دانلود گزارش کارآموزی تجزیه ، تحلیل و طراحی ساختار سازمانی در شرکت شهاب خودرو (سهامی عام)

مقدمه

اداره امور یک سازمان ، مستلزم تلفیق ماهرانه عواملی همچون، تسهیلات و امکانات، ویژگی های سازمانی ( ساختار سازمان  سیاستها  خط مشی ها و...  )، منابع انسانی است.

در مدیریت منابع انسانی ، بحث درباره ی انسانهائی است که هر یک آنان درسازمانها  مشاغلی را به عهده  دارند.

یکی از مهمترین  عناصر مدیریت  منابع  انسانی شناخت وظایف  ، مسئولیتها و مشاغلی است که به عهده افراد در سازمان گذاشته می شود .

این عمل ازطریق تجزیه ، طراحی و طبقه بندی مشاغل صورت می پذیرد. قبل ازشروع  بحث پیرامون  تجزیه و تحلیل شغل باید با برخی اصطلاحات در این زمینه آشنا شویم . اصطلاحات بسیاری درتجزیه و تحلیل شغل وجود دارند  که در اینجا به ذکر پاره ای از آن اصطلاحات می پردازیم  :

فصل اول :

ادبیات موضوع

(تجزیه و تحلیل و طراحی ساختار سازمانی)

مفاهیم و اصطلاحات سازمان:

1-روابط سازمانی

روابط رسمی در سازمانها دو نوع است روابط عمودی و روابط افقی.روابط عمودی،درواقع همان سلسله مراتب سازمانی بوده که جنبه دستوری و لازم الاجزا است.روابط افقی ،ارتباط بین مشاغل هم سطح سازمانی است که جنبه مشورتی داشته وبه منظور تبادل نظر انجام میشود.

2)ترکیب سازمانی (نمودار سازمانی)

سازماندهی درباره مبانی تشکیل واحدها،گسترش سازمان،حیطه نظارت و نوع اختیارات بحث میکند. ترکیب این مباحث در نمودار سازمانی نمایان میشود.تقسیم فعالیتها در نمودار سازمانی متبلور است.این نمودار تعیین میکند که هر فرد به چه کسی باید گزارش دهد ومجاری ارتباهای عمودی یعنی ارتباطهای مدیران سرپرستان را باسایر سطوح سازمان تشریح میکند.

بطور خلاصه نمودار سازمانی :تقسیم وظایف،تعیین روابط سازمانی بین واحدها و افراد و چگونگی این روابط را مشخص میکند.

3)سطوح سازمانی

      الف-سطح مدیران عالی یا تصمیم گیرنده که تعیین کننده خط مشی و سیاستهای اجرایی سازمان هستند.

      ب-سطوح مدیران میانی یا اجرایی که مسئول اجرای خط مشی وسیاستهای کلی سازمان هستند.مدیران میانی در تدوین سیاستها و تعیین خط مشی سازمان با مدیران عالی ارتباط فعال دارند.

     ج-رده های سرپرست

 افرادی که مسئول عملیات کارگران یا کارکنان شاغل در بحث های مختلف سازمان می باشند و به نام سرپرستان فعالیت میکنند.

    د-رده های عملیاتی

افرادی که فعالیت آنها مستقیما به تولید کالا یا خدمیت سازمان منجر میشود این افراد کارگران وکارمندان سازمان  را شامل میشود.

4)واحدهای صف وستاد

   الف-واحدهای صف که مامور اجرای عملیات اصلی مربوط به هدف سازمان هستند.

   ب-واحدهای ستاد که وظیفه آنها فراهم آوردن وسایل و تسهیلات کار واحدهای صف ،از طریق انجام خدمات مشورتی و پشتیبانی ویا تخصصی است.بنا براین واحدهای ستادی نظارت مستقیم بر واحدهای صف ندارند.

5-تفویض اختیار

یعنی واگذاری قسمتی از اختیارات به روأسای  دوایر و قسمت های تحت نظارت و سرپرستی توسط مدیر مربوطه.فرآیند تفویض اختیارات با توسعه سازمان رابطه مستقیم داردبه گونه ای که برخی اوقات ادامه حیات سازمان بدون تفویض اختیار امکان پذیر نخواهد بود.

تفویض اختیارت دارای مراحل زیر است:

الف-واگذاری وظایف از طرف مقام بالاتر به افراد تحت سرپرستی.

ب-اجازه تصمیم گیری در استفاده از منابع مالی و انسانی به منظور انجام اقدامات لازم در راه انجام وظایف واگذار شده.

ج-تعیین میزان و محدوده مسئولیت افراد تحت سرپرستیدر برابر مدیر به منظور حسن انجام وظایف واگذار شده بر اساس موازین  ومعیارهای مشخص سازمان و واحد مربوطه.

اصول تفویض اختیارات

الف-تنها بخشی از اختیارات قابل واگذاری است نه کل آن. زیرا برخی از اختیارات از نظر قانونی و شرایط سازمان قابل تفویض نیست.

ب-انتقال و واگذاری اختیارات ،مسئولیت تفویض کننده را سلب نمی کند.

ج-می توان اختیار واگذار شده را دوباره بدست گرفت.د-بین نوع و میزان اختیار واگذار شده و نوع و میزان مسئولیت خواسته شده باید تناسب برقرار باشد.

