دانلود گزارش کارآموزی حسابداری شهرداری

اصول حسابداری

حسابداری به عنوان یک نظام پردازش اطلاعات ، داده های خام مالی را دریافت نموده آنها را به نظم در می آورد .

محصول نهایی نظام حسابداری گزارش ها و صورت های مالی است که مبنای تصمیم گیری اشخاص ذی نفع ( مدیران ، سرمایه گذاران ، دولت ها و . . . ) قرار می گیرد .

ماهیت

یک حسابدار متخصص ، در آینده می تواند مدیر مالی یک سازمان یا شرکت گردد یعنی می تواند به مدیریت یک شرکت ایده بدهد که منابع موجودش را در چه راههایی سرمایه گذاری نماید تا استفاده بهینه کند و یا اگر شرکت به منابع مالی جدید نیاز داشت یک مدیر مالی براساس دانش آکادمیک خود می تواند بگوید که از چه طریقی باید تأمین مالی کرد و مجموع این فعالیت ها خارج از توانایی یک حسابدار تجربی است .

حسابداری یک سیستم اطلاعاتی است که با فراهم کردن اطلاعات لازم کمک می کند تا سرمایه گزارها ، اعتبار دهندگان ، مدیران و دولت نسبت به مسائل اقتصادی بهتر بتوانند تصمیم بگیرند . برای مثال اگر شخصی بخواهد در یک شرکتی سرمایه گذاری کند تمایل دارد که وضعیت مالی آن شرکت و یا نتایج عملیات آن شرکت را طی سالهای قبل بداند . موضوعاتی که به صورت گزارش های مالی توسط حسابداران تهیه می شود .

حسابداری به منظور جوابگویی به نیازهای انسان به وجود آمده است به همین دلیل با گذشت زمان و به موازات گسترش فعالیت های اقتصادی و افزایش پیچیدگی آن ، هدف ها و روش های حسابداری برای جوابگویی به نیازهای اطلاعاتی ، توسعه یافته است چرا که اشخاص ، شرکت ها و دولت برای تصمیم گیری در مورد توزیع مناسب منابع مالی نیاز به اطلاعاتی قابل اتکا دارند که این اطلاعات را به یاری حسابداری می توان بدست

آورد .

از سوی دیگر انجام سرمایه گذاری یکی از مواد ضروری و اساسی در فرآیند رشد و توسعه اقتصادی کشور است و سرمایه گزاران نیز از بعد عرضه سرمایه ، تا حد امکان سعی دارند منابع مالی خود را به سویی سوق دهند که کمترین ریسک و بیشترین بازده را داشته باشد یعنی به دنبال برآورد ریسک سرمایه گذاری ها خواهند بود این در حالی است که یکی از مبانی اساسی برای محاسبه ریسک بازار شرکت ها ، استفاده از اطلاعات تولید شده توسط سیستم حسابداری است .

رشته حسابداری از جمله رشته هایی است که از داوطلبان هر سه گروه آزمایشی ریاضی و فنی ، علوم تجربی و علوم انسانی دانشجو می پذیرد .

آینده شغلی ، بازار کار ، در آمد

به نظر می رسد فارغ التحصیلان دوره های تحصیلات تکمیلی این رشته آمادگی و پختگی بیشتری برای حضور در بازار کار دارند .

نتیجه یکی از تحقیقات دانشگاه « کلمبیا » مبنی بر این بود که از دهه 70  به بعد همه شرکت های فوق ، شرکت هایی بوده اند که مدیر آنها تحصیلات مالی داشته است چون از این دهه به بعد اطلاعات نقش مهمی پیدا کرده است و مهمترین اطلاعات نیز ، اطلاعات مالی است که تأثیر بسیاری در تصمیم گیری روسای شرکت ها دارد .

فرصت های شغلی یک حسابدار بسیار گسترده است و از پایین ترین سطح تا بالاترین سطح را در بر می گیرد و با وجود اینکه در دانشگاههای مختلف کشور اعم از دولتی ، غیر انتفاعی و آزاد ، دانشجویان بسیاری در رشته حسابداری تدریس می کنند اما تعداد فارغ التحصیلان بیکار این رشته از بیشتر رشته ها کمتر است چون از یک مؤسسه کوچک گرفته تا بزرگترین کارخانه های کشور حداقل برای تهیه اظهار نامه مالیاتی به حسابدار نیازمند هستند .

