توضیحات
این واحد ضمن تهیه کلیه مدارک مورد نیاز مؤسسه رده‌بندی و اخذ تاییدیه آن که سبب گردیده است فعالیت های طراحی در سطح استانداردهای جهانی قرار گیرد، وظیفه تهیه مشخصات فنی تجهیزات اصلی جهت خرید را نیز برعهده دارد. بررسی فنی پیشنهادهای سازندگان تجهیزات و نیز تایید کلیه مراحل خرید هم برعهده این واحد می باشد. بخشی از مدارک تهیه شده در این واحد نیز علاوه بر مستندات رده بندی، مدارک مورد نیاز واحد طراحی جزئیات می باشد و ارائه پشتیبانی فنی و مشاوره مهندسی به این واحدها نیز در زمره فعالیت های دفتر طراحی قرار دارد. اخذ تایید کارفرما برای تهیه نقشه های طراحی قبل از ارسال مدارک به کارخانه نیز از جمله فعالیت های شاخص دفتر طراحی می باشد.
اروند جهت کنترل مؤثر گردش مواد و تجهیزات در کارخانه از نرم افزار پیشرفته مارس استفاده می کند که از طراحی تا خرید، نگهداری و نصب، همگی را ردیابی و مدیریت می نماید. دفتر طراحی در ابتدای این چرخه وظیفه تعریف و ورود اطلاعات مربوط به مواد و تجهیزات اصلی کشتی را در این سیستم برعهده دارد. طراحی پایه شناورهای مربوط به یارد 1 از قبیل انواع بارج و دوبه، لندینگ کرافت و یدک کش تماما" به وسیله دفتر طراحی انجام می شود و به تایید مؤسسات رده بندی داخلی و خارجی می رسد که از این لحاظ دفتر طراحی کاملا جوابگوی نیازهای یارد 1 می باشد. از آنجایی که یارد2 ابتدا فعالیت خود را با ساخت بارج هایی با کاربری و ظرفیت های مختلف آغاز نموده مشابه موارد ذکر شده برای یارد 1، طراحی این شناورها توسط دفتر طراحی انجام شد. در مورد کشتی های متوسط، اولین پروژه که ساخت کشتی های کانتینربر TEU2200 بود کاملا" توسط همکار آلمانی طراحی شد و دفتر طراحی دخالتی در آن نداشت. در پروژه کشتی های فرآورده بر 35000 تنی، تهیه بخش اعظم نقشه های رده بندی توسط همکار کره ای انجام شد و بقیه شرح وظایف بخش طراحی پایه اعم از گرفتن تایید مالک و کلاس، تهیه و تایید مدارک خرید تجهیزات و مواد و ورود اطلاعات سیستم مارس توسط دفتر طراحی انجام گردید. در حال حاضر دفتر طراحی آمادگی خود را جهت انجام کامل طراحی کشتی های متوسط با کاربری های مختلف نظیر نفتکش و فله بر رسما" اعلام نموده است.
استانداردها و نرم افزارهای مورد استفاده
علاوه بر استانداردهای عمومی مهندسی نظیر DIN، ANSI، JIS، KS و... استانداردهای خاص طراحی کشتی ارائه شده توسط مؤسسات رده بندی بین المللی عضو IACS نظیر LR، GL، BV و DNV توسط دفتر طراحی مورد استفاده قرار می گیرند.
جهت انجام محاسبات تعادل، هیدرودینامیک و قابلیت مانور کشتی از نرم افزار Auto ship استفاده می شود و دفتر طراحی قصد دارد یکی از نرم افزارهای NAPA یا بخش محاسباتی TRIBON که قوی ترین نرم افزارهای موجود در این زمینه هستند را خریداری نماید.
نرم افزارهای عمومی مهندسی نظیر نرم افزارهای تحلیل سازه‌ای (FEM)، دینامیک سیالات (CFD)، نقشه کشی مهندسی (CAD) و نرم افزارهای خپاص طراحی، مطابقت با قوانین و تحلیل ارائه شده از طرف مؤسسات رده بندی در دفتر طراحی مورد استفاده قرار می گیرند.
طراحی جزئیات
طراحی جزئیات و تهیه نقشه های کارگاهی دو یارد توسط دفتر مهندسی همان یارد انجام می گردد. یارد 1 ابتدا از توان مهندسی یارد 2 در پروژه های خود استفاده نموده و سپس بطور مقطعی از طریق پیمانکاران خارجی این مهم را به انجام رساند و در حال حاضر دفتر مهندسی خود را تجهیز نموده است. یارد 2 همزمان با تاسیس دفتر طراحی اقدام به تاسیس دفتر مهندسی در محل کارخانه نمود و هم اکنون با در اختیار داشتن بیش از 60 کارشناس و کارشناس ارشد در این زمینه به تجارب گران قیمتی دست یافته است.
طراحی جزئیات ابتدا در بخش سازه و تجهیزات سازه ای و با کمک نرم افزارهای نقشه کشی مهندسی آغاز گردید و با شروع پروژه کشتی های کانتینربر، این دفتر نقش محوری به عنوان رابط بین شرکت همکار آلمانی و بخش تولید بر عهده گرفته و در زمینه های ماشینری، تاسیسات، اماکن زیست و برق و الکترونیک و ابزار دقیق شروع به کار نمود.
جهت بهینه سازی فعالیت این دفتر، نرم افزار قدرتمند TRIBON خریداری گردید و تعداد زیادی از کارشناسان دفتر مهندسی پس از گذراندن دوره های بخش های مختلف این نرم افزار در انگلستان، به آموزش کارشناسان دیگر و انجام مدلسازی و طراحی پروژه کشتی های فرآورده بر 35000 تنی در محل کارخانه پرداختند.
دفتر مهندسی همچنین مسئولیت تهیه مشخصات خرید اقلام جزئی تر پروژه را نیز برعهده دارد و ورود اطلاعات این اقلام به سیستم مارس نیز توسط همین واحد انجام می شود. دفتر مهندسی یارد2 هم اکنون در زمینه طراحی جزئیات و تهیه نقشه های کارگاهی انواع شناورهای متوسط به توانایی مناسب دست یافته است و قابلیت انجام کلیه فعالیت های مرتبط را دارا می باشد.
