گزارش کارآموزی کاردانی حسابداری مالی
مقدمه
حسابداری یکی از علومی است که همه روزه اکثر افراد با آن سرو کار دارند و برخی به صورت تخصصی و برخی به صورت تجربی از آن استفاده می کنند. حسابداری این امکان را به ما می دهد که میزان سوددهی وهزینهها را به صورت علمی و دلخواه تغییر دهیم. اطلاعات مربوط به این رشته مورد استفاده عموم مردم از مدیران صنایع ، سرمایه گذاران ، تجار و اصناف تا استفاده کنندگان محصولات و خدمات می باشد و باعث می شود تا اعداد و ارقام نامفهوم و گیج کننده به صورت اطلاعات جالب توجه و قابل نتیجه گیری در دسترس قرار گیرد.
فراگیری این فن به صورت تخصصی، نه تنها به صورت یک حرفه مطرح می‌شود بلکه در زندگی خصوصی و شخصی نیز کارساز می باشد. به طور مثال نحوه صحیح بودجه بندی، تقسیم هزینه، تعیین قیمت تمام شده، روش های پیمانکاری، معاملات اوراق بهادار، تعیین استهلاک دارایی ها، انواع سرمایه گذاری ، حسابداری با توجه به تورم و... از بحث های ارائه شده در این گروه می‌باشد. حسابداری جدید در امیران قدمتی پنجاه ساله دارد. ابتدا حسابداری در موسسات خارجی که در ایران کار می گردند از قبیل شرکت نفت و پس در بانکها و سایر شرکتها و موسسات گسترش یافت. بعد از جنگ جانی دوم بدلیل تماس بیشتر ایران با کشورهای توسعه یافته اهمیت حسابداری به عنوان یک حرفه ضروری در جامعه احساس شر و امروزه با پیشرفت روزافزون صنعت و تجارت و بدلیل تنوع و پیچیدگی حسابهای سازمانهای مختلف اقتصادی و همچنین لزوم اعمال مدیریت برتر و نیاز مدیران به استفاده از اطلاعات مالی مفید سازمان خود موجب گردیده که حسابداری به صورت یک فن نوین به عنوان ابزاری قدرتمند در سیستم اقتصادی بکار گرفته شود. در پایان شاید بتوان حسابداری را به عنوان پایه اصلی صنعت ، تولید و ادامه خدمات معرفی کرد . چرا که بدون وجود حسابداری و ثبت دقیق و نتیجه گیری صحیح از اطلاعات ، پایه اصلی شرکت که همان سرمایه و نقدینگی است به لرزه درآمده و چه بسا که شرکت را به انحلال بکشاند.
تاریخچه پست
ریشه ها و منابع پست در اعمال قرون و اعصار گذشته نهفته است. در کشورهای باستانی مانند چین، ایران، مصر، یونان، امپراطوری روم اثری از پست را می بینیم که از یک نوع سیستم ارتباط افکار یا پیغام آوریهای کتبی و شفاهی است که اساس و سازمان آن را مردانی تشکیل می‌داده اند که با استفاده از چاپارخانه هاو اسب هایی که در مسیر راه قرار می گرفته اند وظایف خود را انجام می داده اند. بدین سان پست درآن زمانها فقط وسیله ای انحصاری در اختیار پادشاهان وشاهزاده گان بوده که به ناچار می بایستی اواخر خود را در دورترین نقاط قلمرو کشورشان ابلاغ نمایند. صومعه ها و کلیساها نیز به نوبه خود به برقراری سرویس مخصوص به خود همت گماشتند و دامنه انشعابات این سرویسها به همان اندازه ایکه مذهب توسعه می‌یافت، گسترده می شد بالاخره تحت تأثیر فعالیت اصناف و پیشه وران و هنگامی که بنیاد زندگی اجتماعی وجود خود را به هم رسانید ، فقط این دسته از مردم یعنی اصناف و پیشه وران به وسیله پستی که در اختیار پادشاهان و صومعه ها و کلیساها بود، توانستند احتیاجات ارتباطی خود را مرتفع نمایند.
این تشکیلات مقدماتی پست که تقریباً حالتی نیمه دولتی و نیمه خصوصی داشت تا قرون وسطی دوام یافت، ولی به زودی معلوم شد که این تشکیلات ابتدایی و محدود قادر نخواهد بود احتیاجات جامعه ای را که دائماً در حال تحول به سر می برد برآورده سازد، از طرفی اختراع چاپ که کم کم آموزش و تعلیمات همگانی را در قشرهای مختلف مردم گسترش می‌داد، باعث افزایش مستمر مبادلات گردید. تحت تأثیر چنین نیازهایی ، پست راهی جز توسعه و گسترش نداشت. اختراع کشتی های بخار و به وجود آمدن راه آهن، برای پست تحول و دگرگونی دیگر را در برداشت. در این زمان ادارات پست این واقعیت را درک کردند که بر ای تسریع در امر مبادلات بین المللی خود در سطحی برابر و موازی با وسایل موجود حمل و نقل چاره ای جز ساده کردن تشریفات و بخصوص یکنواخت و کم کردن نرخهای پستی خود ندارند. در این راستا اشخاص زیر اقدامات مهمی را انجام دادند. که منجر به سازماندهی پست بین الملل گردید:
رولاند هیل (ابداع مستمر)
فن هرفلوت؛ مطالعاتی دایر بر اتخاذ نرخهای بین المللی ساده و یکنواخت شده بودن در نظر گرفتن هزینه ترانزیت ارائه کرد.