همچنین دانش حسابداری در بخش مالیات کاربرد وسیعی دارد چون محاسبه سود به یاری حسابداری امکان پذیر است و تعیین مقدار سود نیز مبنای محاسبه مالیات شرکتها اعم از دولتی و خصوصی می باشد .

فارغ التحصیلان این رشته پس از اتمام تحصیل می توانند در سطوح مختلف و شاخه های متفاوت عهده دار انجام امور مالی گردند که شرح آن چنین است :

الف . حسابداری

فارغ التحصیلان می توانند در کلیه مؤسسات و واحدهای تجاری اعم از دولتی یا خصوصی به عنوان حسابدار در شاخه های زیر مشغول کار شدند :

حسابداری مالی :       در کلیه شرکت ها و مؤسسات تجاری و غیر انتفاعی .

حسابداری صنعتی :    در کلیه واحدهای صنعتی و شرکتهای تولیدی .

حسابداری دولتی :    در کلیه سازمان ها و ادارات دولتی به عنوان حسابدار یا عامل ذی حساب .

حسابداری مالیاتی :    در ادارات دارایی .

حسابداری بیمه :         در موسسات بیمه .

حسابداری بانک ها :   در شعبه ها و سرپرستی بانکها .

حسابداران پس از مدتی اشتغال به کار حسابداری می توانند در سمت مدیریت مالی واحدهای تجاری ، ایفای نقش نمایند .

ب .  حسابرسی

فارغ التحصیلان رشته حسابداری قادرند با توجه به شاخه های حسابداری در بند الف در حرفه حسابرسی شاغل شوند . شاغلان حرفه حسابرسی در یک تقسیم بندی کلی به دو گروه اصلی تفکیک می شوند :

حسابرسان داخلی : 

این گروه از حسابرسان ، کارمند واحد مورد رسیدگی هستند در واقع رابط میان هیأت مدیره و شرکت بوده و گزارش رسیدگی خود را به طور هفتگی ، ماهانه یا سالانه به مدیر عامل و هیأت مدیره ارائه می دهند . این گروه از حسابرسان عملیات داخل واحد تجاری را رسیدگی می کنند .

حسابرسان مستقل :

این گروه از حسابرسان ، افرادی هستند که در مؤسسات حسابرسی مشغول کار هستند و براساس قرار دادن میان شرکتها یا سازمانها با این مؤسسات ، عملیات حسابداری مالی

واحد تجاری را براساس اصول و موازین حسابداری مورد رسیدگی قرار می دهند و گزارش خود را به مجمع عمومی صاحبان سهام ارائه می کنند در واقع حسابرسان مستقل رابط میان صاحبان شرکت و هیأت مدیره شرکت می باشند .

در حال حاضر در ایران ، سازمان حسابرسی به عنوان یک سازمان دولتی ، بزرگترین مؤسسه حسابرسی است و در کنار آن سایر مؤسسات حسابرسی دولتی و خصوصی مشغول فعالیت می باشند .

توانایی های مورد نیاز و قابل توصیه

داشتن شم ریاضی در رشته حسابداری از اهمیت بسیاری برخوردار است به همین دلیل دانش آموزان رشته ریاضی در این رشته موفقتر هستند البته این بدان معنا نیست که دانش آموزان رشته علوم انسانی قادر به ادامه تحصیل در رشته حسابداری نیستند ، بلکه باید تلاش کنند تا از دانش ریاضی خوب و یا حداقل متوسطی برخوردار باشند .

همچنین یک حسابدار باید بتواند به خوبی گزارش کارهای خود را ارائه دهد . بنابراین باید در ادبیات فارسی مسلط بوده و نگارش خوبی داشته باشد این ویژگی بخصوص در سطوح بالاتر این رشته یعنی حسابرسی و مدیریت مالی اهمیت بسیاری دارد .

