزانه مي نوشتيم كنترل مي‌كرديم و تعداد را كه در برگهاي مخصوص روزانه مي نوشتيم با كامپيوتر تطبيق مي داديم تا از درست بودن تعداد درآمد و هم مرسولات مطمئن شويم .

نامه‌هاي دريافتي با كد 20 رقمي ( باركد ) كد بندي مي‌شوند . گزارشات را همراه با درآمد به دفتر امور مالي سازمان تحويل مي‌داديم و برگ آخر به امضاء حسابدار سازمان بايگاني مي‌شد و اين روال تا آخر هر ماه ادامه مي‌يافت .

امور جاري در دست اقدام :

تجديد بناي ساختمان اداري مركز پست شهرستان ميانه كه در حدود 20 سال قبل احداث شده بود يكي از امورات جاري در دست اقدام مي‌باشد كه فعلاً از طريق سازمان شهرسازي اقدام مي‌شد و نسبت به تخريب و احداث مجدد آن اقداماتي انجام يافته و در دست مي‌باشد تا مساحت سازمان مورد استفاده فعلي اداره به يك و نيم برابر قبلي افزايش خواهد يافت .

يكي از امورات مهم در حال حاضر تعميرات و بازسازي ساختمان اداري مي‌باشد، همچنين كد گذاري كليه اماكن مسكوني تجاري و اداري شهرستان ميانه كه در حال انجام بوده و مي‌باشد و در حقيقت حدود 70% آن انجام يافته و بقيه در حال انجام مي‌باشد .

برنامه‌هاي آينده سازمان پست :

برنامه آينده سازمان پست به فعل رساندن اموراتي مي‌باشد كه در پست به عناوين مختلف در اختيار داشته و دارد و همچنين به‌هنگام سازي برنامه كه از جمله كدگذاري كامل شهرستان و انجام امورات پستي بوسيله كد 10 رقمي كه در كشورهاي پيشرفته و صنعتي در حال اجرا مي‌باشد و يكي ديگر از برنامه‌هاي آينده سازمان در اختيار گرفتن دفاتر مخابرات روستاها مي‌باشد كه كليه روستاهاي داراي تلفن زير نظر اين سازمان با ايجاد پست پيشتاز و با مديريت اجراي اين سازمان انجام خواهد گرفت كه در صورت اجراي آن ارتباط پستي و تلفن در حد قابل ملاحظه‌اي رشد خواهد يافت .

و يكي ديگر از برنامه‌هاي آينده سازمان اين است كه در نظر دار زميني خريداري كند و ساختماني را تأسيس كند تا فعاليتهاي بيشتري را ارائه دهد .

برنامه مهمي كه براي آينده نه‌چندان دور دارند اين است كه طرح استفاده از پاكتهاي حبابدار را اجباري كنند يعني اينكه تمامي ارباب رجوعها بايد مرسولة خود را در پاكتهاي حبابدار قرار داده و تحويل باجة پستي دهند اين طرح در خيلي از مراكز استاني كشور به عنوان آزمايشي مورد استفاده قرار گرفته است . لازم به ذكر است كه پاكتهاي حبابدار از اصول استانداردهاي بين‌المللي مطابقت مي‌كند و از امنيت بيشتري برخوردار مي‌باشد و به همين خاطر استفاده از اين پاكتها در كل كشور اجباري خواهد شد .

تكنيكهايي كه توسط رشته مورد نظر در واحد صنعتي بكار مي‌رود :

تكنيكهاي مورد نظر واحد مربوطه همان مسائل حسابداري و انجام امورات فوق به وسيلة كنترل چگونگي اخذ درآمد و جمع‌آوري آن و ارسال درآمدهاي فوق به حساب رابط درآمد جهت واريز به خزانه كشور مي‌باشدو در واقع قسمت فوق يكي از حساس‌ترين واحد سازمان بوده و مي‌باشد كه درستي انجام كار واحد مربوطه كمك شاياني به قسمت اخذ درآمد واقعي و نقدينگي شركت مي‌كند .