ه-تفویض اختیار باید همراه عدم تمرکز در نظارت باشد.

6)تشکیلات سازمانی

مفهوم تشکیلات سازمانی یعنی تعیین وظایف ،مسئولیتها و اختیارات هر یک از مشاغل سازمان و مشخص کردن ارتباط های درست و منطقی بین آنها .

7)وظیفه (شغل)

وظیفه عبارتست از یک سلسله فعالیتهای سازمانی  که یک فرد به اعتبار پست سازمانی که اشغال میکند،باید آنها را انجام دهد.

معمولا برای هر شغل یک شرح شغل و یک شرایط احراز شغل تهیه میشود.مواردی که در شرح شغل وجود دارد عبارتست از :عنوان شغل، محل شغل در سازمان،خلاصه ای از شغل ، وظایف شغل ، دستگاه ماشین ،ابزار و لوازم مورد استفاده در شغل ،رئیس یا مرئوسان،شرایط شغل و خطرات موجود در شغل.

در شرایط احراز یک شغل موارد زیر موجود است:تحصیلات، تجربیات، دوره های تخصصی وعمومی گذرانده شغل ،قدرت قضاوت،ابتکار، توان تصمیم گیری، مهارت های فیزیکی ، مهارت در انتقال مفاهیم ،ویژگی های روحی و روانی  و میزان نیاز به استفاده بیش از اندازه از یکی از حواس پنجگانه.

8)مسئولیت

مسئولیت یعنی قبول انجام وظایف سازمانی و احساس تعهد به انجام وظایف بر اساس وظیف شناسی . در سازمانها مسئولیت به معنی تعهد وجدانی نیروی کار به انجام درست وظایف واگذار شده در برابر مقام بالاتر و تهیه و ارائه گزارشهای لازم به او است.

9)اختیار

اختیار عبارتست از : وجود مجوز رسمی و قانونی سازمانی (آزادی عمل)در جهت اخذ تصمیم و صدور دستورات لازم در زمینه شغلی فرد بنا به صلاحدید و نظر مقام مسئول.

10)مقام

مقام یعنی پست رسمی سازمانی که دارای قدرت و اختیارات قانونی برای اجرای اصول واهداف  سازمان است. در واقع مقام یعنی قدرت و اختیارات قانونی که صاحب پست سازمانی به کمک آن میتواند کمیت کار افراد تحت سرپرستی خود را نظارت  و کنترل کرده و در حدود آن اعمال نفوذ قانونی نماید.

واحد تشکیلات و روش ها

باتوجه به تغییرات گسترده ای که به طور پیوسته و مداوم در محیط پیرامون سازمانها بوجود می آید، لازم است  سازمانها با ایجاد واحهای تخصصی ،آمادگی وتوان رویارویی با شرایط جدید را داشته باشند. یکی از واحدهایی که به عنوان جزئی از واحدهای ستادی سازمانها می تواند آن را به موقع کمک نماید، واحد تشکیلات روشهاست.

 وظایف واحد تشکیلات وروش ها

این واحد عهده دار انجام وظایف زیر در سازمانهای عمومی و غیر عمومی است:

1-طرح ریزی سازمان و تجزیه و تحلیل آن

ترکیب درست سازمان ،یعنی تقسیم کار مناسب ،مشخص کردن مسئولیتها  و برقراری هماهنگی میان فعالیتها .

بنابراین ایجاد هر واحد جدید ویا ساده کردن واحدهای موجود با ترکیب سازمان ارتباط دارد.در اینگونه موارد بررسی و تجزیه و تحلیل ترکیب سازمان، تعیین حدود وظایف و مسئولیتهای افراد کلیدی، تجدید نظر در راهنمای سازمان، تجدید نظر در شرح وظایف مشاغل سلزمانی از وظایف واحد تشکیلات و روش هاست.

2-تجزیه و تحلیل فعالیتها

کلیه فعالیتها ،وظایف و روشهایی که به منظور دستیابی به اهداف سازمان انجام میشود،باید پیوسته و مداوم مورد مطالعه و تجزیه و تحلیل قرار بگیرند تا اطمینان حاصل شود که این فعالیتها در راستای تحقق اهداف مربوطه میباشد.

3-ارزیابی مدیریت

گاهی اوقات به آن ممیزی مدیریت یا کنترل داخلی می گویند.

ارزیابی مدیریت یعنی مطالعه و ارزیابی ترکیب سازمان و اجزای تشکیل دهنده آن،حسابرسی وضع مالی و بررسی روشهای انجام فعالیتها در سازمان.

واحد تشکیلات و روشها برخلاف واحد ممیزی یا کنترل داخلی که معمولا وظیفه حسابرسی و ممیزی اسناد مالی را بر عهده دارد، سیستم ها و روش های موجود در سازمان را مورد ارزیابی قرار میدهد و پیشنهاداتی درباره تجدید نظر یا تغییر در آنها به مدیران ارائه می کند.

4-تهیه دستورالعملهای کتبی و روش های مدون

وجود مقررات مدون ، بارشد و سابقه موفق سازمان ارتباط نزدیکی دارد و احد تشکیلات و روشها تهیه دستورالعملها ،هماهنگ کردن واحدها، ابلاغ به آنها و نظارت بر اجرای درست مقررات را به عهده دارد.