فالوئل دویاسی؛ ایجاد یک مجمع پستی جهانی به منظور وضع تعرفه ها و نرخهای پستی ساده یکنواخت (1855)
مونتگمری بلر: پیشنهاد تشکیل کنفرانس پاریس درسال 1862
هنریخ فن استفان ؛ موفق ترین شخصیت متحول کننده پست بین الملل می باشد که به پیشنهاد وی کنفرانس بین المللی پست در 15 سپتامبر 1874 در شهر برن (سوئیس) با حضور 22 کشور برگزار شد که در تاریخ 9 اکتبر همان سال یک قرارداد پستی به امضاء رسید که در این قرارداد تأسیس یک اتحادیه پستی جهانی نیز در نظر گرفته شده بود به همین مناسبت ، 9 اکتبر مطابق با 17 مهر به عنوان روز جهانی پست انتخاب گردید. پس از تأسیس اتحادیه پستی جهانی (UPU) در سال 1874، ایران نیز به عنوان بیست ونهمین کشور عضو در سال 1877 م. به اتحادیه مذکور ملحق گردید. در حال حاضر 190 کشور در اتحادیه عضویت دارند . مقر این اتحادیه و نهادهای دائمی آن در شهر برن (سوئیس) قرار دارد. طبق ماده یک اساسنامه اتحادیه، کشورهایی که تحت عنوان UPU این اساسنامه تأیید کرده اند، یک قلمرو و واحد پستی را برای مبادله متقابل پست نامه ها تشکیل می دهند. آزادی ترانزیت در سراسر قلمرو اتحادیه تضمین شده است. در واقع هدف اتحادیه تأمین سازمان و اعتلای سرویسهای پستی و مساعدت در جهت گسترش همکاریهای بین المللی است. علاوه بر آن اتحادیه مذکور در حدود امکانات برای کمکهای فنی پستی مورد تقاضا کشورهای عضو تشریک مساعی می نماید.
زبان رسمی اتحادیه طبق اساسنامه اتحادیه زبان فرانسه می باشد و زبان انگلیسی نیز در سال 1994 به عنوان زبان کاری اتحادیه تعیین شد و اکثر اسناد و مدارک اتحادیه به زبانهای اسپانیولی – پرتغالی – انگلیسی – عربی – روسی ترجمه می‌شود و هزینه خدمات ترجمه توسط گروه زبانی درخواست کننده تقبل می‌شود.
تعریف پست:
برای پست تعاریف زیادی شده که هر یک از آنها بیانگر تمام یا قسمتی از فعالیتهای پست می باشد که چند نمونه از آن در زیر آمده است.
پست عامل ارتباط کتبی بین انسانها است.
پست یک شبکه رابطه بین کلیه امور هر جامعه است.
پست یک وسیله ارتباطی ارزان قیمت و بسیار مهم داخلی و بین المللی است.
پست یک شبکه رابط بین کلیه امور هر جامعه است که در امر جا به جایی مراسلات و افاضات و پول وسایر اوراق بهادار و هر گونه مرسوله ای که مجاز به حمل و نقل آن باشد فعالیت می کند.
کلمه پست:
از نظر لغوی ، واژه پست از کلمه سانسکریت Postas «پوستاس» به معنی ثابت می باشد که بعدها به زبان لاتین منتقل شده و در معنی و لفظ دگرگون گشته و به لغت Posta مشتق از اسم مفعول Positus به معنی امانت گذاردن مبدل شده این کلمه در زبان یونانی به صورت پیستولی استعمال شده و در زبان ایتالی نیز به صورت Poste به کار برده می شود.
عملیات مهم پست:
اداوات پست برای انجام خدمات خود چهار عمل مهم که به «چهار عمل اصلی پست» معروف است انجام می‌دهند که عبارتند از:
قبول مرسولات
آماده سازی مرسولات
ارسال مرسولات به مقاصد مربوطه
توزیع مرسولات به نشانی گیرندگان در مقصد
کلیات:
شرکت پست جمهوری اسلامی ایران که در اجرای یک قانون تشکیل آن مصوب 3/8/1366 مجلس شورای اسلامی به مدت نامحدود تأسیس گردیده و اختصاراً شرکت نامیده می شود.
شرکت سهامی است که دارای استقلال مالی بوده و با توجه به وظایف ، حقوق و اختیارات مقرر در قانون مذکور و قوانین و مقررات پستی، به موجب اساسنامه و مقررات مربوط به شرکتهای دولتی و قانون تجارت اداره می شود.
مرکز اصلی شرکت تهران است و برای انجام وظایف خود می‌تواند در هر نقطه از کشور شعب یا نمایندگیهائی تأسیس و یا عندالقتضاء نسبت به انحلال آنها اقدام نماید.