در آزمون هر سه گروه آزمایشی درس ریاضی به عنوان مهمترین درس این رشته ضریب 4  دارد .

دانشجوی حسابداری باید صادق و راز دار باشد چون در آینده تمام اسناد و مدارک یک سازمان را در اختیار دارد و اگر فرد راز دار و در کل با اخلاقی نباشد لطمات زیادی به آن شرکت و در نهایت به جامعه وارد می آورد . این مساله بخصوص در حسابرسی اهمیت بیشتری دارد زیرا اگر یک حسابرس که وظیفه بررسی گزارشات مالی یک سازمان و تأیید صحت و سقم آن را بر عهده دارد درستکار نبوده و یا شهامت ابزار مشکلات را نداشته باشد می تواند به نابسامانی های اداری و مالی یک جامعه دامنه بزند .

و بالاخره یک حسابدار برای موفقیت در این دنیای پر از رقابت و تغییر و تحول باید خلاق مبتکر ، صبور و منضبط باشد . علاقه به امور مالی و تجزیه و تحلیل های آن عامل موفقیت دانشجوی حسابداری است . 

وضعیت ادامه تحصیل در مقاطع بالاتر

تا مقطع دکترا امکان ادامه تحصیل وجود دارد .

نظر یک فارغ التحصیل مشغول به کار در این رشته : 

دانشجوی این رشته باید تحمل ساعتها کار در پشت یک میز و صندلی و سر و کار داشتن با اعداد و ارقام را داشته باشد . همچنین باید دقیق و منظم باشد تا در جمع بندی اعداد و ارقام دچار مشکل نگردد .

وضعیت نیاز کشور به این رشته در حال حاضر

آموزش حسابداران و شرکت مؤثر در فراهم آوری اطلاعات مالی دقیق و قابل اعتماد و تجزیه و تحلیل این اطلاعات برای توسعه پایدار در کشور در حال توسعه ای مانند ایران اهمیت فراوانی دارد چرا که وجود اطلاعات دقیق ، اعتماد بر انگیز به موقع و مربوط به فعالیت اقتصادی نه تنها لازم ، بلکه حیاتی است . علاوه بر این اطلاعات مالی حاصل از فعالیت اقتصادی که به وسیله نظام های حسابداری گزارش می شود می تواند از انحراف مسیر پیش بینی شده ، اتلاف منابع اقتصادی و اخلال در برنامه های توسعه اقتصادی جلوگیری کند .

دکتر ثقفی نیز در این باره می گوید :  « چون این رشته فقط به کلاس و معلم نیاز دارد متأسفانه در سالهای اخیر بسیاری از شهرهای دور افتاده که حتی یک حسابدار مجرب و متخصص ندارد ، رشته حسابداری را با استفاده از اساتید کم تجربه دایر کرده است و در نتیجه فارغ التحصیلان دانشگاههای فوق حسابدارنی نا کارآمد هستند که نمی توانند جذب بازار کار شوند. البته آنچه گفته شد شامل حال فارغ التحصیلان توانمند این رشته نمی شود چون هر فرد سرمایه گذار و هر مؤسسه اعتباری برای سرمایه گذاری یا اعتبار دادن به حسابدار نیاز دارد .

نکات تکمیلی

چند سال پیش وقتی آقای . ت ریاست یکی از کارخانه های ایران را بر عهده گرفت با اخم های درهم و چهره های عبوس کارگرانی روبرو شد که 6  ماه بود حقوق نگرفته بودند و امید چندانی نیز به رئیس جدید نداشتند اما رئیس جدید که فارغ التحصیل رشته

حسابداری بود با مدیریت قوی و درست خویش نه تنها کارخانه مورد نظر را از ورشکستگی نجات داد ، بلکه امروزه این کارخانه یکی از مهمترین کارخانه های کشور است که محصولات آن به خارج کشور صادر می گردد و در حال حاضر نیز نحوه کار رئیس یاد شده به عنوان یک شیوه نوین در دانشگاهها تدریس می شود .

مقررات مالی

ماده 57  :  ابتدای سال مالی شرکت اول فروردین ماه و انتهای آن آخر اسفند ماه همان سال خواهد بود به استثنای سال اول تاسیس که از تاریخ تشکیل تا پایان اسفند ماه است .