5- تهیه و کنترل فرم ها

فرم ها از ابزارهای مهم به جریان انداختن اطلاعات در سازمان است.

بنابراین بهبود بخشیدن به فرم ها نه تنها در افزایش بهره وری ومیزان کارآیی سازمان مؤثر است بلکه به علت صرف هزینه فراوان و نیروی انسانی قابل توجه، لازم است با اجرای نظام درست کنترل فرم ها از صرف هزینه های غیر ضروری پیشگیری کرد.

6-طراحی و اصلاح سیستم بایگانی اسناد ،مدارک وپرونده ها

هزینه نگهداری اسناد ،مدارک و پرونده های جاری از بزرگترین ارقام هزینه های اداری هر سازمان را تشکیل میدهد. هر نامه، سند یا مدرکی که باید در بایگانی نگهداری شود، به نوع آن بستگی دارد.بنابراین باید با استقرار یک سیستم مناسب بایگانی اسناد، مدارک و پرونده ها را به درستی نگهداری و آسان و سریع به آنها دسترسی پیدا کرد.

7-ارزیابی نیروی انسانی و تقسیم کار

نیروی انسانی در هر سازمانی از مهمترین و حیاطی ترین اجزا میباشد بنابراین نحوه بهره گیری از نیروی انسانی و استفاده از تخصص های آن و نحوه تقسیم کار میان کارکنان هر سازمان باید همواره مورد ارزیابی و مطالعه قرار بگیردتا نسبت به استفاده مؤثر از این منبع حیاتی ،اطمینان حاصل شود.

8- اندازه گیری کار

برای کنترل هزینه های ادار ی وتولیدی بایدمعیارها واستانداردهای  مشخص وجود داشته باشد تا بتوان میزان کارهای انجام شده را اندازه گیری کرد.

اندازه گیری کار مستلزم تجزیه و تحلیل  و بررسی سیستم موجود است.

9-انتخاب وسایل اداری و دفتری

تعیین مشخصات  و استانداردهای وسایل اداری در استفاده درست از این  وسایل تاثیر فراوانی دارد. و استفاده درست از آنها در افزایش راندمان و کارایی سازمان وؤثر است.

10-تجزیه و تحلیل جا ومکان

استفاده درست از جا و مکان برای استقرار افراد، ماشین آلاتو تجهیزات باعث صرفه جویی در هزینه ها ، افزایش سرعت انجام کار و دسترسی آسانتر به ابزارها، وسایل و افراد میشود.

11-طراحی و استقرار واحدهای جدید

هر واحد و یا هر روش جدید، هر اندازه هم که در ست طراحی شده باشد،ممکن است در هنگام استقرار یا در عمل با مشکلاتی مواجه شود.تهیه طرح استقرار وپیاده کردن هر  واحد جدید از وظایف واحد تشکیلات و روشها است.آموزش کارکنان واحد جدید ، نظارت بر امور آن واندازه گیری میزان پیشرفت واحد جدید توسط واحد تشکیلاتو روشها صورت می گیرد.

12-تحقق و توسعه (R & D) 

هر سازمان باید با دگرگونی های محیط اقتصادی ، اجتماعی، سیاسی، و فن آوری خود همگام باشد تا بتواند رشد و توسعه یابد. موفقیت در این راه مستلزم تحقق مداوم درباره ایده ها،تکنیک ها ،ابزارها و تجهیزات جدید است.

سنجش لیاقت وشایستگی افراد، تهیه شرح شغل ، ارزیابی و طبقه بندی مشاغل ،کنترل تولید، تعیین حدود بودجه و سرمایه از وظایف واحد تشکیلات و روش ها ست.

محل سازمانی واحد تشکیلات و روشها 

 همانطور که گفته شد واحد مذکور ماهیت ستادی دارد و مدیران و سرپرستان را در حل مسایل و مشکلات و تجدید نظر یا استقرار سیستم ها کمک می کند.

در برخی از سازمان ها واحد تجزیه و تحلیل سیستم ها  و روش ها یا واحد مهندسی صنایع یا مدیریت صنعتی وظایف یاد شده را به عهده گرفته و به عنوان یک واحد مستقل عمل می کند.

در برخی موارد این واحد زیر نظر مستقیم رئیس سازمان قرار می گیرد. در مواردی نیز تا حدودی مستقل فعالیت کرده و با سایر واحدهای سازمانی ارتباط دارد.

امروزه با افزایش میزان استفاده از رایانه ها در امور سازمان ها بخشی از فعالیت های واحد تشکیلات و روشها عهده دار انجام وظایف ماشینی شده و بخش دیگر وظایف و فعالیتهای غیر ماشینی و معمولی را انجام می دهد.