سرمایه اولیه شرکت پنج میلیارد ریال است که به پنجاه هزار سهم یکصد هزار ریالی تقسیم می شود و کلیه سهام آن متعلق به دولت خواهد بود.
موضوع فعالیت شرکت عرضه خدمات و عملیات پستی در تمام مراحل آن با استفاده از آخرین پیشرفتهای تجربی و تکنولوژی ارتباطات و انجام کلیه امور مطابق با شرح وظایف مندرج در ماده 4 قانون تشکیل شرکت می باشد.
ارکان شرکت:
ارکان شرکت عبارتند از:
مجمع عمومی
هیأت مدیره و مدیر عامل
بازرسان
قسمت اول – مجمع عمومی (نمایندگان صاحب سهم)
مجمع عمومی تشکیل می شود از نمایندگان سهام دولت که عبارتند از:
وزیر پست و تلگراف و تلفن
وزیر امور اقتصادی و دارایی
وزیر برنامه و بودجه
ریاست مجمع عمومی با وزیر پست و تلگراف و تلفن است که در قبال وظایف و عملکرد شرکت مسئول
و پاسخگو خواهد بود.
مجمع عمومی شرکت دو نوع است:
الف) مجمع عمومی عادی
ب) مجمع عمومی فوق العاده
- مجمع عمومی عادی، حداقل سالی دوبار، یکی حداکثر تا پایان تیرماه ، برای بررسی و تصویب و نیز افزایش یا کاهش سرمایه شرکت و سایر موضوعاتی که بنابر قوانین مربوط رسیدگی به آنها بر عهده مجمع عمومی فوق العاده است بنا به دعوت رئیس مجمع عمومی تشکیل خواهد شد.
- جلسات مجمع عمومی با حضور تمامی اعضاء مجمع رسمیت خواهد یافت و کلیه تصمیمات آن با اکثریت آراء‌که شامل رأی رئیس مجمع باشد معتبر خواهد بود.
- جلسات مجمع عمومي با حضور تمامي اعضاء مجمع رسميت خواهد يافت و كليه تصميمات آن با اكثريت آراء‌كه شامل رأي رئيس مجمع باشد معتبر خواهد بود.
- تشكيل جلسات مجامع عمومي با دعوت كتبي به عمل مي‌آيد. دستور جلسه بايد لااقل ده روز قبل از تشكيل جلسه، به ضميمه مدارك و اسناد مربوط و دعوتنامه براي اعضاء مجمع ارسال گردد.
- وظايف و اختيارات مجمع عمومي:
الف) رسيدگي و اتخاذ تصميم در مورد گزارشهاي هيأت مديره و تعيين و تصويب خط مشي كلي ، برنامه عمليات و بودجه سالانه شركت بنا به پيشنهاد هيأت مديره
ب) رسيدگي و تصويب ترازنامه و حساب سود و زيان شركت با توجه به گزارش هيأت مديره و بازرسان
ج) تصويب آئين نامه هاي مالي و معاملاتي شركت
د)بررسي و پيشنهاد آئين نامه هاي اداري جهت تأييد سازمان امور اداري و استخدامي كشور، بر اساس مقررات استخدامي شركتهاي دولتي مصوب 5/2/1352
ه) بررسي و تصويب جدول حقوق و نرخهاي خدمات پستي
و) اتخاذ تصميم نسبت به تشكيل شركتهاي فرعي
ز) اتخاذ تصميم نسبت به نحوه مشاركت با بخش خصوصي در جهت انجام برخي از وظايف قانوني شركت
ح) اتخاذ تصميم نسبت به پيشنهاد هيأت مديره راجع به مطالبات وصول و ارجاع دعاوي به داوري و همچنين صلح دعاوي مطروحه در شرايط خاص با رعايت قوانين و مقررات مربوط
ي) تعيين و برقراري حقوق و مزاياي رئيس هيأت مديره ،مدير عامل و اعضاء‌هيات مديره يا تاييد شوراي حقوق و دستمزد و همچنين حق الزحمه بازرسان (حسابرسان) شركت
قسمت دوم – هيأت مديره
هيات مديره شركت از يك نفر رئيس كه سمت مدير عامل را نيز خواهد داشت و چهار عضو اصلي و دو عضو علي البدل تشكيل مي شود.
اعضاء و رئيس هيأت مديره و مدير عامل شركت توسط وزير پست و تلگراف و تلفن (رئيس مجمع عمومي) براي مدت دو سال انتخاب و منصوب مي‌شوند و تا اعضاء‌و رئيس هيأت مديره جديد انتخاب شده در سمت خود باقي هستند و انتخاب مجدد آ»ان نيز بلامانع خواهد بود.
اعضاي هيأت مديره از بين كارمندان رسمي شركت كه تقوي و تعهد اسلامي داشته و داراي تحصيلات عالي و حداقل 5 سال تجربه عملي درامور مديريت و يا كارشناسي خدمات پستي يا امور اداري و مالي و يا امور حقوقي و اقتصادي باشند ويا از بين متخصصان برجسته و تعهد ديگر كه سوابق مشابهي در مديريت شركتهاي دولتي داشته باشند انتخاب خواهند شد.