فصل دوم :
بخشهای مرتبط با رشته علمی کارآموز
ماموریت و آرمان
آرمان و بیانیه آرمان
1 - شعار آرمانی شرکت که حلقه اتصال آن با جامعه و فرهنگ کشور است با عبارت زیر منعکس می گردد :
پیشرو در صنایع دریایی منطقه
2 - بیانیه آرمان :
شرکت اروند با تکیه بر ارزش های اسلامی و کرامت انسانی و توسعه نیروی انسانی و مسئولیت پذیری مایل است توانائی های خود را در پاسخگویی به بخشی از تقاضای بازار صنعتی به منصه ظهور رسانده و محصولات و خدمات مطلوب را به مشتریان خود ارائه نماید و از طریق فناوری روز و تحقیق و نوآوری و بهره وری و کارایی قابلیت های لازم را کسب نموده و در اعتلای صنایع کشور اهتمام نماید.
مأموریت
1- ساخت و تعمیر کشتی های بزرگ و کوچک
2- ساخت تجهیزات نفت و گاز و صنایع وابسته در خشکی و دریا
3- تولید و فروش محصولات و خدمات در صنایعدریایی و نوآوری در توسعه صنایع دریایی
4- گسترش پیمانکاری عمومی و بیرون سپاری در سطح جهانی
5- گسترش حوزه‌های تخصصی برای مقبولیت و رقابت پذیری فعالیت های شرکت در سطح جهانی
6- توسعه بهره‌وری از طریق استفاده از کلیه منابع در اختیار
خط مشی سیستم مدیریت کیفیت
-
4-2- نیازمندیهای مستندسازی
4-2-1- کلیات
مستندسازی سیستم مدیریت کیفیت شرکت شامل موارد ذیل می‌باشد:
- خط‌مشی و اهداف
- نظامنامه
- فرآیندها
- روشهای اجرایی
- دستورالعمل‌های کاری
- استانداردها
- سوابق
- آیین نامه‌ها
4-2-2- نظامنامه
نظامنامه موجود که با دامنه تامین مواد و تجهیزات ، طراحی ، تولید و تعمیر انواع شناور و صنایع نفت و گاز تهیه شده بخشهای زیر را شامل می‌شود:
الف) دامنه سیستم مدیریت یکپارچه
ب) تشریح عناصر سیستم مدیریت یکپارچه
ج) جدول تعامل فرآیندها
د) فهرست روشهای اجرایی
ه) چارت سازمانی شرکت و چارت سازمانی گروهها
4-2-3- کنترل مدارک
برای کنترل تمامی مستندات مربوط به سیستم مدیریت یکپارچه شامل ISO 9001:2000 و ISO 14001:2004 و
OHSAS 18001:1999 در سطح شرکت یک روش اجرایی تهیه و تدوین شده است.
کنترل کلیه مستندات مربوط به عملکرد واحدهای شرکت مسئولیت کلیه کارکنان است و همگی باید اطمینان حاصل نمایند. که مستندات معتبر، واجد شرایط و تحت کنترل مورد استفاده قرار می‌گیرند.
نحوه تهیه، بازنگری، اصلاح، شماره‌گذاری، چاپ و از رده خارج کردن مدارک در روش اجرایی کنترل مدارک مشخص شده است.
یادآوری 1: کلیه مستندات قبل از صدور (تغییر/ بازنگری) از نظر کفایت بوسیله معاونتها/ مدیران گروهها مورد بازنگری و تصویب قرار می‌گیرند. صدور اصلاحیه‌ها برای مستندات بعد از تأیید نماینده مدیریت مجتمع/گروه انجام می‌شود.
یادآوری 2: نسخ لازم از مدارک و مستندات به صورت دستی/ تایپی و فارسی / انگلیسی در تمام مکان‌های مورد نیاز در دسترس کارکنان است.
4-2-4- کنترل سوابق
سوابق شرکت، صحت و سقم و اثربخشی سیستم مدیریت یکپارچه را مشخص می‌نمایند. شناسائی، جمع‌آوری، محافظت ، نحوه نگهداری،مدت زمان نگهداری، دستیابی مجدد و تعیین تکلیف سوابق در روش اجرایی کنترل سوابق آمده است.
تمامی سوابق باید خوانا بوده و با استفاده از تجهیزاتی که آنها را در برابر اثرات سوء محیطی حفاظت می‌کند نگهداری شوند.
5- مسئولیت مدیریت
5-1- تعهد مدیریت
مدیریت ارشد شرکت تعهد خود به توسعه و اجرای سیستم مدیریت یکپارچه و افزایش مستمر اثربخشی این سیستم را از طریق موارد زیر فراهم نموده است:
- تهیه خط‌مشی یکپارچه
- تعیین اهداف برای واحدهای سازمانی
- انجام بازنگری‌های مدیریت
- تدارک منابع مورد نیاز
5-2- تمرکز بر روی مشتری
نیازمندیهای مشتریان در شرکت تعیین و رضایت ایشان طبق دستورالعمل ارزیابی رضایت مشتریان ارزیابی شده و مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرد.
5-3- خط مشی
خط‌مشی سیستم مدیریت یکپارچه شرکت طبق آنچه در فصل اول این نظامنامه آمده است توسط مدیرعامل با در نظر گرفتن موارد زیر تعریف شده است:
- برای اهداف شرکت مناسب می‌باشد.
- در برگیرنده تعهد به تطابق با نیازمندیها و افزایش مستمر اثربخشی سیستم مدیریت یکپارچه شرکت است.
- چارچوبی برای بازنگری اهداف مشخص کرده است.
این خط‌مشی در داخل شرکت اعلام و توسط کلیه کارکنان درک و اجرا شده است.
علاوه بر این خط‌مشی یکپارچه توسط مدیریت عامل بصورت ادواری مورد بازنگری قرار می‌گیرد.
5-4- طرح ریزی
5-4-1- اهداف کیفیت
در این شرکت جهت دستیابی به رضایت مشتریان و انطباق با خط‌مشی اقدام به تعریف اهداف کیفیت شده است. این اهداف کیفی که قابل اندازه‌گیری بوده توسط مدیر گروهها تعریف و پس از تایید توسط مدیر عامل ، به مورد اجرا گذاشته می‌شود.این اهداف در فرم تعیین و پایش اهداف کیفیت ثبت و از طریق فرم برنامه های دستیابی به اهداف کیفیت مورد پایش و اندازه گیری قرار می‌گیرددوره‌های زمانی اندازه گیری اهداف نیز در فرم‌های مذکور قابل مشاهده می‌باشد.ضمناً در صورت لزوم در سطح گروهها نیز اهداف متناسب با مفاد خط‌مشی تعیین و به مورد اجرا گذاشته شده است.