هدفهای واحد تشکیلات و روش ها

1-تقسیم کار درست و منطقی میان کارکنان سازمان

2-استقرار مناسب ترین سیستم و روش ها در سازمان

3-تهیه و تنظیم داده ها و اطلاعات دقیق ، درست و به موقع جهت تصمیم سازی و تصمیم گیری

4-استاندارد سازی و یکنواخت کردن عملیات سازمان

5-حذف کارهای غیر ضروری

6-حذف فعالیتهای ناهماهنگ  متناقض

7-جلو گیری از دوباره کاری     

8-برقراری سیستم ارزیابی مدیریت

9-طراحی و اجرای درست ساختار سامانی مناسب

10-اعمال نظارت و کنترل مداوم در مراحل مختلف انجام کارها

مزایا و روش های واحد تشکیلات و روشها

1-افزایش کارآیی سازمان

2-کاهش هزینه های عملیاتی و تأسیساتی

3-افزایش بهره وری نیروی انسانی

4-کوتاه کردن زمان انجام کارها و افزایش سرعت تولید کالاها و خدمات 

5-صرفه جویی در وقط مدیران ،سرپرستان و کارکنان

6-فراهم کردن تسهیلات بیشتر برای مراجعان و مشتریان و پاسخ به خواسته ها و نیازهای آنان

7-تقویت روحی و روانی کارکنان

8-استفاده درست از جا ومکان و در نتیجه افزایش کارآیی و تسریع در امور سازمان

9-کاهش هجم کارهای دفتری با حذف مدارک ، گزارش ها و فرمهای غیر ضروری

10-امکان هماهنگ کردن سازمان با تغییرات سریع محیط داخلی و خارجی

10-امکان هماهنگ کردن سازمان با تغييرات سريع محيط داخلی و خارجی

ساختار سازمانی

يکبار دگر مفهوم سازماندهی را مرور ميکنيم:

«فرآيندی است که طی آن تقسيم کار بين واحدهای سازمانی ، طبقه بندی وظايف افراد، روابط بين آنها و واگذاری اختيارات و مسئوليت های شخصی برای هر يک از کارکنان صورت مي گيرد».

ساختار سازمانی حاصل فرآيند سازماندهی است که بر اساس آن سيستم و روابطی که بطور غير رسمی شکل گرفته تصويب می گردد. پس ساختار سازمانی کالبدی است که در آن جلوه ای از موارد ذيل تعيين می شود:

1-حوزه های اساسی يک سازمان

2-مأموريت اساسی هر يک از حوزه ها

3-مأموريت های کلی هريک از واحدهای اصلی

5-ارائه تصويری کلی از فرآيند تصميم سازی و مراکز تصميم گيری و نظام ارتباطی در سازمان

اجزای اصلی ساختار سازمانی

1-رسالت و مأموريت اصلی سازمان يعنی دليل وجود سازمان

2-استراتژی کلی سازمان يعنی راه رسيدن به رسالت مذکور

3-سياست های سازمانی يعنی رهنمودهاي دراز مدت برای انديشه و عمل سازمان

4-اهداف اصلی سازمان که مقصد کل سازمان را تعيين مي کنند.اهداف سازمان ، نقش و چگونگی ترکيب بندی افراد، گروههای ، رسمی و غير رسمی سازمان، بازارهای سازمان، سيستم های مديريتی، اجرايي و فنی رابه منظور همپايانی در بهره وری سازمانی مشخص می کنند.

5-اهداف کوتاه مدت سازمان شامل اهداف افراد،تيم ها و واحدهای سازمانی

6-اهداف ماهيانه ، هفتگی ،روزانه و ساعتی سازمان

7-برنامه های عملياتی کوتاه مدت سازمان

8-وظايف سازمانی يعنی شرح مشاغل سازمان که ممکن است بر حسب تخصص ، وظيفه ، فرآيند توليد، نوع کالا و خدمت، زمان ، مشتری و ارتباط متقابل طراحی و گروه بندی شود.

9-شرح وظايف هر واحد سازمانی شامل مشاغلی که وظايف مشابه را به عهده دارند.

10-ترکيب و ترتيب مشاغل سازمانی براساس درجه اهميت به همراه اختيارات و مسئوليتهای مربوطه

11-سيستم های اطلاعاتی سازمانی به منظور طراحی برنامه های عملياتی مناسب در راستای اهداف سازمانی

12-قوانين ،مقررات ،رويه ها و دستورالعملهای سازمانی

نمودار سازمانی

نمودار سازمانی معمولی ترين ابزار رسمی نمودن سازمان است که چارچوب پست های ثابت و رسمی سازمانی را مشخص می کند. نمودار سازمانی يک تصوير از کل فعاليتها و فرآيندهای سازمانی است که در آن سه رکن اصلي ديده ميشود:

روابط رسمی گزارش سازی،گزارش دهی ،گزارش گری و گزارش گيری راتعيين مي کند.يعنی سطوح مختلف سازمان وهمچنين حيطه نظارت و کنترل مديران و سرپرستان را مشخص می نمايد.

گروه بندی و تقسيم بندی دواير مختلف سازمان و مشخصات شاغلان آنها را نمايش مي دهند.

نحوه هماهنگی و ارتباط بين واحدهای مختلف را به درستی نشان می دهد.

تفاوت بنيانی ساختار سازمانی با نمودار سازمانی(تشکيلاتی) آن است که در ساختار سازمانی به چگونگی تجزيه کلان يک سازمان و ترکيب مديريت اصلی پرداخته ميشود ، اما در نمودار تشکيلاتی ، کليه اجزاء تشکيل دهنده هر واحد سازمانی مشخص می گردد. نکات مهم در تهيه نمودار سازمانی

1-برای نشان دادن هر يک از واحدهای سازمانی معمولا از کادر مستطيل استفاده مي شود.