جلسات هيأت مديره در هر موقع و حداقل هر 15 روز يكبار به دعوت رئيس هيأت مديره و مدير عامل يا به تقاضاي سه نفر از اعضاي اصلي شركت تشكيل و با حضور سه نفر از اعضاء‌رسميت مي يابد. تصميمات متخذه با اكثريت آراء پس از امضاي رئيس جامعه معتبر و قابل اجرا بوده اداره جلسات با رئيس هيأت مديره و مدير عامل خواهد بود.
وظايف و اختيارات هيأت مديره
الف)اجراي مصوبات و تصميمات مجمع عمومي شركت
ب) تهيه وتنظيم آئين نامه هاي مالي، معاملاتي، اداري و ساير آئين نامه هاي داخلي شركت و در صورت لزوم تجديدنظر در آنها و پيشنهاد به مجمع عمومي جهت تصويب يا حسب مورد اخذ تاييد مراجع ذيربط
ج)تهيه و تنظيم برنامه هاي كلي و توسعه امور پست و بودجه عمراني، در چهارچوب برنامه ريزي و سياست عمومي دولت براي پيشنهاد به مجمع عمومي
د) بررسي و تأييد ترازنامه و حساب سود و زيان شركت و گزارش به مجمع عمومي
ه) تنظيم و تعيين جدول حقوق و نرخهاي خدمات پستي و تعيين خط مشي كلي مربوط به افزايش يا كاهش تعرفه خدمات پستي براي پيشنهاد به مجمع عمومي
و)اتخاذ تصميم نسبت به فروش دارائيهاي ثابت (اموال غير منقول)كه صرفه و صلاح شركت ايجاب نمايد.
ز) اتخاذ تصميم نسبت به تحصيل اعتبار و وام از بانكها و موسسات اعتباري كشور در موارد ضروري
ي) رسيدگي و اتخاذ تصميم نسبت به اانجام قسمتي از وظايف و خدمات جنبي شركت توسط هواپيمائي و راه آهن جمهوري اسلامي ايران و شركتهاي حمل و نقل ديگر، كه در بهبود و توسعه امور پست موثر وبا صرفه تشخيص داده مي‌شوند.
قسمت سوم – بازرسان
- شركت داراي سه نفر حسابرس (بازرس) خواهد بود كه به پيشنهاد وزارت امور اقتصادي ودارايي و تصويب مجمع عمومي براي مدت يكسال انتخاب خواهند شد. انتخاب مجدد آنان بلامانع است .
وظايف بازرسان به شرح زير است:
الف) تطبيق عمليات شركت با قوانين و مقررات مربوط و اساسنامه و آئين نامه هاي داخلي و بودجه مصوب
ب) رسيدگي به ترازنامه و حساب عملكرد و سود و زيان شركت و تصديق مطابقت آن با اوراق و دفاتر شركت و تهيه گزارش چگونگي عمليات و امور مالي ساليانه شركت براي تسليم به مجمع عمومي
ج)رسيدگي به موجودي مخازن و صندوقهاي تمبر و اوراق بهادار پستي وصندوقها و حسابهاي ريالي و ارزي بانكي و دفاتر و اسناد مربوطه و موجودي انبارهاي شركت.
د) پيشنهاد نظريات مفيد به هيأت مديره و مدير عامل شركت
- بازرسان (حسابرسان) د راجراي وظايف خود به اطلاع رئيس هيأت مديره و مدير عامل حق مراجعه به كليه دفاتر و پرونده هاي اداري، مالي و فني و اسناد و قراردادها و معاملات شركت را دارند و در هر مورد مي توانند به تحقيقات لازم مبادرت نمايند. ولي حق مداخله در امور اداري و اجرائي شركت را نداشته و اقدامات آنان نبايد در هيچ مورد موجب توقف عمليات شركت گردد.
به منظور آشنايي بيشتر با جايگاه مسئولين چارت سازماني شركت در صفحه بعد آورده شده است.
امور مالي (ترازنامه و حساب سود و زيان):
سال مالي شركت از اول فروردين ماه هر سال شروع و آخر اسفند همان سال خاتمه مي يابد به استثناي سال اول كه شروع آن تاريخ ابلاغ اساسنامه شركت خواهد بود.
كليه دفاتر شركت در آخر اسفند ماه بسته شده و ترازنامه و حساب سود و زيان و گزارش عملكرد ساليانه شركت حداقل يكماه پيش از تاريخ تشكيل مجمع عمومي بايد از طرف رئيس هيأت مديره و مدير عامل در اختيار بازرسان گذارده شود.
تصويب ترازنامه شركت از طرف مجمع عمومي ،به منزله مفاصاحساب هيأت مديره تلقي مي شود.
آئين نامه هاي ملي، معاملاتي و اداري شركت بايد از طرف هيأت مديره تنظيم و پس از تصويب مجمع عمومي و تاييد سازمان امور اداري و استخدامي كشور در خصوص آئين نامه هاي اداري به موقع اجراء‌گذاشته شود و تا موقعي كه آئين نامه هاي مذكور تنظيم و تصويب نشده، شركت مجاز است موقتاً امور مالي و معاملاتي خودرا طبق آئين نامه هاي مورد عمل شركت مخابرات جمهوري اسلامي ايران انجام دهد.