ماده 58  :   هیئت مدیره موظف است نسخه ای از گزارش ها و صورت های مالی پایان دوره از قبیل تراز نامه و حسابهای عملکرد سود و زیان و پیشنهاد نحوه تقسیم سود خالص و بودجه پیشنهادی را پس از آماده کردن حداکثر تا یک ماه قبل از تشکیل اولین جلسه مجمع عمومی برای رسیدگی به بازرس /  بازرسان تسلیم نموده و علاوه بر آن هر سه ماه یک بار تراز آزمایشی حسابهای شرکت را همراه تجزیه و تحلیل فعالیت سه ماه شرکت تهیه و در اختیار بازرس /  بازرسان قرار دهد و نسخه ای از آنها را نیز به وزارت تعاون ارسال دارد .

ماده 59  :   وزارت تعاون می تواند در صورت تقاضا و شکایت اعضاء و یا مشاهده نقص یا تخلف در امور تعاونی به منظور نظارت بر حسن اجرای قوانین و مقررات بخش تعاونی در حدود امکانات از تعاونی ها ، حسابرسی فعلیه ، هزینه های حسابرسی بر عهده شرکت خواهد بود .

مدیران شرکت موظف است با حسابرس یا حسابرسان منتخب کمال مساعدت را بنماید و کلیه اسناد و مدارک مورد نیاز را در اختیار حسابرس قرار دهند .

ماده 60  :   در تهیه و تنظیم اسناد حسابداری ، دفاتر قانونی ، صورتهای مالی نهایی ، رعایت اصول و موازین حسابداری و روشهای متداول و قابل قبول در حسابداری و همچنین رعایت قوانین و مقررات جاری الزامی است .

ماده 61  :   هدایا و کمک های بلاعوض در صورتی که از طرف اعطا کننده برای مصرف خاصی تعیین نشده باشد بصورت زیر در حسابها منظور خواهد شد .

I  .  اگر  نقدی باشد به حساب سود و زیان ( جاری و یا به حساب اندوخته احتیاطی سرمایه ای ) .

II   .  اگر غیر نقدی باشد به حساب دارایی ، در قبال کمک های بلاعوض یا اندوخته احتیاطی منظور خواهد شد که در هر صورت محاسبه استهلاک آن به عهده گیرنده هدایا می باشد .

ماده 62  :  افتتاح هر نوع حساب نزد بانکها ، صندوق تعاون و سایر مؤسسات اعتباری پس از تصویب هیئت مدیره با امضاهای مجاز معرفی شده از طرف هیئت مدیره امکان پذیر خواهد بود .

ماده 63  :   سود خالص شرکت در هر سال مالی عبارت است از درآمدهای دوره مالی منهای هزینه های دوره مالی از سود خالص تعاونی ها در صورتی که مشمول مالیات باشند مالیات مربوط محاسبه و کسر و در آمد خالص پس از کسر مالیات حاصل می گردد .

ماده 64  :  سود خالص شرکت در هر سال مالی به ترتیب زیر تقسیم می شود :

1 .  از حداقل پنج درصد به بالا با تصویب مجمع عمومی به عنوان ذخیره شرکت به حساب ذخیره قانونی منظور می شود .

تبصره 1  :   ذخیره قانونی تا زمانی که مبلغ کل ذخیره حاصل از درآمدهای مذکور به میزان یک چهارم معدل سرمایه سه سال اخیر شرکت نرسیده باشد الزامی است .

تبصره 2  :   شرکت می تواند تا حداکثر یک دوم ذخیره قانونی را جهت افزایش سرمایه خود به کار ببرد .

2 .  حداکثر پنج درصد از سود خالص به عنوان اندوخته احتیاطی به پیشنهاد هئیت مدیره و تصویب مجمع عمومی به حساب مربوط منظور می گردد و نحوه مصرف آن با تصویب مجمع عمومی است .

3 .  چهار درصد از سود خالص به عنوان حق تعاون و آموزش به صندوق تعاون واریز می گردد . . .