5-4-2- طرحریزی سیستم مدیریت کیفیت
مدیریت از طرحریزی سیستم مدیریت کیفیت در جهت تأمین نیازمندیهای این استاندارد و تهیه اهداف کیفیت اطمینان حاصل نموده است و علاوه بر این در مواقعی که تغییراتی در این سیستم اجرا گردد، یکپارچگی آن حفظ خواهد شد. همچنین طرحریزی لازم جهت دستیابی به اهداف کیفیت انجام گردیده است. طرحریزی سیستم مدیریت یکپارچه به گونه ای می باشد که تعامل و ارتباط لازم گروهها برقرار بوده و یکپارچگی سیستم علیرغم وجود مستندات متفاوت در سطح گروهها حفظ گردیده است.
5-5- مسئولیت، اختیار و ارتباط
5-5-1- مسئولیت و اختیار
مسئولیتها و اختیارات درون سازمانی کلیه کارکنان تعریف شده است. کلیه مسئولیتها و اختیارات در مجموعه شرح وظایف آمده است.
5-5-2- نماینده مدیریت
نماینده مدیریت مجتمع در سیستم مدیریت یکپارچه شرکت انتخاب و کتباَ از سوی مدیریت عامل معرفی شده است، ایشان برای حصول اطمینان از موارد ذیل دارای اختیارات لازم می‌باشند:
الف) حصول اطمینان از ایجاد، اجرا و حفظ فرآیندهای مورد نیاز سیستم مدیریت یکپارچه
ب) گزارش‌دهی به مدیریت ارشد در مورد عملکرد سیستم مدیریت کیفیت و هر نوع نیاز به بهبود مستمر
ج) حصول اطمینان از افزایش آگاهی از نیازمندیهای مشتریان در شرکت
د) ارتباط با مراجع برون سازمانی در مورد موضوعات مرتبط با سیستم مدیریت یکپارچه
لازم بذکر است که در هر یک از گروهها نماینده مدیریت گروه انتخاب و وظایف محوله را طبق حکم مربوطه اجرا می نماید.
5-5-3- ارتباطات داخلی
به منظور برقراری ارتباط مستمر درون سازمانی، فرآیندها، روشهای اجرایی و دستورالعمل‌های لازم در سطوح مختلف شرکت تهیه و مستند شده است. اثربخشی این ارتباطات و فرآیندها بطور مستمر مطابق روش اجرایی بازنگری مدیریت در سطح شرکت مورد ارزیابی قرار می‌گیرد. همچنین ارتباط فی مابین واحدها در متن روشها و فرایندهای مربوطه مشخص و تشریح شده است. از دیگر روشهای ارتباط درون سازمانی میتوان به مکاتبات و تابلو اعلانات اشاره نمود.
5-6- بازنگری مدیریت
5-6-1- کلیات
مدیریت ارشد شرکت، سیستم مدیریت یکپارچه را در دوره‌های زمانی 6 ماهه (و یا کمتر از آن برحسب ضرورت) با هدف حصول اطمینان از مناسب بودن، کفایت و اثربخشی مستمر آن مورد بازنگری قرار می‌دهد. در این جلسات خط مشی، اهداف و تغییرات مورد نیاز در سیستم مدیریت یکپارچه مرور می‌گردند. سوابق این بازنگری‌ها طبق بند 4-2-4 نظامنامه نگهداری میگردد.
5-6-2- داده‌ها به بازنگری مدیریت
ورودی‌های جلسات بازنگری مدیریت موارد زیر را در بر می‌گیرد ضمناً این موارد از طرف ستاد و گروهها در اختیار نماینده مدیریت قرار می گیرد:
- نتایج ممیزی‌های داخلی و خارجی
- بازخورهای مشتریان (شامل شکایات- پیشنهادات- ارزیابی رضایت)
- عملکرد فرآیندها و تطابق محصول
- اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه
- پیگیری اقدامات جلسات قبل بازنگری مدیریت
- تغییرات مؤثر بر سیستم مدیریت یکپارچه
- توصیه‌هایی برای بهبود
- شکایات و نظرات طرفهای ذینفع
- اهداف و برنامه‌ها
- حوادث و رویدادها
- خط‌مشی یکپارچه
- سوابق مانورها
- نیازهای آموزشی
- پروژه‌های جدید
- موانع پروژه های جاری
5-6-3- نتایج بازنگری
خروجی‌های حاصل از جلسات بازنگری مدیریت نشان دهنده روند بهبود در سیستم مدیریت یکپارچه بوده و موارد زیر را در بر می‌گیرد:
- اثربخشی سیستم مدیریت یکپارچه و فرآیندهای آن
- بهبود مداوم محصول/ خدمات/ فعالیتها
- منابع مورد نیاز برای حفظ و بهبود مستمر سیستم مدیریت یکپارچه شرکت
- تمامی سوابق بازنگری‌های مدیریت ثبت و نگهداری شده و بعنوان ورودی‌های بازنگری‌های بعدی مدنظر قرار می‌گیرد.
6- مدیریت منابع
6-1- تأمین منابع
کلیه منابع ضروری جهت اجرای استراتژی‌ها و اهداف سازمانی برای دستیابی به سیستم مدیریت یکپارچه و بهبود مستمر اثربخشی آن تأمین و تدارک شده است.
این منابع شامل کارکنان مجرب، آموزش دیده و واجد شرایط، تجهیزات مناسب، فضای کاری مناسب، منابع خرید واجد شرایط، اطلاعات مورد نیاز و منابع مالی است. منابع فوق‌الذکر جهت تأمین رضایت مشتری بکار گرفته می‌شوند.
6-2- منابع انسانی
6-2-1- کلیات
به منظور انجام فعالیتهای مرتبط با سیستم مدیریت یکپارچه، کارکنانی که کارهای مؤثر بر کیفیت را انجام می‌دهند بر مبنای تحصیلات، مهارت‌ها، تجارب و اندوخته‌هایشان انتخاب می‌شوند. علاوه بر این کارکنان آموزش‌های مختلفی را جهت ارتقاء وضعیت آگاهی در طول دوران خدمتشان می‌بینند.