همانطور كه در صفحات قبل اشاره شده است حسابداري جامعي در اين سازمان وجود ندارد تا اينكه از تكنيكهاي حسابداري استفاده نمايد .

تكنيك حسابداري مورد استفاده در اين سازمان فقط اطلاعات مالي روزانه خود را در اختيار واحد حسابداري استان قرار مي‌دهد و چون كه اطلاعات مربوطه به واحد حسابداري استان محرمانه مي‌باشد اطلاع از تكنيك مورد استفاده در واحد حسابداري استان در دست نمي‌باشد و مي‌شود گفت كه كاملا بي‌اطلاع هستند .

ساير مواردي كه توسط استاد كارآموزي مشخص مي‌گردد :

مؤسسات و اداره‌ها همه روزه معاملات و عمليات مالي متعددي را انجام مي‌دهند كه اين عمليات را حسابداري مي‌نامند .

مي‌دانيم مقصود از حسابداري تحصيل اطلاعاتي دربارة اموال و حقوق مربوط به اموال و تأثير عمليات بازرگاني بر اين اموال و حقوق و يا مي‌توان بهتر گفت حسابدري عبارتست از فن ثبت ، طبقه‌بندي و تخليص فعاليتهاي مالي يك مؤسسه در قالب اعداد قابل سنجش به پول و تفسير نتايج حاصله از بررسي آن اعداد با توجه به تعاريف بالا چنين برمي‌آيد كه براي يك دوره عمليات حسابداري در يك مؤسسه يا اداره يا سازمان بايد مراحل زير را به ترتيب طي نمود .

1- ثبت معاملات در دفتر روزنامه

2- طبقه‌بندي ( انتقال اقلام از دفتر روزنامه به دفتر كل )

3- تهيه تراز آزمايشي از جمع‌ها و مانده حسابهاي دفتر كل

4- تهيه كاربرگ و تشخيص اصلاح حسابها

5- ثبت عمليات مربوط به اصلاح حسابها در دفتر روزنامه و انتقال آنها به حسابهاي مربوطه در دفتر كل

6- ثبت عمليات مربوط به بستن حسابهاي موقتي در دفاتر روزنامه و انتقال به حسابهاي مربوط در دفتر

7- تهيه صورت‌حسابهاي سود و زيان سرمايه و ترازنامه

حالا به توضيح هر يك از موارد فوق مي‌پردازيم :

1- دفتر روزنامه :

دفتري است كه معاملات و عمليات مالي يك مؤسسه يا اداره بطور روزانه و به ترتيب تاريخ وقوع در آن ثبت مي‌شود و انواع متعددي دارد .

مثلا تعدادي اثاثه بطور نقد خريداري كنيم چنين ثبت مي‌زنيم

دفتر روزنامه صفحه 1

و بعد از اينكه ثبت را انجام مي‌دهيم به دفتر كل منتقل مي‌كنيم و اما منظور از دفتر كل چيست ؟

دفتر كل يا حساب T :

مدركي است كه اطلاعات در آن ثبت مي‌شود و افزايش حساب در يك سمت و كاهش آن در سمت ديگر ثبت مي‌شود و بدين شكل مي‌باشد

(1 ) نام حساب اثاثه بستانكاران

(3 )سمت راست (بدهكار) (3 ) سمت چپ بستانكار 1/1)* 1/1 ) *

(4 )مانده بدهكار ( 5 ) مانده بستانكار

تهيه تراز آزمايشي :

معمولا در پايان هر ماه براي حصول اطمينان از توازن حسابهاي دفتر كل تراز آزمايشي تهيه مي‌شود و اين تراز مبناي تهيه صورتهاي مالي قرار مي‌گيرد كه يك نمونه از آن در زير نشان داده شده است :

نام مؤسسه

تراز آزمايشي

31 فروردين ماه 1382

كاربرگ :

فرم يا ورقه ستون بندي شده‌اي است كه در پايان دورة مالي و در آن اطلاعات لازم براي اصلاح حسابها ، تهيه صورتهاي مالي و بستن حسابها گردآوري مي‌شود .