4 . درصدی از سود جهت پاداش به اعضاء ، کارکنان ، مدیران و بازرسان به پیشنهاد هیئت مدیره و تصویب مجمع عمومی تخصیص داده می شود .

5 . پس از کسر وجوه فوق باقیمانده سود خالص بین اعضا به تناسب آن تقسیم می گردد .

تبصره 3  :   هئیت مدیره می تواند از حل بند 2  ( ذخیره احتیاطی ) درصدی از سود شرکت را برای انجام امور خیریه و علم المنفعه تخصیص دهد .

تبصره 4  :   تقسیم باقیمانده سود خالص مذکور در بند 5  تا جبران زیان انباشته شرکت امکان پذیر نیست .

نگاهی اجمالی بر سری تحول استانداردهای حسابداری

هر حرفه جهت ایجاد هماهنگی و یکنواختی باید دارای اصول و مقرراتی بوده و نظارت بر رعایت این اصول و مقررات به عهده ی یک نهاد ذیصلاح قانونی باشد .

حسابداری نیز از این قاعده مستثنی نمی باشد در طی سال های 1970  و 1980  اصول پذیرفته شده حسابداری تحت تأثیر هیأت تدوین استانداردهای حسابداری مالی (FASB) و هیأت اصول حسابداری ( APB ) بود .

از سال 1962  تا 1973  هیأت تدوین اصول حسابداری بیانیه های صادر نمود که برخی از آنها هنوز جزء اصول پذیرفته شده حسابداری می باشد . در سال 1973  هیأت تدوین استانداردهای حسابداری مالی تشکیل گردید و کار هیأت اصول حسابداری را دنبال نمود. هیأت استانداردهای حسابداری مالی ، سازمانی است مستقل که بدون وابستگی به دولت عمل می کند . اظهارات ( نقطه نظرات ) هیأت تدوین استانداردهای حسابدار مالی بیانیه استانداردهای حسابداری مالی نامیده می شود .

به موجب قوانین کنگره ای ایالات متحده آمریکا کمیسیون بورس و اوراق بهادار (SEC) تشکیل گردید و یکی از وظایف آن تدوین قوانین حسابداری بود . بنابراین کمیسیون بورس و اوراق بهادار از سالهای پیش به نوعی در تحمل نظرات خود در جهت حفظ منافع سرمایه گزاران در شرکتهای سهامی عام ، در سیاست های تدوین اصول و استانداردهای حرفه حسابداری نفوذ داشت .

به موجب قوانين كنگره اي ايالات متحده آمريكا كميسيون بورس و اوراق بهادار (SEC) تشكيل گرديد و يكي از وظايف آن تدوين قوانين حسابداري بود . بنابراين كميسيون بورس و اوراق بهادار از سالهاي پيش به نوعي در تحمل نظرات خود در جهت حفظ منافع سرمايه گزاران در شركتهاي سهامي عام ، در سياست هاي تدوين اصول و استانداردهاي حرفه حسابداري نفوذ داشت .

تدوين استانداردهاي حسابداري براي هيأت تدوين استانداردهاي حسابداري مالي ، كميسيون بورس و اوراق بهادار و گاهي براي كنگره اي ايالات متحده فرآيندي پيچيده به شمار مي رود .

نوشته شده توسط Omid Adelante در ساعت / 1 : 35 PM لينك / 5 نظر Tue

.

امور بانك ها

كه به كنترل كليه بانك ها مي پردازد به اين طريق كه كليه ي واريزها توسط مشتريان و كليه ي درآمدهاي ثبت شده كنترل و ماهانه مغايرت گيري مي شود فيشهاي پرداختي توسط مردم با يك بردار از بانك به اداره مي آيد و فيش ها با بردار مطابقت داده مي شوند. كليه ي حساب ها به شماره حساب مركزي 16 و 31 واريز شده و ثبت مي شوند و مغايرت گيري مي شوند.

ثبت وقتي قبضي صادر ميشود: حساب دريافتني...

درآمد...

ثبت زمان دريافت وجه: بانك...

حساب دريافتني...