6-2-2- صلاحیت، آگاهی و آموزش
مدیر آموزش مطابق با فرآیند و روش اجرایی آموزش، نیازهای آموزشی کارکنان را شناسایی و بر حسب سطح آگاهی و نوع فعالیت ایشان نیازها را اولویت‌بندی نموده و بر این اساس برنامه‌های آموزشی را برای کارکنان تدارک دیده است.
سوابق آموزشی کارکنان طبق روش اجرایی کنترل سوابق در واحد آموزش نگهداری می‌شود. بعلاوه ارزیابی دوره‌ها و نیز ارزیابی اثربخشی دوره‌ها انجام و از نتایج آنها در جهت بهبود فرآیند آموزش استفاده می‌شود.
6-3- زیر ساخت‌ها
زیر ساخت‌ها و امکانات مورد نیاز برای تدارک و ارائه محصولات منطبق با نیازهای مشتریان تعیین و فراهم شده است، این امکانات شامل موارد زیر می‌شود.
الف) فضای کاری و تأسیسات جانبی
ب) تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری در ارتباط با فرآیند
ج) خدمات پشتیبانی مثل حمل و نقل
6-4- محیط کاری
در شرکت تلاش بر این است که عوامل فیزیکی و انسانی محیط کار مورد توجه قرار گیرد. از آنجائیکه این عوامل در انگیزش و رضایت کارکنان و افزایش توان بالقوه اجرایی پرسنل تأثیر دارد مورد بررسی و توجه قرار می‌گیرد. این عوامل موارد زیر را شامل میگردد:
- روشهای ایمنی کار
- عوامل فیزیکی شامل گرما، سرما، صدا و . . .
- فعالیتها و اقدامات ایمنی توسط مسئولین ایمنی و بهداشت طبق روشهای مربوطه در سطح شرکت انجام می‌شود. بعلاوه با توجه به استقرار سیستم OHSAS 18001، این عنصر استاندارد بصورت کامل تحت کنترل قرار داشته و اقدامات مؤثر در جهت ایجاد یک محیط مناسب کاری در دست انجام می‌باشد.
7- شکل‌دهی محصول
7-1- برنامه‌ریزی شکل‌دهی محصول
فرآیندهای مورد نیاز برای تولید و ارایه محصول برنامه‌ریزی و اجرا شده است. این فرآیندها در تطابق با نیازمندیهای دیگر سیستم مدیریت یکپارچه است. لذا در این راستا این شرکت کلیه فرآیندها را در دسترس واحدها قرار داده است. این شرکت در برنامه‌ریزی شکل‌دهی محصول، موارد زیر را تعیین نموده است:
- اهداف کیفیت و نیازمندیهای تعیین شده برای محصول
- نیاز به استقرار فرآیندها و مدارک و فراهم‌سازی منابع و امکانات خاص برای محصول
- تصدیق، صحه‌گذاری و تأیید فعالیتها و معیارهای پذیرش محصول
- سوابقی که جهت اطمینان از تطابق فرآیندها و محصول منتج از آن مورد نیاز است.
طرح کیفیت محصولات ، در هر یک از گروهها در اختیار می باشد.
7-2- فرآیندهای مرتبط با مشتری
7-2-1- تعیین نیازمندیهای مرتبط با محصول
در این شرکت هدف نهایی رضایت مشتری است، لذا شرکت خود را موظف می‌داند تا نسبت به کلیه نیازمندیهای مشتری حساس بوده و آنها را تأمین نماید. این نیازمندیها موارد زیر را در بر می‌گیرد:
الف) کلیه نیازمندیهایی که از طرف مشتری اعلام می‌شود شامل نیازمندیهای مربوط به تحویل (مثل زمان و شرایط تحویل)
ب) کلیه نیازمندیهایی که از طرف مشتری اعلام نشده است، اما وقتی شناسایی شوند برای استفاده‌ای خاص یا مشخص مورد نیازند. (مثل ارائه خدمات گشایش اعتبار و یا فروش اقساطی محصول)
ج) نیازمندیهای قانونی و مقرراتی مرتبط با محصول مثل قوانین دریایی
د) هر نیازمندی اضافی تعیین شده از سوی شرکت
7-2-2- بازنگری نیازمندیهای مرتبط با محصول
کلیه درخواستهای مشتریان مبنی بر تولید محصولات، پیش از عقد قرارداد، با برنامه استراتژیک شرکت کنترل و در صورت امکان و توان تولید قرارداد مربوطه با مشتری امضاء می‌شود. از این نظر هم میزان تولید در سال و هم توانایی ساخت محصول مورد نظر مورد محاسبه و امکان‌سنجی قرار می‌گیرد.
سوابق این بازنگری‌ها طبق روش اجرایی کنترل سوابق حفظ و نگهداری می‌شود. در صورتیکه تغییر مفاد قرارداد از سوی مشتریان ضروری تشخیص داده شود موضوع به اطلاع طرف مقابل رسیده و در صورت موافقت، مدارک مربوطه از جمله قرارداد اصلاح میگردد. اینگونه تغییرات نیز به اطلاع واحدهای ذیربط می‌رسد. ضمن اینکه قبل از اصلاح مفاد قرارداد و امکان‌سنجی آن مطابق برنامه استراتژیک انجام میگردد. در خصوص تعمیرات نیز مطابق فرایندها و روشهای موجود در گروهها امکانسجی انجام تعمیرات صورت پذیرفته و سوابق آن ثبت و ضبط می شود.
7-2-3- ارتباط با مشتری
جهت ارتباطات مؤثر با مشتری اقدامات زیر صورت گرفته است:
الف) هر گونه اصلاحیه در مورد تغییرات که از طرف مشتری اعلام شده توسط معاونت بازاریابی/ واحد ذیربط در گروهها دریافت و بررسی شده و در صورت امکان، تغییرات صورت می‌گیرد.
ب) در مورد شکایات مشتریان نیز پس از دریافت شکایت توسط گروهها ، اقدامات لازم به منظور بررسی و رفع مورد شکایات مطابق روشها و دستورالعمل‌های هر گروه صورت می‌گیرد. چنانچه مواردی از شکایات از هر گروه حل نشده باقی مانده و به مدیر عامل شرکت اعلام گردد ، پیگیری‌های لازم از طرف دفتر مدیر عامل جهت کنترل و رفع شکایات طبق نظر و دستور مدیر عامل صورت می گیرد.