كاربرگ جزو صورتهاي مالي و مدارك رسمي حسابداري نيست . كاربرگ معمولا ده ستون دارد اما تعداد ستونهاي آن را مي‌توان بنا بر نيازهاي مؤسسات مختلف افزايش داد هر بخش از كاربرگ يك ستون بدهكار و يك ستون بستانكار دارد .

اصلاح حسابهاي دفتر كل :

پس از تهيه صورتهاي مالي براي آن كه مانده حسابهاي دفتر كل نيز اصلاح شود بايد تمام اطلاعات مندرج در ستون اصلاحات كار برگ در دفتر روزنامه ثبت و سپس به حسابهاي دفتر كل انتقال يابد . پس از آنكه ثبتهاي اصلاحي از دفتر روزنامه به دفتر كل منتقل شد مانده حسابهاي دفتر كل اصلاح و با مانده حسابهاي منعكس در ستونهاي بخش تراز آزمايش اصلاح و صورتهاي مالي مساوي خواهد شد .

ثبت بستن حسابهاي موقت در دفتر روزنامه :

ثبتهاي مربوط به بستن حسابهاي موقت از روي كاربرگ دردفترروزنامه نوشته مي‌شود.

صورت خلاصه سود و زيان :

صورت خلاصه سود و زيان چگونگي و نتيجه عمليات يك دوره مالي را نشان مي دهد كه شامل فروش و درآمدها و هزينه مالي مؤسسه يا شركت است .

و فرم صورت حساب سرمايه را در زير نشان مي دهيم .

نام مؤسسه

صورت حساب سرمايه

براي سال ..........

پس از اين توضيحات كه در مورد حسابداري داده شد . به بررسي صورت وضعيت مالي اداره پست مي پردازيم .

هزينه هاي اداره پست ميانه :

الف ) هزينه هاي پرسنلي ـ شامل حقوق و دستمزد و مزايا .

ب) هزينه هاي اداري شامل هزينه سفر و مأموريت كاركنان و خدمات قرار دادي و سوخت ، برق ، آب و تلفن و موارد و لوازم مصرف شدني از قبيل نوشت افزار و ملزومات مي باشد .

ج) هزينه‌هاي سرمايه‌اي مثل تعميرات نگهداري ساختماني، ماشين‌آلات و تجهيزات عمده و هم چنين پرداختهاي انتقالي از جمله باز پرداخت وام و پرداختهاي انتقالي به كاركنان پست و غيره كه همگي جزء هزينه هاي اداري مي باشد .

درآمد هاي اداره پست ميانه :

عبارت از درآمدهاي روزانه مي‌باشد كه از طريق واحدهاي مختلف كسب و پس از ثبت به حساب رابط اداره كل پست استان واريز و در دفتر روزنامه به صورت زير ثبت مي‌گردد .

نحوه ثبت سند حسابداري :

ثبت مالي پس از تأمين اعتبار وجوه درخواستي و مورد نياز از طريق اداره كل پست استان به حساب جاري اداره واريز و به صورت زير در دفاتر حسابداري ثبت مي گردد :

تنخواه گردان پرداخت **

حساب جاري **

واگذاري تنخواه گردان به اداره پست ميانه :

مثلا اگر تنخواه‌گردان فوق مربوط به حقوق كاركنان پست باشد در اين صورت سندي را كه ثبت سند آن به شرح ذيل صورت مي گيرد .

حسابهاي جاري حقوق **

پرداخت جاري **

بابت پرداخت حقوق كاركنان

توضيح اينكه در ثبت هزينه ها در صورتيكه اعتبار تخصيص يافته به مصرف برسد اعتبار فوق از حساب مذكور خارج و بستانكار حساب اعتبارات مصرف شده منظور مي‌شود در صورتيكه بين هزينه‌هاي واقعي و تعهدات احتمالي تفاوتي باشد مبلغ مابه‌التفاوت حسب مورد به بدهكار يا بستانكار حساب اعتبارات تخصييص يافته اعمال مي‌گردد .