تنخواه گردان

كه طبق استاندارد حسابداري بيمه تامين اجتماعي از روش تنخواه گردان ثابت يعني ابتداي هر دوره مالي مبلغي را نزد تنخواه گردان قرار مي دهند تا كليه هزينه هاي جاري را از آن محل پرداخت كنند و با توجه به اسناد و مدارك هزينه شده مجددا همان مبلغ هزينه شده را دريافت مي نمايند و ثبت حسابداري آن به شكل انجام مي شود.

ثبت افتتاح حساب تنخواه در ابتداي دوره: تنخواه گردان...

بانك...

ثبت پرداخت هزينه جاري از محل تنخواه و شارژ تنخواه از محل بانك:

هزينه هاي جاري...

تنخواه گردان...

تنخواه گردان...

بانك...

نگهداري و حفاظت اموال

كه كليه اموال و مستغلات طبقه بندي و كنترل مي گردد به اين شكل كه اثاثه و ملزومات طلاكوبي مي شوند. وسائط نقليه به جز پلاك خودرو جهت انبار پلاك كوبي مي شوند و همچنين ساختمان ها پلاك كوبي مي شوند كه بتوان طبقه بندي مناسب داشته باشيم تا بتوان در پايان سال به نحوي درست طبقه بندي شود و سند حسابداري آن ها صادر شود.

هزينه استهلاك دارايي ثابت...

استهلاك انباشته دارايي ثابت...

هر دارايي از محل طبقه بندي خود مستهلك مي شود و كاري به دارايي ديگر ندارد.

صدور سند حسابداري

كليه ي اسناد حسابداري بيمه تامين اجتماعي از طريق سيستم حسابداري كامپيوتري با برنامه نرم افزاري مخصوص اين اداره انجام مي شود كه به صورت كوينگ تعريف شده اعمال مي شود به اين صورت كه كد حساب جداگانه، معين جداگانه و تفضيلي مجزا مي باشد و از طريق كدينگ حساب ثبت مي شود. توضيح اين كه به حساب هاي پنج گانه به اين شكل كه دارايي ها 100 بدهي ها 200 هزينه ها 300 درآمدها 400 و سرمايي ها 500 استفاده مي شود.

مبحث بايگاني اسناد

كليه ي مدارك مربوط به يك سند به صورت مرتب و منظم پيوست سند حسابداري مي شود و به ترتيب شماره اسناد نگه داري مي شود كه بايد هر سند داراي آدرس و مشخصه كافي باشد كه هنگام دسترسي به آن دچار مشكل نشويم.

مبناي تهيه صورتهاي مالي

براساس قانون تشكيل شركتهاي بيمه تامين اجتماعي و دستورالعمل تجديد ارزيابي وزارت نيرو يكبار به تاريخ(29/12/71) كليه داراييهاي تجديد ارزيابي شده و مبناي صورتهاي مالي از تاريخ 29/12/71 بهار تمام شده تاريخي مي باشد.

در موارد مقتضي از ارزشهاي جاري نيز استفاده شده است.

خلاصه اهم رويه هاي حسابداري

براي دارائيهاي ثابت مشهودي كه در خلال ماه تحصيلي و مورد بهره برداري قرار مي گيرند استهلاك از اول ماه بعد محاسبه و در حسابها منظور مي گردد.

استهلاك آن دسته از دارائيها كه به بهره برداري رسيده و بهره برداري از آن متوقف شده معادل 30% نرخ استهلاك جدول بالا منعكس و دارائي مذكور در ساير دارائيها و طبقه بندي و استهلاك از قيمت تمام شده دارائي كسر مي شود آن دسته از دارائيهايي كه خريداري يا ايجاد گرديده و در انبار نگهداري يا استفاده نگرديده اند مشمول استهلاك نمي باشند.

هزينه هاي تامين منابع سرمايه اي در طول دوره ساخت(يا قرارداد مشاركت مدني) به حساب دارائيها منظور شده و هزينه سود تضمين شده تسهيلات پس از آغاز بهره برداري(يا عقد قرارداد) به حساب هزينه منظور مي گردد.