شركت مكلف است از محل درآمد ساليانه خود به ميزان ده درصد (10%) به حساب ذخيره احتياطي شركت منتقل نمايد و پس از آنكه ذخيره احتياطي به يك دهم(1/0) سرمايه بالغ گرديد. رعايت ذخيره منوط به تصويب مجمع عمومي خواهد بود.
پيشگفتار
با انتزاع شركت پست از وزارت پست و تلگراف و تلفن سابق، تفكر مديريت شركتي شكل گرفته و رفتار متناظر با آن ضرورت پيدا كرده است . دولت به عنوان سهامدار اصلي شركت مايل است از وضع سرمايه شركت مطلع باشد و تغييراتي كه در نتيجه فعاليت شركت در سرمايه ايجاد شده است مورد بررسي و تجزيه و تحليل قرار داده ، تصميمات مقتضي صادر نمايد . اين تغييرات ارتباط مستقيم با ميزان درآمدها و هزينه هاي شركت دارد. حفظ سرمايه و افزايش آن اساس تفكر مديريت شركتي است و عملكرد شركت تعيين كننده ميزان فعاليت و موفقيت مجموعه مديريت و كاركنان آن ميباشد. نحوه وروند نرخ گذاري سرويسهاي پستي در سنوات گذشته نشان دهنده اين واقعيت است كه به واسطه فقدان اطلاعات مورد نياز از ميزان هزينه هاي انجام شده براي هر مرسوله پستي و همچنين وجود برخي ضوابط و تنگناهاي قانوني، هيچگاه عملكرد شركت مورد تجزيه و تحليل دقيق قرمز نگيرد و متعاقب آن كيفيت ارائه خدمات پستي به حدقابل قبولي دست نيابد.
خوشبختانه با استقرار سيستم محاسبه بهاي تمام شده مرسولات پستي شكل فقدان اطلاعات تا حد قابل توجهي مرتفع گشته و تغيير نگرش دستگاههاي قانوني ناظر بر عملكرد شركت در تعيين تعرفه خدمات پستي وضعيت بسيار مطلوبي را براي استقرار مديريتي با تفكر شركتي مهيا نموده است. فضايي كه در آن با مشاركت كاركنان در تصميم گيري ها بتوان هر چه سريعتر به سوي اهداف تعيين شده حركت نمود.
تعريف حسابداري
حسابداري عبارت است از فن ثبت، طبقه بندي و تلخيص فعاليتهاي مالي يك موسسه و تفسير نتايج حاصله از آنها
مراحل حسابداري در شركت پست:
در اين شركت پس از بررسي سندها، عمليات حسابداري به صورت چهار مرحلة زير انجام مي گيرد:
مرحلة ثبت: در اين مرحله كليه معاملات روزانه شركت با تنظيم سند حسابداري در دفتري به نام روزنامه به ترتيب وقوع آن (تاريخ) ثبت مي گردد.
مرحله طبقه بندي: در اين مرحله حسابهاي ثبت شده در دفتر روزنامه، بصورت طبقه بندي شده به دفتر ديگري موسوم به دفتر كل منتقل مي گردند. اين دفتر حاوي كليه حسابهاي طبقه بندي شده شركت است.
مرحله تلخيص: در اين مرحله تمامي حسابهاي طبقه بندي شده در دفتر كل به روش خاصي، خلاصه شده تا بتوان با استفاده از آن حداكثر اطلاعات مالي اين شركت را به منظور:
الف) تعيين سود يا زيان موسسه براي يك دوره
ب) نمايش وضع دارايي و بدهيهاي موسسه در يك تاريخ معين كه اصطلاحاً به آن ترازنامه مي گويند به دست آورد.
4) مرحله تفسير: در اين مرحله صورتهاي مالي تنظيم شده در مرحله سوم مورد تجزيه و تحليل قرار مي گيرند تا با استفاده از نتايج حاصله صاحبان شركت بتوانند تصميمات مقتضي در جهت بهبود وضع مالي، كاهش هزينه ها و كاربرد مديريت اتخاذ نمايند.
نمونه هايي از صورتهاي مالي شركت:
امين اموال:
امين اموال ماموري است كه از بين مستخدمين رسمي با پيشنهاد مدير كل اداره اجرايي و موافقت ذيحساب به اين سمت منصوب و مسئوليت حفظ وحراست و تحويل و تحول و تنظيم حساب اموال و كالاهاي ابوالجمعي خود را بر اساس دستورالعمل آيين نامه اموال وساير مقررات مربوط به عهده دارد.