فعاليتهاي مالي اداره روزانه در دفتر روزنامه در ستونهاي بدهكار و بستانكار حسابهاي مربوط ثبت مي‌گردند كه به صورت حسابهاي جداگانه (T ) مشخص مي نماييم پس از آن فعاليتهاي فوق به حسابهاي مربوط به دفتر كل انتقال داده مي‌شود به خاطر اين كه صحت عمليات انتقال دفتر روزنامه به حسابهاي دفتر كل مشخص گردد و كل اطلاعات و گردش عمليات و مانده عمليات براي هر يك از حسابهاي مستقل تنظيم مي‌گردد .

در پايان هر سال مالي قبل از بستن حسابهاي تنظيم صورتهاي مالي با استفاده از اصلاحات و تعديلات لازم در حسابهاي صورتهاي مالي را تنظيم مي نمايند .

صورتهاي مالي حساب يعني ترازنامه صورت‌حساب دريافت و پرداخت موجودي صورت‌حساب عملكرد سالانه بودجه صورت عملكرد بودجه سنواتي و صورت مقايسه درآمدهاي پيش‌بيني شده و درآمدهاي واقعي فعاليتهاي مالي را به صورت يكسال منعكس مي نمايد كه پس از تنظيم صورتهاي مالي تعديلات و اصلاحات دردفتر روزنامه حساب مستقل ثبت مي شود .

تراز آزمايش و صورتحساب سود و زيان اداره به صورت تنظيم صورت دريافتها (درآمدها ) و پرداختها (هزينه‌ها) و تعيين مانده وجوه و انتقال مانده نقدي تنخواه گردان دريافتي و انتقال حسابهاي دائمي به سال بعد انجام مي‌گيرد يعني در حقيقت معادل مانده پيش پرداخت و علي الحساب سال جاري بايستي از حساب درخواست وجه جاري به حساب درخواست وجه سنواتي انتقال داده شود از طرف ديگر از محل اعتبار تخصيص يافته معادل همان كسر و به بستانكار اضافه مي نمايند .

آزمون آموخته ها و نتايج :

من در ابتدا نهايت تشكر و قدرداني را از رياست و معاون و حسابدار محترم و تمامي كاركنان سازمان پست شهرستان ميانه را دارم چون كه با همكاري ايشان از امكانات سازمان استفاده كردم .

در اوايل كار آموزي با تاريخچه مكان و موقعيت محل كار آموزي آشنايي پيدا كردم و موقعيت اين سازمان در بين اقشار مردمي و جامعه كنوني را نيز يافتم و در وهلة دوم به كمك حسابدار با تجربه با مسائل حسابداري اين سازمان آشنايي كامل يافتم و ايشان توضيحاتي را در رابطه با حسابداري برايم ارائه دادند .

حسابدار امور مالي اين سازمان 12 سال سابقه درخشان دارد، پرداخت حقوق كاركنان، تنخواه گردان اداره ، درخواست اعتبار ماهانه جزء از وظايف ايشان مي باشد .

حسابدار امور عمومي و اداري اين سازمان داراي مدرك فوق ديپلم حسابداري است و 5 سال سابقه خدمت در اين سازمان دارد كه وظيفه ايشان نيز جمع آوري درآمد از متصديان باجه‌ها و ساير خدمات مي باشد و ايشان پس از جمع آوري درآمد و اطلاعات حاصله را در فرم درآمد روزانه ثبت مي‌كند و بعد از تمام شدن ثبتهاي مربوط رئيس امور مالي و رئيس اداره امضا مي‌كنند و پس از امضاء و تأييد ايشان فرمها را در فايل مخصوص بايگاني مي‌كرد و اما ناگفته نماند كه قبل از بايگاني كردن اين فرمها ، اطلاعات اين فرمها را به فرمهاي ديگري به نام صورت خلاصه درآمدهاي روز منتقل مي‌كرد كه از هر كدام فرمها در پيوست ضميمه شده است .

بعد از آشنايي كامل با اصول حسابداري و استفاده به جاي اين فن و علم در اين سازمان به نقش مهم اين علم در اين سازمان پي بردم و بعد از آشنايي كامل با تمامي واحدها و باجه هاي سازمان در واحد ارسال و دريافت نامه مشغول شدم .