سوابق شکایات در گروهها (در صورت ارجاع به مدیر عامل در دفتر مدیر عامل)قابل پیگیری می‌باشد.
ج) جهت برقراری ارتباط مناسب و نزدیک با مشتریان، شماره تلفن مستقیم در معاونت بازاریابی اختصاص داده شده است. ضمن اینکه جهت ایجاد تسهیلات لازم برای ایشان نیز هرگونه همکاری از جمله تخفیف و یا تقسیط قیمت محصولات صورت می‌پذیرد.
7-3- طراحی و توسعه
طراحی در سطح شرکت در سه سطح Concept، Basic و Details صورت می‌پذیرد . بر این اساس کلیه مراحل و الزامات مربوط به طراحی و توسعه به مورد اجرا گذارده می‌شود. از جمله طرحریزی برای طراحی و توسعه، تصدیق و در نهایت صحه‌گذاری طراحی که سوابق این اقدامات در واحدهای ذیربط قابل دسترسی می‌باشد.لازم به یاداوری است که در گروههای تامین تجهیزات و پشتیبانی هیچگونه فعالیت در جهت طراحی محصول صورت نمی‌گیرد ، لذا این عنصر استاندارد در سطح این دو گروه کاربرد ندارد.
7-4- خرید
7-4-1- فرآیند خرید
خریدهای شرکت بطور کلی مواد اولیه و نیز اقلام و تجهیزات ایمنی را شامل می‌شود. خرید مطابق آیین نامه معاملات و تناسب با ارزش آن انجام می شود و اقلام مورد نیاز توسط گروه تأمین تجهیزات خریداری شده و تأئید آنها توسط گروهها و واحدهای مرتبط از جمله واحد ایمنی (در خصوص اقلام و تجهیزات ایمنی) انجام می‌شود. تمامی مراحل مرتبط با این الزام استاندارد از جمله اطلاعات کامل خرید و ارزیابی تأمین کنندگان در گروه تأمین تجهیزات قابل رویت می‌باشد.
در صورت لزوم گروههای ذیربط ضمن انجام کنترل‌های موردی بر خریدهای انجام شده صحت و سقم اجرای سیستم توسط گروه تأمین تجهیزات را مورد ارزیابی قرار دهند.
7-4-2- اطلاعات خرید
اطلاعات خرید در فرم‌های درخواست خرید و با مشخصات فنی خرید (pos) برای پروژه‌ها بطور کامل ثبت میگردد تا مشخصات اقلام خریداری شده با موضوع درخواست خرید تطابق داشته باشد. این مشخصات در هنگام خرید به عرضه کننده اعلام می‌شود. در صورت نیاز قبل از نهایی شدن سفارشات خرید، جلسات ملاقات بین فروشندگان کالا با نمایندگان گروه تأمین تجهیزات جهت بر طرف نمودن ابهامات احتمالی تشکیل میگردد.
7-4-3- تصدیق محصول خریداری شده
کلیه کالاهای خریداری شده ، براساس مشخصات تعیین شده، توسط گروههای مرتبط مورد کنترل و بازرسی قرار گرفته و نتایج ثبت و ضبط میگردد. در صورتیکه شرکت در نظر داشته باشد میتوان از محل تأمین کننده بازدید بعمل آورده و فعالیتهای آنها را تصدیق نمود. کنترل مواد اولیه بعهده گروههای ذیربط و اقلام ایمنی بعهده واحد ایمنی گروهها می‌باشد.
7-5- تدارک تولید و خدمات
7-5-1- کنترل تدارک تولید و خدمات
عملیات و فعالیتهای تولید محصول / ارایه خدمات از جمله خدمات تعمیرات در سطح شرکت مطابق فرآیندها و مستندات ذیربط انجام می‌شود.
لازم به یادآوری است که بایستی در کلیه مراحل محصولات اطمینان حاصل نمود که شرایط در محدوده شرایط اعلام شده در استانداردها است. جهت بهبود کیفیت محصولات، در صورت ضرورت با استفاده از نتایج حاصل از فعالیتهای تولید، سوابق کیفیت، پیشنهادها و نظرات معاونتها و مدیران گروهها و نیز مدیریت عامل میتوان تغییراتی را در عملکرد واحدها اعمال نمود. در هر یک از مراحل براساس فرآیندهای مربوطه افراد واجد شرایط بهنوان مسئول انجام کارها و فعالیتها انتخاب و به کار مشغول می‌باشند. از سوی دیگر، سوابق مربوط به فعالیتهای تولید /تعمیرات براساس روش اجرایی کنترل سوابق حفظ و نگهداری میگردد.
7-5-2- صحه‌گذاری فرآیندهای تدارک تولید و خدمات
بمنظور کنترل دقیق و مناسب فرآیندهای ویژه در سطح شرکت، از افراد واجد شرایط و آموزش دیده، تجهیزات مناسب و تحت کنترل سیستم p.m و نیز مواد اولیه دارای تائیدیه کیفی استفاده میگردد تا در نهایت کیفیت محصول نهایی منطبق بر استاندارد تعیین شده از سوی شرکت باشد. لازم به یادآوری است این الزام استاندارد در سطح گروههای پشتیبانی وتامین تجهیزات کاربرد ندارد و در این گروهها تمامی شرایط ارائه خدمات تحت کنترل می باشد.
7-5-3- شناسایی و ردیابی
شناسایی محصولات و خدمات در سطح شرکت از طریق مختلف از جمله نام،محل استقرار، رنگ و ..... صورت می‌پذیرد. نحوه شناسایی محصول در مستندات گروهها مشخص شده است.
در خصوص ردیابی نیز مستندات و سوابق نشانگر وضعیت ارائه محصول/ خدمات بوده و میتوان از طریق آنها نسبت به ردیابی محصول اقدام نمود. ردیابی می‌تواند براساس تاریخ، شماره سریال ، نام مشتری و ....صورت پذیرد.