2-قويترين واحد معمولا در بالای نمودار قرارميگيرد و فاصله هر واحد از اين واحد، بيانگر ميزان قدرت و اعميت آن خواهد بود.

3-خطوط رسم شده در بين واحدها، نشان دهنده روابط رسمی سازمانی و حيطه نظارت است.

4-هنگامی که خط ارتباط يک واحد با واحد ديگر بيانگر بخشی از قدرت باشد، ارتباط بصورت خط چين نشان داده می شود.

5-اگر سازمان بخواهد ميان اختيارات واحدهای ستادی و واحدهای صفی ، تمايز قائل شود، بايد واحدهای ستادی را در کنار خط فرماندهی نمايش دهد.

مواردی که نمودار سازمانی نمايش می دهد

1-نوع فعاليت اصلی سازمان و همچنين فعاليتهای فردی را نشان می دهد.

2-گستردگی نمودار سازمانی، دامنه فعاليتها را نشان می دهد.

3-ميزان تمرکز ويا عدم تمرکزدر نظارت و کنترل را نشان می دهد.

مواردی که نمودار سازمانی نمايش نمي دهد

1-درجه مسئوليت واختيارات پست های هم سطح

2-در سازمان های مختلف، تمايز بين واحدهای ستادی و صفی، دشوار ،مشکل ساز و اغلب اين واحدها نا متجانس اند.

3-در نمودار سازمانی ، اندازه و محل خانه ها ضرورتا درجه اهميت يا مقام سازمانی پست مورد نظر را بيان نمی کند

4-تمامی کانالهای ارتباط را نشان نمي دهد ، بلکه تنها نشان دهنده روابط اصلی و کليدی است.

5-ساختار غير رسمی را نشان نمی دهد.

راهنمای سازمان

راهنما سازمان نشان دهنده ساختار رسمی سازمان است.اين راهنما در سازمان های متوسط و بزرگ تهيه می شود که شامل اطلاعات زير است:

«اهداف سازمانی ، خط مشی ها و رويه ها، نمودارها ، شرح شغل برای مديران اجرايي کليدی و رهنمودهايي برای عناوين مديران اجرايي»

لزوم طراحی ساختار سازمانی

اگر بخواهيم برای سازمان اقدام به طراحی ساختار نماييم ، بايد ابتدا وضعيت آن را به درستی بشناسيم .

سازمان هايي که مي توان برای آنها طراحی ساختار نمود

1-سازمان جديد التأسيس که برای توليد کالا يا خدمت و يا انجام مأموريت خاص از طرف دولت يا بخش غير دولتی تأسيس ميشود. بديهی است با استفاده از ساختار سازمانی سازمانهای مشابه و تجربه های کارشناسان طراحی ساختار سازمانی، ساختار مناسب طراحی و پس از تصويب مقام های بالای سازمان ، معمولا برای مدت يک يا دو سال بطور آزمايشی به کارگرفته ميشود. و پس از تعيين نقاط ضعف وقوت، ساختار قطعی مصوب برای يک دوره زمانی مشخص طراحی و به کار گرفته می شود.

2-برخی از سازمانها در حال فعاليت هستند، اما ساختار سازمانی آنها دارای ضعف های مشخصی است. هر يک از مديران سازمان در سطوح عالی می توانند با استفاده از ساختار سازمانی ، اثربخشی سازمان را بالا ببرند.مديران ارشد سازمان هر چند مدت يکبار ساختار سازمانی را ارزيابی مي کنند تا ببينند آيا ساختار موجود مناسب نيازهای در حال تغيير می باشد ياخير؟ اگر مناسب نبود، ساختار جديد طراحی و به کار گرفته مي شود.

3-بسياری از سازمان ها با توجه به نيازهای محيط خارجی هر چند مدت يکبار ، در ساختار خود تجديد نظر

می کنند تا بتوانند بين فعاليت های درون سازمانی و محيط خارجی رابطه مناسب برقرار سازند.

4-سازمان هايي که تا کنون دارای يک ساختار سازمانی مناسب نبوده اند؛ بنابراين برای حل مشکلات اينگونه سازمانها، بايد در اسرع وقت ساختار مناسب ،طراحی و به کار گرفته شود.

برای اصلاح ساختار سازمانی ،طراحی ساختار سازمانی يک شرکت تازه تأسيس و انجام مطالعات مربوط به ساختار سازمانی هر مؤسسه بايد از يک يا چند گروه متخصص امور سازماندهی استفاده کنيم.معمولا پس از تعيين علت اصلی فعاليت در زمينه ساختار سازمانی از يک گروه مشاور و متخصص ساختار سازمانی باضافه چند گروه از کارکنان متخصص داخل سازمان برای اصلاح، طراحی و يا مطالعه ساختار سازمانی استفاده ميشود.

نشانه های ضعف ساختار سازمانی

به طور کلی هرگاه سازمان نتواند پاسخگوی نيازهای محيط خود باشد يکی از نشانه های ضعف ساختار را در خود خواهد ديد و بايد در ساختار خود تجديد نظر کند و ساختار جديدی را طراحی نمايد. اين نشانه ها عبارتند از:

الف-تصميم گيری در سازمان هايي که ساختار آن ضعيف است ،با تاخير انجام مي شود و ياکيفيت آن پايين و يا بدون کيفيت است.مقام های بالای سازمان و کسانيکه بايد تصميم گيری کنند، با انبوهی از بار اضافی و مسائل نامربوط روبرو می شوند که عهده همه آنها بر نمی آيند.به طور خلاصه اطلاعات در سلسله مراتب اداری به درستی مبادله نمی شود.