وظايف امين اموال:
الف) مسئوليت نگهداري و بروز نمودن گردش فيزيكي حساب كليه اموال شركت (از محل منابع طرح جاري و يا اماني) بامشخصات كامل
ب) نظارت بر تحويل و تحول اموار در شركت
پ) تنظيم فرمهاي اموالي وارسال آن به مراجع مربوطه
ت) كنترل آماري اموال موجود در واحدها بطور دوره اي (حداقل يكبار در پايان هر سال)
ج) نظارت بر حفاظت يكي اموال و عنداللزوم تهيه گزارش هاي مورد نياز واحدها
چ) تحويل اموال جديد و توزيع آن بين واحدهاي شركت و ثبت و نگهداري آن در مدارك مناسب
ح) انتقال اطلاعات به واحدحسابداري اموال جهت ثبت در سيستم اموال
خ) امين اموال مكلف است براي هر يك از اموال غير هرمي تحت ابوالجمعي خود با رعايت ترتيب شماره، يك شماره پلاك اختصاص دهد و شماره مذكور را در مورد اموالي كه الصاق برچسب به آنهاميسر نباشد، ثبت مشخصات دارايي در سيستم كامپيوتري ابوالجمعي و دفاتر الزاميست.
دفتر اموال:
صورت ريز اموال تحت ابوالجمعي امين اموال در دفتري موسوم به دفتر ثبت مي گردد در اين دفتر هر يك از اقلام دارايي يك سطر از دفتر را به خود اختصاص مي دهد و تغييرات مربوط به آن اعم از جابه جايي تغيير استفاده كننده و... تا زمان فروش در آن سطر نوشته خواهد شد. اموال مزبور به ترتيب شماره پلاك در اين دفتر نوشته
مي شوند.
درآمد:
موضوع فعاليت شركت پست جمهوري اسلامي ايران كه همانا ارائه خدمات پستي فراگير در سطح كشور مي باشد بهره مندي از يك سيستم حسابداري بازرگاني و يا صنعتي را موجب گرديد تا بااستفاده از روشهاي مورد عمل در سيستم هاي مزبور بتوان عملكردشركت را براي يك دوره مالي محاسبه و گزارش نمود. از همين رو روش محاسبه، وصول جمع آوري كنترل ثبت و ضبط درآمدهاي شركت در قالب يك دستورالعمل اجرايي در مورخ 7/5/1380 به تصويب هيئت مديره شركت رسيد و از تاريخ 27/5/1380 جهت اجراي واحدبه تمامي ادارات پستي ابلاغ گرديد.
با توجه به اهميت نكات مطروحه از دستورالعمل مذكور، مختصراً به شرح پاره اي از آن مي پردازيم:
رعايت اصل روش تعهدي در شناسايي و ثبت و ضبط درآمدهاي شركت
تمركز حسابهاي مالي منجمله درآمدهاي شركت در ذيحسابي و اداره كل امور مالي
الزام به واريز وجوه درآمدهاي شركت به حساب خزانه بانك مركزي جمهوري اسلامي ايران (حساب 1190)
عدم امكان برداشت ازحسابهاي رابط در آمد
الزام به واريز پيش دريافتها به حساب درآمد شركت
لزوم كنترل نقدينه ها
مستندسازي حساب درآمد
طبقه بندي درآمدهاي شركت به تفكيك خدمات پستي و استفادهاز كدينگ واحد در سطح شبكه
بخش اول – درآمد نقدي
استخراج و محاسبه درآمدمكتسبه به صورت روزانه و بر اساس روشهاي پستي صادره تلخيص و ثبتآنها در دفتر درآمد روزانه توسط هر يك از واحدهاي قبول
ارسال فرمهاي خلاصه درآمد از سطح واحدهايقبول به مراكز شهرستانها و مراكز استانها به امور مالي واحدهاي اجرايي
لزوم كنترل روشهاي پستي تحويلي، مصرفي و درآمدهاي محقق شده و جمع آوري روشهاي مصرفي.
بخش دوم – درآمد نسيه:
1)نيازهاي جامعه و مشتريان كلان شركت به ارائه خدمات قراردادي موجب ايجاد درآمدهاي نسيه گرديده است.
2) با توجه به نحوه وصول خدمات ارائه شده به طرفهاي قرارداد، قراردادهابه دو روش تقسيم بندي شده اند.
1-2) قراردادهايي كه وصول مطالبات ناشي از خدمات ارائه شده به عهدة واحد اجرايي منعقد كننده قرارداد مي باشد.
2-2) قراردادهايي كه وصول مطالبات ناشي از خدمات ارائه شده به عهده واحد ديگري است.
3) استخراج و محاسبه درآمد مكتسبه بر اساس روشهاي پستي صادره، تلخيص و ثبت آنها در دفاتر درآمد روزانه و ساير دفاتر مربوط توسط هر يك از واحدهاي ارائه كننده اينگونه خدمات.
4) نگهداري حساب هر يك از طرف قراردادها در دفاتر جداگانه به تفكيك انواع خدمات
5) ارسال صورتحساب براي طرف قرارداد و وصول هزينه پستي متعلق به آن در مقاطع مشخص شده در قرارداد
6) ارسال اطلاعات و مستندات به ساير واحدهاي اجرايي كه متولي وصول درآمدهاي مربوط مي باشند.
7) واريز مطالبات وصول شده به حساب خزانه
بخش سوم – جمع آوري وجوه وتنظيم مدارك
تمامي واحدهاي قبول كه دسترسي به بانك ملي براي آنان فراهم است ملزم به واريز تمام درآمد مكتسبه به حساب رابط درآمدذيربط به صورت روزانه هستند.