7-5-4- اموال مشتری
در این شرکت اموال مشتریان شامل مدارک، نقشه‌ها و اسناد فنی بوده که مشتریان جهت سفارش محصولات / تعمیرات محصول خود در اختیار شرکت قرار می دهند. این اموال در نهایت ،تحویل مشتریان خواهد شد و هرگونه آسیب دیدگی/ خرابی در اموال به مشتریان گزارش می گردد. ضمنأ از طریق مختلف نسبت به جداسازی آنها از اموال شرکت اقدام میگردد. ضمنأگروه طراحی و ساخت شناور یارد 2 هیچگونه اموالی از مشتریان خود دریافت نمی‌نماید . لذا این عنصر استاندارد در این گروه کاربرد ندارد.
موارد فوق در مستندات گروهها قید شده است .
7-5-5- نگهداری محصول
در سطح گروهها ، محل انبارش جهت نگهداری اقلام ، قطعات و محصولات تعیین و مطابق روشها و دستورالعمل‌های مربوطه عملیات حفظ و نگهداری آنها صورت می‌پذیرد . بعلاوه نحوه جابجایی و چیدمان و نیز کنترل موجودی اقلام نیز در مستندات فوق الذکر امده است .
7-6- کنترل تجهیزات پایش و اندازه‌گیری
کلیه تجهیزات پایش و اندازه گیری گروهها تحت کنترل ، تنظیم و در صورت لزوم کالیبراسیون قرار دارند. برای نشان دادن وضعیت کالیبره بودن این تجهیزات بر چسب‌ها/ برآویزهایی تهیه شده است که نشان دهنده تاریخ آخرین کالیبراسیون انجام شده بر روی آن می‌باشد. سوابق کالیبراسیون براساس روش اجرایی کنترل سوابق نگهداری میگردد.
ضمناَ تمامی شرایط مربوط به جابه‌جایی، حمل و نقل و نگهداری تجهیزات توسط مسئولین آنها تعیین و رعایت می‌شود مستندات کالیبراسیون گروهها ، توضیحات لازم در خصوص خصوص نحوه پوشش موارد فوق را ارائه نموده است.
لازم به یادآوری است که این الزام استاندارد بدلیل عدم بکارگیری هرگونه تجهیزات پایش و اندازه‌گیری ، در گروه تامین تجهیزات کاربرد ندارد.
8- اندازه‌گیری، تحلیل و بهبود
8-1- کلیات
در این سازمان فرآیندهای مورد نیاز برای پایش، اندازه‌گیری، تحلیل و بهبود با اهداف زیر برنامه‌ریزی شده است:
| -
4-2- نيازمنديهاي مستندسازي
4-2-1- كليات
مستندسازي سيستم مديريت كيفيت شركت شامل موارد ذيل مي‌باشد:
- خط‌مشي و اهداف
- نظامنامه
- فرآيندها
- روشهاي اجرايي
- دستورالعمل‌هاي كاري
- استانداردها
- سوابق
- آيين نامه‌ها
4-2-2- نظامنامه
نظامنامه موجود كه با دامنه تامين مواد و تجهيزات ، طراحي ، توليد و تعمير انواع شناور و صنايع نفت و گاز تهيه شده بخشهاي زير را شامل مي‌شود:
الف) دامنه سيستم مديريت يكپارچه
ب) تشريح عناصر سيستم مديريت يكپارچه
ج) جدول تعامل فرآيندها
د) فهرست روشهاي اجرايي
هـ) چارت سازماني شركت و چارت سازماني گروهها
4-2-3- كنترل مدارك
براي كنترل تمامي مستندات مربوط به سيستم مديريت يكپارچه شامل ISO 9001:2000 و ISO 14001:2004 و
OHSAS 18001:1999 در سطح شركت يك روش اجرايي تهيه و تدوين شده است.
كنترل كليه مستندات مربوط به عملكرد واحدهاي شركت مسئوليت كليه كاركنان است و همگي بايد اطمينان حاصل نمايند. كه مستندات معتبر، واجد شرايط و تحت كنترل مورد استفاده قرار مي‌گيرند.
نحوه تهيه، بازنگري، اصلاح، شماره‌گذاري، چاپ و از رده خارج كردن مدارك در روش اجرايي كنترل مدارك مشخص شده است.
يادآوري 1: كليه مستندات قبل از صدور (تغيير/ بازنگري) از نظر كفايت بوسيله معاونتها/ مديران گروهها مورد بازنگري و تصويب قرار مي‌گيرند. صدور اصلاحيه‌ها براي مستندات بعد از تأييد نماينده مديريت مجتمع/گروه انجام مي‌شود.
يادآوري 2: نسخ لازم از مدارك و مستندات به صورت دستي/ تايپي و فارسي / انگليسي در تمام مكان‌هاي مورد نياز در دسترس كاركنان است.
4-2-4- كنترل سوابق
سوابق شركت، صحت و سقم و اثربخشي سيستم مديريت يكپارچه را مشخص مي‌نمايند. شناسائي، جمع‌آوري، محافظت ، نحوه نگهداري،مدت زمان نگهداري، دستيابي مجدد و تعيين تكليف سوابق در روش اجرايي كنترل سوابق آمده است.
تمامي سوابق بايد خوانا بوده و با استفاده از تجهيزاتي كه آنها را در برابر اثرات سوء محيطي حفاظت مي‌كند نگهداري شوند.
5- مسئوليت مديريت
5-1- تعهد مديريت
مديريت ارشد شركت تعهد خود به توسعه و اجراي سيستم مديريت يكپارچه و افزايش مستمر اثربخشي اين سيستم را از طريق موارد زير فراهم نموده است:
- تهيه خط‌مشي يكپارچه
- تعيين اهداف براي واحدهاي سازماني
- انجام بازنگري‌هاي مديريت
- تدارك منابع مورد نياز
5-2- تمركز بر روي مشتري
نيازمنديهاي مشتريان در شركت تعيين و رضايت ايشان طبق دستورالعمل ارزيابي رضايت مشتريان ارزيابي شده و مورد تجزيه و تحليل قرار مي گيرد.
5-3- خط مشي
خط‌مشي سيستم مديريت يكپارچه شركت طبق آنچه در فصل اول اين نظامنامه آمده است توسط مديرعامل با در نظر گرفتن موارد زير تعريف شده است:
- براي اهداف شركت مناسب مي‌باشد.
- در برگيرنده تعهد به تطابق با نيازمنديها و افزايش مستمر اثربخشي سيستم مديريت يكپارچه شركت است.