ب-سازمان نمی تواند در برابر تغييرات محيطی واکمش مناسب نشان دهد. ساختار سازمانی بايد به

گونه ای باشد که مسؤليت های دواير مختلف بطور دقيق مشخص باشد و هر دايره بتواند تغييرات

محيط را به درستی شناسايي کند و برای روبرو شدن باآن ابتکار عمل لازم را داشته باشد.

ج- بين دواير مختلف سازمانی تعارض به ميزان بسيار زياد مشاهده خواهد شد. معمولا هدفهای ضد و نقيض در بين دواير مختلف مشاهده مي شود.

مراحل سازماندهی رسمی (ديدگاه انديشمندان کلاسيک)

1-تقسيم بندی کل سازمان به چند جزء اصلی(تقسيم بندی افقی)

الف-تقسيم بندی کارها و فعاليتها بر مبنای وظيفه هر سازمانی.کل کارها و فعاليتهای سازمان به وظايف جداگانه تقسيم مي شود.

ب-طراحی ادارات سازمانی . يعنی ايجاد واحهای فرعی يک سازمان و منسجم کردن آنها در قالب يکی از انواع ساختار وظيفه ای ، محصولی ، فرآيندی، مشتری ، بازاری و زمانی که هر قسمت فرآيند طراحی ساختار سازمانی ماهيت و ويژگيهای آنها ارائه خواهد شد.

ج-ايجاد واحدهای پشتيبانی (ستادی)

2-برقراری روابط بر اساس اختيارات (تقسيم بندی عمودی)

الف-تعيين سلسله مراتب سازمانی

ب-تعيين حيطه نظارت

ج-تعيين شرايط برقراری وحدت فرماندهی

د-تعيين روابط رئيس و مرئوس

ه-تعيين نوع و حدود اختيارات

و-تعيين روابط صف و ستاد

ز-تعيين تمرکز و عدم تمرکز در تصميم گيری.

3-مرتبت ساختن سلسله مراتب افقی از طريق:

الف)تهيه راهنمای سازمانی

ب)تعيين وظايف تخصصی واحدهای سازمانی براساس اهداف اصلی و عمليات و تعيين ترکيب ، نوع و تعداد نيروی انسانی مورد نياز

ج-تعيين رويه ها و استانداردهای سازمانی با استفاده از سيستم های مناسب از جمله سيستم مديريت کيفيت ISO 9001 .

د-تعيين کميته های تخصصی در مواقعی که پروژه ها و طرحهای خاصی بايد در مدت زمان مشخص امکان سنجی ،طراحی و اجرا شود.

ه-تعيين گروه های کاری با ساختار موقتی.

4-تعيين پست سازمانی کارکنان (تهيه شرح شغل و شرايط احراز شغل)

الف)تقسيم کار بين کارکنان

ب)تعيين شرايط احراز هر يک از مشاغل سازمان

ج)تهيه شرح شغل هر يک از مشاغل سازمان

د-تهيه و تدوين مقررات و دستورالعمل های سازمان

تعريف كار : اجزاي تشكيل دهنده ي يك وظيفه است .

تعريف وظيفه : قسمتي ازفعاليتهاي جسمي يا فكري است كه به عهده ي يك فرد درسازمان گذارده و يا انجام دادن آن از او خواسته شده است : مانند واگذاري وظيفه شغلي پاسخ دادن به نامه ها به يك فرد .

تعريف شغل : به مجموعه وظايف و مسئوليتهايي گفته مي شودكه فرد درمقابل دريافت حقوق و دستمزد دارد و اين وظايف و مسئوليتها درچارچوب نمودارسازماني به عنوان يك كار واحد شناخته شده باشد .

تعريف و مفهوم تجزيه و تحليل شغل

از تجزيه و تحليل تعاريف زيادي شده است كه به برخي از آنها اشاره شده است .

كرل و كوز ميتس ( carrel and kuzmits ) مي گويند كه (( تجزيه و تحليل شغل روشي است كه به وسيله آن مدير به طورمنظم و سيستما تيك كارها ، وظايف و مسئوليتهاي شغلهاي يك سازمان را مورد بررسي قرارمي دهد)) . دراين تعريف ، بيشترين بررسي وشناخت كارها ، وظايف و مسئوليتهاي شغلهاي يك سازمان مورد تاكيد قرار مي گيرد.