دبيرخانه

دبيرخانه قلب يك سازمان مي باشد. ماشين نويسي، دفترداري، بايگاني و در اصل كارهاي مربوط به امور اداري از جمله كارهاي دبيرخانه مي باشد.

بايگاني

بايگاني داراي مفاهيم و معاني دوگانه اي به شرح زير است:

بايگاني به مفهوم فن، طبقه بندي، تنظيم و نگهداري و حفاظت اسناد و مدارك برطبق روشي معين به نحوي كه در اسرع وقت و با كمال سهولت و با صرف حداقل هزينه نيروي انساني و وقت بتوان به آن اسناد دست يافت.

بايگاني به معناي محل نگهداري اسناد برطبق ضوابط معين و علمي.

بايگاني نامه هاي اداري به دو دسته تقسيم مي شود:

1- نامه هاي عادي 2- نامه هاي محرمانه

نامه هاي عادي در دفتر انديكاتور عادي ثبت مي شود و داراي مهر مخصوص به خود مي باشد.

نامه هاي محرمانه در دفتر جداگانه و با مهر محرمانه به ثبت مي رسد.

از نظر بايگاني بصورت موضوعي مي باشد كه هر نامه از ابتدا تا انتهاي كار در يك زونكن مخصوص به خود جمع آوري مي شود. جمع آوري مرخصي ها و گزارش آن 15 روز به 15 روز به مديريت مالي ارجاع مي شود و در كارت مرخصي هاي هر فرد زده مي شود. از جمله مسئوليتهاي دبيرخانه جمع آوري آمار و اطلاعات ماهانه كاركنان و همچنين حضور و غياب كاركنان مي باشد.

براي مرخصي ابتدا برگ مرخصي توسط متقاضي پر مي شود و مدت آن و شروع و خاتمه آن در برگه مرخصي مشخص مي شود و متقاضي بايد ابتدا جايگزين خود را در برگه مشخص نمايد و جهت امضاء از مسئول قسمت و مدير اداره مراجعه مي كند و در دفتر مرخصي ها به ثبت مي رساند.

برگه ماموريتها، تايپ نامه ها، امضاي مدير، ثبت در دفتر انديكاتور و ارسال آن به مقصد مورد نظر، ارجاع نامه به مسئول و پاراف آن و پيگيري نامه ها و ارسال آن به مقصد به عهده ي دبيرخانه مي باشد.

كليه نامه هايي كه در بايگاني نگهداري مي شوند طي 15 سال حق از بين برد آنها را نداريم و بعد از 15 سال زير نظر مسئولان شركت مي توان آنها را از بين برد.

وظايف و تعريف دبيرخانه

دبيرخانه واحد سازماني مشخصي است كه اداره ي امور دفتري سازمان را براساس روشهاي تدوين شده و معين عهده گرديده و گردش مكاتبات و مراسلات اداري را انجام مي دهد و مراقبت و نظارت بر حسن جريان گردي نامه هاي وارده و صادره را در داخل و خارج سازمان تقبل مي نمايد. در حقيقت وظيفه مهم دبيرخانه عبارتست از نظارت بر عمليات دريافت، ثبت، توزيع نامه هاي وارده و صادره در هر سازمان و يا خلاصه اينكه مي توان وظايف دبيرخانه را به صورت زير بيان كرد.

وصول اطلاعات رسيده(نامه هاي وارده)- كنترل و تفكيك نامه هاي وارده- طبقه بندي نامه هاي وارده- تشخيص نامه هاي وارده و صادره- ثبت نامه هاي وارده و صادره- ارجاع نامه هاي وارده- پيگيري نامه هاي اداري- پاسخگويي نامه اداري- حفظ و نگهداري اسناد و مدارك سازمان- گردش مكاتبات سازمان- وجود آمار و ارقام مكاتبات سازماني.

دفاتر دبيرخانه

جهت انجام اداره ي امور دفتري و گردش مكاتبات در سازمانها استفاده از دفترخايي كه مجله شده و فرمهاي دبيرخانه هستند اجتناب ناپذير است. بنابراين سازمانهاي دولتي در ايران تا قبل از سال 1345 از دفاتر(فرمهاي) غيراستاندارد كه برحسب سليقه شخصي و يا بطور سنتي در سازمانهاي اداري وجود داشته است استفاده مي نموده اند.