واحدهاي قبولي كه دسترسي به بانك ندارند مي توانند با شرايط ذيل به صورت مقطعي نسبت به واريز درآمدهاي خود به حساب رابط اقدام نمايند.
1-2) درآمد روزانه كمتر از 50.000 ريال هفته اي يكبار
2-2) درآمدروزانه بيش از 50.000 ريال و كمتر از 100.000 ريال هفته اي دو بار
تغيير در نصابهاي تعيين شده با پيشنهاد معاونت فني مدير عامل و موافقت مدير عامل ميسر مي باشد.
تشخيص نصاب فوق در دفاتر قبول بعهده معاون پستي و مديريت پست استان / منطقه ذيربط مي باشد.
ميزان وجوه واريز شده به حساب رابط درآمدبا اطلاعات مندرج در دفاتر روزانه و فرمهاي خلاصه درآمد روزانه بايد منطبق باشد.
لزوم مغايرت گيري از حسابهاي رابطه درآمد و رفع مغايرتهاي احتمالي
تكميل فيشهاي سه برگي توسط مشترياني كه رأساً به بانك دارنده حساب رابط درآمد ومراجع مي نمايند.
ثبت حساب درآمدبر اساس فيشهاي واريزي ارائه شده از سوي دفاتر قبول
تطبيق و كنترل درآمدها بر اساس اعلاميه هاي صادره از سوي بانك دارنده حساب رابط وپيگيري مغايرتهاي احتمالي
بخش چهارم – پيش دريافتها
هر گونه وجهي كه قبل از ارائه خدمات پستي از مشتريان دريافت مي شود تحت عنوان پيش دريافتها شناسايي مي گردد.
وجوه مربوط به سرويسهاي كه بر اساس مجوز هاي صادره، امكان هزينه پستي دريافتي براي هر يك مقطع زماني محدود وجوددارد.
وجوهي كه بابت تخصيص اعتبار دستگاه نقش تمبر از سازمانها دريافت ميشود.
وجوهي كه از مشتريان تمبر يادگاري دريافت مي شود.
بخش پنجم – اوراق بهادار
اوراق بهادار رايج در سطح شبكه پستي عبارتنداز: تمبر جاري، تمبر يادگاري، آيروگرام و كوپن رئيس
باتوجه به ترافيك ونياز ماهيانه واحدهاي قبول، سهميه اوراق بهادار هر يك از آنان توسط مديريت ادارات ذيربط تعيين و به صورت تنخواه اوراق بهادار در اختيار مسئول واحد قبول قرار مي گيرد.
تنخواه اوراق بهادار همواره ثابت مي باشد و افزايش يا كاهش آن با پيشنهاد مخزندار اوراق بهادار ، تأييدعامل ذيحساب و موافقت مديريت پست استان / منطقه قابل تغيير است.
حساب تنخواه اوراق بهادار به تفكيك واحدهاي دارنده تنخواه نگهداري مي شود.
وجوه حاصل از فروش اوراق بهادار و يا اوراق بهادار الصاق شده بر روي مرسولات بايد به حساب رابط درآمد واريز گردد.
حساب اوراق بهادار در اختيار ادارات به نرخ مندرج بر روي آن نگهداري و ثبت و ضبط مي شود.
مخزنداران اوراق بهادار با تأييد عامل ذيحساب استان / منطقه نسبت به ترميم تنخواه اوراق بهادار واحدهاي قبول اقدام
مي نمايند.
مخزن داران اوراق بهادار موظفند گزارش ماهيانه حساب اوراق بهادار را به ذيحسابي و اداره كل امور مالي ارسال نمايند.
قيمت تمام شده خدمات و مرسولات پستي
عليرغم اينكه قيمت تمام شده در اصطلاح حسابداري، نوع خاصي از اين روش به نام حسابداري صنعتي را در ذهن تداعي مينمايد اما در حقيقت تفاوتهاي بسياري از شيوه هاي كه براي محاسبه و استخراج قيمت تمام شده خدمات پستي در نظر گرفته ايم با آنچه موسسات توليدي وصنعتي اجرا مي نمايند وجوددارد.
در حقيقت براي بدست آوردن قيمت تمام شده از تئوري ABC به معناي هزينه يابي بر اساس فعاليتهاي انجام گرفته (Activity Base costing) استفاده مي نمائيم . اين روش ما را قادر خواهد ساخت تا هزينه هاي انجام شده براي هر يك از فعاليتهايي كه در مجموع يك مرسوله پستي تعريف شده را به سرانجام مي رساند . محاسبه وتجمع نمايد و باتوجه به ترافيك، اوزان و مقاصد آن ، نرخ يك مرسوله را به طور ميانگين و براي يك دوره مالي مشخص نمائيم.
فرآيند ارائه يك خدمت پستي بسته به نوع خدمت در نظر گرفته شده از عمليات گوناگون تشكيل مي گردد. اين عمليات را اصطلاحاً عمليات اصلي مي ناميم. منظور از عمليات اصلي آن دسته از فعاليتهايي است كه از زمان دريافت يك مرسوله پستي تا زمان تحويل آن به گيرنده به روي آن انجام مي شود.