ماتيس و جكسون ( mathis and jack son ) تعريف نسبتا جامع تري از تجزيه و تحليل شغل ارائه مي دهند . آنها مي گويند (( تجزيه وتحليل شغل يك روش سيستماتيك جمع آوري و تجزيه و تحليل اطلاعات درباره ي محتويا ت مشاغل نيازهاي انساني و زمينه ها و شرايطي كه شغلها درآن انجام مي گيرد )) مي باشد. آنها دردنباله تعريف خود اضافه مي كنند كه فرايند تجزيه و تحليل شغل منجر به طراحي مشاغل و قرار دادن آنها در رابطه با ساير مشاغل سازمان مي شود .ازاين مهمتر، تجزيه و تحليل شغل مي تواند وسيله اي براي حفاظت قانوني كاركنان، بهسازي گزينش وتربيت ، طبقه بندي مشاغل، كمك به پرداخت عادلانه تربه كارمندان و اصلاح ارزشيابي هاي شغلي شود . پس مي توان گفت تجزيه و تحليل شغل فرايندي است براي تشخيص شرح مسئوليتها و شرح مشاغل و شرايط حاكم بر شغل و سطح مهارتهاي لازم براي انجام وظايف محوله.

نتايج تجزيه و تحليل مشاغل

مشخص شدن سطح مهارتها

مشخص شدن شرح مشاغل

مشخص شدن شرايط كاري كه شغل در آن قرار گرفته است

مشخص شدن حدود مسئوليتها

كاربردهاي تجزيه و تحليل شغل

با بررسي مشاغل و تجزيه و تحليل آنها يك مدير منابع انساني مي تواند ارزش نسبي هر يك از مشاغل را در سازمان بدست آورد و از اين طريق مي تواند سيستم حقوق و دستمزد مناسبي را طراحي كند تا عدالت در پرداخت حقوق و دستمزد حاكم باشد.

طراحي سيستم حقوق و دستمزد عادلانه بدست آوردن ارزش نسبي مشاغل بررسي مشاغل و تجزيه و تحليل آنها

2- با بررسي مشاغل و تجزيه و تحليل آنها مي توان به مطالعات زمان سنجي و كارسنجي پرداخت و با اين كار مي توان از نيروي انساني در سازمان استفاده بهينه كرد. و با اين كار مي توان از نيروي انساني در سازمان استفاده بهينه كرد .

بهينه سازي نيروي انساني مطالعات زمان سنجي و كارسنجي بررسي مشاغل و تجزيه و تحليل آنها

مراحل تجزيه وتحليل شغل

بررسي نمودار سازماني موسسه يا سازمان از نظر وضعيت مشاغل موجود و نحوه ي ارتباطات سازماني ( ارتباطات افقي ، عمودي ) كه شامل دو قسمت زير است :

– سازمان مشغول به كار است و مشاغل آن مورد تجزيه و تحليل قرار مي گيرد كه دراين حا لت كارمديريت منابع انساني سخت ترازحا لت دوم است .زيرا مديريت منابع انساني با مقاومت كاركنان مواجه است .

– سازمان درحالت پروژه است و هنوزساختار سازماني آن شكل نگرفته است كه در اين حالت كارمديريت منابع انساني راحت ترازحالت اول است چون سازمان شكل نگرفته و مقاومتي ندارد.

جمع آوري اطلاعات مشاغل جهت تجزيه و تحليل آنها :

همانگونه كه قبلا يادآور شديم بيشترين كار تجزيه و تحليل مبتني بر جمع آوري اطلاعات به منظور شناخت ودر ك ماهيت كار و شرايط اجراي آن مي باشد . براي رسيدن به چنين هدفي بايد از روشهاي جمع آوري اطلاعات استفاده كنيم . در ذيل روشهاي جمع آوري اطلاعات را بررسي مي كنيم .

روشهاي جمع آوري اطلاعات

الف - روش مشاهده : يكي از روشهاي جمع آوري مشاغل مي باشد كه در اين روش كارشناسان تجزيه و تحليل كننده شغل درمحل كارمشاغل بصورت مستقيم حضور مي يابد و ضمن مشاهده از چگونگي انجام كار شرايط محيط كاري و شرايط فيزيكي شاغل را از نزديك مورد بررسي قرار مي دهد و از مهمترين مزاياي اين روش ايجاد روابط روحي رواني با مشاغل و مطلع شدن از شرايط حاكم برشغل از نزديك مي باشد.

ب – روش مصاحبه : يكي ديگر از روشهاي جمع آوري اطلاعات شغل است كه در اين روش كارشناسان تجزيه و تحليل كننده ي شغل لزوما نبايد مصاحبه را درمحل كار شاغل انجام دهد و مي تواند نماينده ي شغل رادر خارج از محل كارگاه مصاحبه نمايد . از مزاياي اين روش سرعت بالا و رويارويي كارشناس با شاغل بوده و مصاحبه شونده يا شاغل ممكن است اطلاعات اضافي و يا اطلاعات كمتري نسبت به شغل بيان كند .

ج – روش پرسشنامه : يكي ديگر از روشهاي جمع آوري اطلاعات شغل است كه دراين روش پرسشنامه طراحي مي شود و به تعداد كاركنان يك سازمان توزيع مي شود. از مزاياي اين روش مشاركت كاركنان در تكميل پرسشنامه وكم هزينه بودن آن مي باشد ولي از موارد غير مزاياي اين روش اين است كه كمترين اطلاعات شغل را انتقال مي دهد ، كارشناس تجزيه و تحليل كننده شغل شرايط حاكم برشغل را از نزديك نمي بيند و سطح دانش و سواد كاركنان قديمي ممكن است تكميل اطلاعات را به تعويق بياندازد . بنابراين به عنوان يك روش مستقل توصيه نمي شود .