دفتر اندكس بايگاني

اين دفتر يكي از مهمترين دفاتر بايگاني محسوب مي شود. در اين دفتر چند ستون پيش بيني شده اند كه ستون اول اختصاص به شماره ي انديكاتور و ستون مقابل آن مخصوص ثبت شماره پرونده همان نامه است.

دفتر انديكاتور

دفتري است كه كليه مشخصات نامه هاي وارده و صادره سازمانها در ارتباط با نيازهاي گردش مكاتبات سازمان و به منظور امكام مراجعه بعدي به سوابق و مكاتبات سازمانها و يا واحدهاي سازمانها با يكديگر در آن ثبت و به علت است كه به آن دفتر ثبت يا دفتر ثبت نامه هاي وارده و صادره نيز گفته مي شود.

كليه نامه هاي وارده و صادره سازمانها كه مربوط به عملكرد يك ساله سازمان مي باشند مي بايستي در دفتر انديكاتوي همان سال ثبت شوند.

زيرا از دفتر انديكاتور براي ثبت نامه هاي وارده و صادره سالهاي بعد نمي توان استفاده نمود. علت اين مسئله يكي موضوع امحاء اسناد و مدارك سازمانها است كه از طرف سازمان اسناد ملي ايران مصوبه شوراي اين سازمان تعيين گرديده و مدت زمان نگهداري دفتر انديكاتور را 15 سال تعيين نموده است.

علت ديگر شماره هاي رديف و مسلسل دفتر انديكاتور مي باشد و چون به اين ترتيب كه هر شماره دفتر جهت سنديت يك نامه صادره و يا نامه وارده مي بايستي اختصاص يابد به همين جهت امكان به كارگيري يك دفتر انديكاتور استفاده شده براي يك سال تعيين شده است.

دفتر انديكاتور داراي دو بخش مي باشد:

1. شرح نامه هاي رسيده 2. شرح نامه هاي فرستاده شده

در قسمت نامه هاي رسيده نامه ها با عنوان و خلاصه اي از متن نامه در آن قسمت ثبت مي شوند با ذكر تاريخ و شماره نامه در بخش دوم نامه هاي ارسالي است كه با عنوان و خلاصه اي از نامه و تاريخ نامه.

جوابگويي به تلفنها- ثبت شماره كنتور ارباب رجوع در دفتر مخصوص ثبت مي شود. دفتر اتفاقات شامل شكستگي ها و تركيدگي لوله ها در سطح شهر همراه با تاريخ و ساعت تماس و ثبت در فرم اتفاقات و ارجاع به مسئول اتفاقات جهت رفع مشكل.

اداره ي امور بايگاني

اداره ي امور بايگاني هر سازمان با استفاده از سه روش صورت مي گيرد:

1. نظام متمركز 2. نظام غير متمركز 3. نظام پراكنده

لازم به ذكر است كه بايگاني شركت توزيع برق براساس بايگاني پراكنده عمل مي كند در اين شيوه هر يك از اقدام كنندگان موظف به حفظ و نگاهداري اسناد و مدارك و سوابق اداري خود مي باشند كه اين شيوه مورد توجه و توصيه سازمانهاي اداري نيست لذا پيشنهاد مي گردد با برنامه ريزي صحيح و تهيه امكانات از قبيل جاي وسيع و مناسب و وسايل ديگر.

فصل سوم:

نتيجه گيري و پيشنهادات

اين دوره براي من تجربيات فراواني در بر داشت. اميدوارم براي تمامي كساني كه در اين رشته تحصيل مي كنند اين موقعيت پيش آيد تا بتوانند از اين طريق كسب تجربه نمايند.

اين تجربه اي بود براي اينكه اگر در آينده در يكي از ادارات مشغول به كار شدم بتوانم بهتر از عهده كارهايم برآيم.

دانشگاه آزاد اسلامي واحد خمين

موضوع:

گزارش كارآموزي

استاد راهنما:

تهيه و تنظيم:

بهار 1388