استفاده از كامپيوتر به خصوص در محيطهاي FOXPro تمامي كارهاي حسابداري را راحتتر نموده است به عنوان مثال سيستم مورد استفاده در واحد كامپيوتري در محيط FOXPro طراحي و نوشته شده است كه اين سيستم تك منظوره مي باشد . يعني اينكه اين سيستم در واحدهاي توليدي كه يك نوع كالايا خدمات انجام مي‌دهند مانند سازمان پست و يا توليد كفش .

جالب است كه بدانيم تمام قسمتهاي كامپيوتري اين سازمان متصل به كامپيوتر مادر در رياست مي باشد منظور استان مي باشد و كامپيوترها از طريق مودم و خطوط تلفن و يا حمل كيس(بدنه) از طرف سازمان كل استان كنترل مي شود . در حافظه كامپيوتر يك بار كد 20 رقمي به عنوان اعتبار مالي ذخيره مي باشد و رقم اين اعتبار محدود نمي باشد اين بار كد كه در روي برگ رسيد مشتري ثبت مي‌شود از حافظه كامپيوتر كه همان اعتبار مالي است كسر مي‌شود و در هر يكسال يكبار براي تعويض نرخهاي جديد و اعتبار دار نمودن حافظه كامپيوتري براي استان ارسال مي شود .

هر رقمي كه از كامپيوتر شعبات پستي شهرستانهاي تابع كسر مي‌شود در واحد كمپيتوري مركزي كه دراستان واقع مي‌باشد نمايش داده مي‌شود يعني تمام فعاليتهاي پستي كه روزانه انجام داده است نشان مي دهد .

در آخر وقت اداري متصدي بخشها درآمد و هزينه خود را با گزارش تحويل حسابدار مي دهند و مسئول حسابداري بنا به درخواست سازمان مركزي درآمد ماهانه هر سازمان به حساب سازمان مركزي واريز و فيش واريزي آن را در دفاتر بايگاني مي‌كند .

آزمون دورة كارآموزي همانطور در صفحات قبل به صورت كامل شرح داده شده است از اين دوره به اين نتيجه مي‌رسيم با توجه به محل كارآموزي اينجانب به خاطر اينكه اكثريت كار ما نيمه مكانيزه بودند و فرد فقط به عنوان كاربرد كنترل عملكرد سيستم مكانيزه مي‌باشد با پيشرفت علم بشري تمام كارها با ماشين انجام مي‌پذيرد و زندگي آدمي تبديل به زندگي ماشيني شده است . طبق برآوردهاي سازمان يا هيأت نرم‌افزاري شركت ABM در سال ( 2004 ) ميلادي هر فرد كه از علم كامپيوتر آگاهي نداشته باشد به همين خاطر كامپيوتر به عنوان عصر ماشين در نقش يك انسان بدون اشتباه و حسابگر دقيق فعاليت مي‌كند .

خوشبختانه دورة كارآموزي مثبت و مثمر ثمر بود و به كمك متصدي دريافت نامه‌هاي پيشتاز تمامي فرمهاي كامپيوتري يا فرمهاي دست‌نويسي ( درصورت عدم وجود منبع برق) فعاليت كردم و اطلاعات كافي در رابطه با خود كامپيوتر و سيستم كامپيوتري آموختم .

در اين باجه تمام مرسولات جنسي و پاكتي را دريافت كرده و در ترازوي ديجيتال وزن مي‌شد همين كه مرسولة پاكتي روي كف ترازو قرار مي‌گرفت بلافاصله متصدي باجه وزن پاكت را روي صفحه نمايشگر وارد مي‌كرد همانطور كه قبلا نيز اشاره شده است اين سيستم پستي بوسيله سيستم مكانيزة استاني كنترل مي‌شود و اين سيستم يك طرح جامع استاني مي‌باشد و همه شهرستانهاي تابع اين استان از اين امكانات برخوردار مي‌باشند.