- چارچوبي براي بازنگري اهداف مشخص كرده است.
اين خط‌مشي در داخل شركت اعلام و توسط كليه كاركنان درك و اجرا شده است.
علاوه بر اين خط‌مشي يكپارچه توسط مديريت عامل بصورت ادواري مورد بازنگري قرار ميگيرد.
5-4- طرح ريزي
5-4-1- اهداف كيفيت
در اين شركت جهت دستيابي به رضايت مشتريان و انطباق با خط‌مشي اقدام به تعريف اهداف كيفيت شده است. اين اهداف كيفي كه قابل اندازه‌گيري بوده توسط مدير گروهها تعريف و پس از تاييد توسط مدير عامل ، به مورد اجرا گذاشته مي‌شود.اين اهداف در فرم تعيين و پايش اهداف كيفيت ثبت و از طريق فرم برنامه هاي دستيابي به اهداف كيفيت مورد پايش و اندازه گيري قرار مي‌گيرددوره‌هاي زماني اندازه گيري اهداف نيز در فرمهاي مذكور قابل مشاهده مي‌باشد.ضمناً در صورت لزوم در سطح گروهها نيز اهداف متناسب با مفاد خط‌مشي تعيين و به مورد اجرا گذاشته شده است.
5-4-2- طرحريزي سيستم مديريت كيفيت
مديريت از طرحريزي سيستم مديريت كيفيت در جهت تأمين نيازمنديهاي اين استاندارد و تهيه اهداف كيفيت اطمينان حاصل نموده است و علاوه بر اين در مواقعي كه تغييراتي در اين سيستم اجرا گردد، يكپارچگي آن حفظ خواهد شد. همچنين طرحريزي لازم جهت دستيابي به اهداف كيفيت انجام گرديده است. طرحريزي سيستم مديريت يكپارچه به گونه اي مي باشد كه تعامل و ارتباط لازم گروهها برقرار بوده و يكپارچگي سيستم عليرغم وجود مستندات متفاوت در سطح گروهها حفظ گرديده است.
5-5- مسئوليت، اختيار و ارتباط
5-5-1- مسئوليت و اختيار
مسئوليتها و اختيارات درون سازماني كليه كاركنان تعريف شده است. كليه مسئوليتها و اختيارات در مجموعه شرح وظايف آمده است.
5-5-2- نماينده مديريت
نماينده مديريت مجتمع در سيستم مديريت يكپارچه شركت انتخاب و كتباَ از سوي مديريت عامل معرفي شده است، ايشان براي حصول اطمينان از موارد ذيل داراي اختيارات لازم مي‌باشند:
الف) حصول اطمينان از ايجاد، اجرا و حفظ فرآيندهاي مورد نياز سيستم مديريت يكپارچه
ب) گزارش‌دهي به مديريت ارشد در مورد عملكرد سيستم مديريت كيفيت و هر نوع نياز به بهبود مستمر
ج) حصول اطمينان از افزايش آگاهي از نيازمنديهاي مشتريان در شركت
د) ارتباط با مراجع برون سازماني در مورد موضوعات مرتبط با سيستم مديريت يكپارچه
لازم بذكر است كه در هر يك از گروهها نماينده مديريت گروه انتخاب و وظايف محوله را طبق حكم مربوطه اجرا مي نمايد.
5-5-3- ارتباطات داخلي
به منظور برقراري ارتباط مستمر درون سازماني، فرآيندها، روشهاي اجرايي و دستورالعمل‌هاي لازم در سطوح مختلف شركت تهيه و مستند شده است. اثربخشي اين ارتباطات و فرآيندها بطور مستمر مطابق روش اجرايي بازنگري مديريت در سطح شركت مورد ارزيابي قرار ميگيرد. همچنين ارتباط في مابين واحدها در متن روشها و فرايندهاي مربوطه مشخص و تشريح شده است. از ديگر روشهاي ارتباط درون سازماني مي‌توان به مكاتبات و تابلو اعلانات اشاره نمود.
5-6- بازنگري مديريت
5-6-1- كليات
مديريت ارشد شركت، سيستم مديريت يكپارچه را در دوره‌هاي زماني 6 ماهه (و يا كمتر از آن برحسب ضرورت) با هدف حصول اطمينان از مناسب بودن، كفايت و اثربخشي مستمر آن مورد بازنگري قرار مي‌دهد. در اين جلسات خط مشي، اهداف و تغييرات مورد نياز در سيستم مديريت يكپارچه مرور مي‌گردند. سوابق اين بازنگري‌ها طبق بند 4-2-4 نظامنامه نگهداري ميگردد.
5-6-2- داده‌ها به بازنگري مديريت
ورودي‌هاي جلسات بازنگري مديريت موارد زير را در بر ميگيرد ضمناً اين موارد از طرف ستاد و گروهها در اختيار نماينده مديريت قرار مي گيرد:
- نتايج مميزي‌هاي داخلي و خارجي
- بازخورهاي مشتريان (شامل شكايات- پيشنهادات- ارزيابي رضايت)
- عملكرد فرآيندها و تطابق محصول
- اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه
- پيگيري اقدامات جلسات قبل بازنگري مديريت
- تغييرات مؤثر بر سيستم مديريت يكپارچه
- توصيه‌هايي براي بهبود
- شكايات و نظرات طرفهاي ذينفع
- اهداف و برنامه‌ها
- حوادث و رويدادها
- خط‌مشي يكپارچه
- سوابق مانورها
- نيازهاي آموزشي
- پروژه‌هاي جديد
- موانع پروژه هاي جاري
5-6-3- نتايج بازنگري
خروجي‌هاي حاصل از جلسات بازنگري مديريت نشان دهنده روند بهبود در سيستم مديريت يكپارچه بوده و موارد زير را در بر ميگيرد:
- اثربخشي سيستم مديريت يكپارچه و فرآيندهاي آن
- بهبود مداوم محصول/ خدمات/ فعاليتها
- منابع مورد نياز براي حفظ و بهبود مستمر سيستم مديريت يكپارچه شركت
- تمامي سوابق بازنگري‌هاي مديريت ثبت و نگهداري شده و بعنوان ورودي‌هاي بازنگري‌هاي بعدي مدنظر قرار ميگيرد.