د – روش تلفيقي:درروش تلفيقي كه يكي ازبهترين روشهاي جمع آوري اطلاعات شغل مي باشدكه ادغامي از روشهاي مشاهده و مصاحبه و پرسشنامه است كه براي جمع آوري اطلاعات شغل به كار مي رود كه مزايا و مضرات هر يك از روشهاي فوق الذكر در اين روش نيز صادق است .

و – روش نشست متخصصان : در اين روش گاها ضمن استفاده از روش تلفيقي از متخصصان ( سرپرست قسمت ، مدير واحد مربوطه ، كارشناسان داخلي صا حب نظران و كارگران قديمي شغل مربوطه ) دريك نشست مشترك به وضعيت اظهار نظر مي نمايد.

ه – روش استفاده ازسوابق گذشته :دراين روش دوحا لت مي تواند اتفاق بيفتد:

استفاده از سازمان مورد مطالعه : يعني اينكه سابقا گروهي كار تجزيه وتحليل شغل را انجام داده اند و ما از آن استفاده مي كنيم .

استفاده ازسوابق سازمانهاي مشابه : دراين روش بهتر است ازسازمانها يي كه از مرحله پروژه به تكامل و توليد رسيده اند استفاده شود.

تجزيه و تحليل مشاغل مربوطه به اطلاعات جمع آوري شده و طراحي شغل :

در اين مرحله مدير منابع انساني از جمع آوري اطلاعا ت مشاغل با استفاده از روشهاي ذكر شده ، به تجزيه و تحليل هر شغل مي پردازد و هرشغل راازديدگاه نيازهاي انساني ، شرايط حاكم برهرشغل، ايمني وحفاظت كاركنان، وظايف محوله ، مهارتها ويژگيهاي جسمي و فيزيكي فرد يا شاغل و ... بررسي كرده و درنهايت به طراحي شغل مي پردازد .

1-3 - تعريف طراحي شغل : عبارت است از اطلاق كردن به عنوان شغلي كه در بر گيرنده ي فعاليتهاي بخشي از يك واحد سازما ني را پوشش مي دهد . مثلا عنوان شغل مسئول كارگزيني كه در اين عنوان بخشي از فعاليتهاي واحد امور اداري را انجام مي دهد.

2-3 – عوامل موثر بر طراحي شغل :

1 - فناوري يا سطح تكنولوژي سازمان

2- فعاليتهاي شغل بايد بخش اعظمي از ساعت كار روزانه را تكميل كند يعني اگر عنوان شغلي را به شغلي اطلاق مي كنيم بايد بتواند حداقل 6 ساعت از 8 ساعت كار روزانه را تكميل كند در غير اين صورت بايد با شغلي كه هم خانواده اش است ادغام گردد.

3- تفكر سيستمي بايد در طراحي شغل حاكم باشد . يعني عناصر سازماني ، محيطي و رفتاري را بايد در طراحي شغل در نظر گرفت . شكل زير ارتباط هر يك از عوامل فوق الذكررا با طراحي شغل نشان مي دهد.

، عناصر سازماني ، محيطي و رفتاري را بايد در طراحي شغل در نظر گرفت . اينك به شرح مختصر هر يك از عناصر ياد شده مي پردازيم . عناصر سازماني : منظور از عناصر سازماني درطراحي شغل ، عناصري است كه به كارائي مربوط مي شوند . مشاغلي كه به شيوه ي صحيح طراحي گرديده باشند ، خود به خود كاركنان با انگيزه و لايق را به حداكثر كارائي مي رسانند . افزايش كارائي از طريق طراحي شغل ، مساله اي است كه در قرن اخير توجه بسياري از صا حب نظران را به خود جلب كرده است : چنانچه آنان تحقيقات گسترده اي را به عمل آورده تا مشاغل را به گونه اي كار آمد طراحي كنند.

عناصر محيطي : دومين دسته از عناصر مربوط به طراحي شغل ، عناصر محيطي مي باشند . طراحان شغل در واقع نمي توانند در قبا ل عناصر محيطي كه اثرات بسياري بر شغل دارند بي توجه و يا كم توجه باشند . متخصصان اداره ي امور پرسنلي و مديران ديگر بايد در طراحي مشاغل ، علاوه بر توجه به عرضه و تقاضاي نيروي كار در جامعه ودانش وآگاهي و مهارت عاملان كار، بر (( انتظارات شغلي )) جامعه هم وقف كامل داشته باشند و ارزش لازم را براي آنها قائل شوند . تفكر افزايش كارائي در مشاغل بايد توام با توان و تخصص نيروي كار در جامعه باشد .

عناصر رفتاري :عناصررفتاري شامل نوع ،هويت وظايف ،اهميت شغلي و باز خورد مي گردد كه ذيلا به شرح مختصر هر يك مي پردازيم .

تنوع

تنوع در شغل ، عبارت است ازحداكثر استفاده از فنون و روشهاي گوناگون در استفاده موثر از مهارتهاي كاركنان . حاصل يك تحقيق ، نمايانگراين واقعيت است كه ميزان تفريح وتفرج دركار موجب افزايش كارائي مي شود . مطالعه و بررسي ديگرنشان مي دهد كه ((استقلال و تنوع در كار )) ميزان رضايت شغلي نيروي انساني را افزايش مي دهد .