عمليات اصلي به 6 گروه تقسيم مي شوند:
1) قبول 4) حمل و نقل
2) جمع آوري 5) آماده سازي توزيع
3) آماده سازي ارسال 6) توزيع
از آنجا كه خدمات پستي طيف مختلفي از سرويسها را در بر مي‌گيرد. از اين رو انواع سرويسهاي پستي را در 5 طبقه تقسيم بندي نموده ايم.
1) عادي 4) ويژه
2)سفارشي 5) الكترونيك
3) پيشتاز
برخي از انواع خدمات به شرح زير مي باشد:
- پست خريد - پست جواب قبول
- پست تصويري - ثبت نام دانشگاهها
- پست مستقيم - توزيع اوراق مالياتي
- پست تركيبي - پرداخت حقوق مستمري بگيران
- پست الكترونيكي - خدمات خودرويي
- پيشتاز داخله - و....
آنچه را كه امور مالي شركت لازم است دراختيار داشته باشد تعيين و شناسايي هزينه هايي است كه به تفكيك عمليات اصلي – انواع سرويس و انواع خدمات طبقه بندي شده باشند.
از اين رو به منظور دستيابي به اين هدف كدينگ ويژه اي در نظر گرفته شده تا به كمك آن بتوانيم در زمان وقوع هر هزينه آن را شناسايي طبقه بندي در زمان وقوع هر هزينه آن را شناسايي طبقه بندي و در دفاتر مالي شركت ثبت و ضبط نمائيم. بدين ترتيب در پايان هر دوره مالي مي توانيم با استخراج مجموعه هزينه هاي صورت گرفته و استفاده از ساير اطلاعات آماري مورد نياز ، قيمت تمام شده هر يك از خدمات را محاسبه نمائيم.
براي تعيين قيمت تمام شده خدمات پستي دانستن اطلاعات فوق كافي نيست چرا كه مراكز هزينه هاي ديگري نيز وجود دارند كه در قيمت تمام شده خدمات موثرند. اين مراكز عبارتند از:
مركز پشتيباني واحدهاي اجرايي
مركز پشتيباني واحدهاي ستادي
اين دو مركز هزينه واحدهايي را در بر مي گيرند كه بطور غيرمستقيم در ارائه خدمات پستي دخالت دارند. مانند هزينه حقوق مديران اجرايي – هزينه حقوق مسئول حراست يا هزينه هاي آموزش مسئولين واحدهاي قبول – هزينه پشتيباني سخت افزارها و نرم افزارهاي مورد استفاده و...
البته هزينه هاي ديگري نيز وجود دارند كه هيچگونه تأثيري در قيمت تمام شده خدمات پستي ندارند و صرفاً به عنوان هزينه هاي عمومي و اداري در صورتهاي مالي شركت نقش مي بندند مانند هزينه هاي مربوط به حوزه معاونت مالي و دارايي يا هزينه هاي مربوط به حوزه دفتر مديرعامل.
بدين ترتيب براي هر مركز هزينه يك كد 4 رقمي در نظر گرفته شده است كه به ترتيب اولين رقم سمت چپ نشاندهنده عمليات اصلي، دومين رقم مبين نوع سرويس و دو رقم آخر تعيين كننده نوع خدمت مي باشد.
مركز هزينه
XX XX
نوع خدمت نوع سرويس عمليات اصلي
براي مثال هزينه حقوق متصدي قبول خدمات خودرويي در مركز هزينه 1322 ثبت مي شود.
1322
خدمات خودرويي پيشتاز قبول
حقوق و فوق العاده شغل در سيستم نظام هماهنگ پرداخت:
الف) حقوق مبنا: عدد مبناي گروه فردي طبق جدول حقوقي بر اساس ضريب 320 ريال.
ب) افزايش سنواتي
سالانه: بر اساس ضرايب اعلام شده مبتني بر ارزشيابي سالانه 3، 4 و 5 درصد حقوق بعلاوه افزايش سنواتي آخرين حكم كارگزيني در سال قبل افزوده شده و در افزايش سنواتي اعمال مي گردد.
* مستخدميني كه بيش از 30 سال خدمت دولتي دارند از افزايش سنواتي مضاعف برخوردار مي گردند.
فوق العاده ها :
1) فوق العاده شغل: بر اساس شغل مورد تصدي از تاريخ 1/9/79 از حداقل 75% تا حداكثر 170% گروه شغلي شاغلين پستهاي سازماني مديريت و سرپرستي از افزايش فوق العاده شغل به شرح زير برخوردار مي باشند:
مدير كل 20% حقوق مبناء گروه شغلي
معاون مدير كل 15% حقوق مبناء‌گروه شغلي
رئيس اداره و همطراز 10% حقوق مبناء گروه شغلي
كارشناس مسئول و مسئول و همطراز 5% حقوق مبناء گروه شغلي
2) فوق العاده جذب
در اجراي ماده 6 قانون نظام هماهنگ پرداخت كاركنان دولت و بمنظور جذب و نگهداري نيروهاي متخصص حق جذب براي مشاغل مختلف به شرح زير ميباشد.