6- مديريت منابع
6-1- تأمين منابع
كليه منابع ضروري جهت اجراي استراتژي‌ها و اهداف سازماني براي دستيابي به سيستم مديريت يكپارچه و بهبود مستمر اثربخشي آن تأمين و تدارك شده است.
اين منابع شامل كاركنان مجرب، آموزش ديده و واجد شرايط، تجهيزات مناسب، فضاي كاري مناسب، منابع خريد واجد شرايط، اطلاعات مورد نياز و منابع مالي است. منابع فوق‌الذكر جهت تأمين رضايت مشتري بكار گرفته مي‌شوند.
6-2- منابع انساني
6-2-1- كليات
به منظور انجام فعاليتهاي مرتبط با سيستم مديريت يكپارچه، كاركناني كه كارهاي مؤثر بر كيفيت را انجام مي‌دهند بر مبناي تحصيلات، مهارت‌ها، تجارب و اندوخته‌هايشان انتخاب مي‌شوند. علاوه بر اين كاركنان آموزش‌هاي مختلفي را جهت ارتقاء وضعيت آگاهي در طول دوران خدمتشان مي‌بينند.
6-2-2- صلاحيت، آگاهي و آموزش
مدير آموزش مطابق با فرآيند و روش اجرايي آموزش، نيازهاي آموزشي كاركنان را شناسايي و بر حسب سطح آگاهي و نوع فعاليت ايشان نيازها را اولويت‌بندي نموده و بر اين اساس برنامه‌هاي آموزشي را براي كاركنان تدارك ديده است.
سوابق آموزشي كاركنان طبق روش اجرايي كنترل سوابق در واحد آموزش نگهداري مي‌شود. بعلاوه ارزيابي دوره‌ها و نيز ارزيابي اثربخشي دوره‌ها انجام و از نتايج آنها در جهت بهبود فرآيند آموزش استفاده مي‌شود.
6-3- زير ساخت‌ها
زير ساخت‌ها و امكانات مورد نياز براي تدارك و ارائه محصولات منطبق با نيازهاي مشتريان تعيين و فراهم شده است، اين امكانات شامل موارد زير مي‌شود.
الف) فضاي كاري و تأسيسات جانبي
ب) تجهيزات سخت‌افزاري و نرم‌افزاري در ارتباط با فرآيند
ج) خدمات پشتيباني مثل حمل و نقل
6-4- محيط كاري
در شركت تلاش بر اين است كه عوامل فيزيكي و انساني محيط كار مورد توجه قرار گيرد. از آنجائيكه اين عوامل در انگيزش و رضايت كاركنان و افزايش توان بالقوه اجرايي پرسنل تأثير دارد مورد بررسي و توجه قرار ميگيرد. اين عوامل موارد زير را شامل ميگردد:
- روشهاي ايمني كار
- عوامل فيزيكي شامل گرما، سرما، صدا و . . .
- فعاليتها و اقدامات ايمني توسط مسئولين ايمني و بهداشت طبق روشهاي مربوطه در سطح شركت انجام مي‌شود. بعلاوه با توجه به استقرار سيستم OHSAS 18001، اين عنصر استاندارد بصورت كامل تحت كنترل قرار داشته و اقدامات مؤثر در جهت ايجاد يك محيط مناسب كاري در دست انجام مي‌باشد.
7- شكل‌دهي محصول
7-1- برنامه‌ريزي شكل‌دهي محصول
فرآيندهاي مورد نياز براي توليد و ارايه محصول برنامه‌ريزي و اجرا شده است. اين فرآيندها در تطابق با نيازمنديهاي ديگر سيستم مديريت يكپارچه است. لذا در اين راستا اين شركت كليه فرآيندها را در دسترس واحدها قرار داده است. اين شركت در برنامه‌ريزي شكل‌دهي محصول، موارد زير را تعيين نموده است:
- اهداف كيفيت و نيازمنديهاي تعيين شده براي محصول
- نياز به استقرار فرآيندها و مدارك و فراهم‌سازي منابع و امكانات خاص براي محصول
- تصديق، صحه‌گذاري و تأييد فعاليتها و معيارهاي پذيرش محصول
- سوابقي كه جهت اطمينان از تطابق فرآيندها و محصول منتج از آن مورد نياز است.
طرح كيفيت محصولات ، در هر يك از گروهها در اختيار مي باشد.
7-2- فرآيندهاي مرتبط با مشتري
7-2-1- تعيين نيازمنديهاي مرتبط با محصول
در اين شركت هدف نهايي رضايت مشتري است، لذا شركت خود را موظف مي‌داند تا نسبت به كليه نيازمنديهاي مشتري حساس بوده و آنها را تأمين نمايد. اين نيازمنديها موارد زير را در بر ميگيرد:
الف) كليه نيازمنديهايي كه از طرف مشتري اعلام مي‌شود شامل نيازمنديهاي مربوط به تحويل (مثل زمان و شرايط تحويل)
ب) كليه نيازمنديهايي كه از طرف مشتري اعلام نشده است، اما وقتي شناسايي شوند براي استفاده‌اي خاص يا مشخص مورد نيازند. (مثل ارائه خدمات گشايش اعتبار و يا فروش اقساطي محصول)
ج) نيازمنديهاي قانوني و مقرراتي مرتبط با محصول مثل قوانين دريايي
د) هر نيازمندي اضافي تعيين شده از سوي شركت
7-2-2- بازنگري نيازمنديهاي مرتبط با محصول
كليه درخواستهاي مشتريان مبني بر توليد محصولات، پيش از عقد قرارداد، با برنامه استراتژيك شركت كنترل و در صورت امكان و توان توليد قرارداد مربوطه با مشتري امضاء مي‌شود. از اين نظر هم ميزان توليد در سال و هم توانايي ساخت محصول مورد نظر مورد محاسبه و امكان‌سنجي قرار ميگيرد.
سوابق اين بازنگري‌ها طبق روش اجرايي كنترل سوابق حفظ و نگهداري مي‌شود. در صورتيكه تغيير مفاد قرارداد از سوي مشتريان ضروري تشخيص داده شود موضوع به اطلاع طرف مقابل رسيده و در صورت موافقت، مدارك مربوطه از جمله قرارداد اصلاح ميگردد. اينگونه تغييرات نيز به اطلاع واحدهاي ذيربط مي‌رسد. ضمن اينكه قبل از اصلاح مفاد قرارداد و امكان‌سنجي آن مطابق برنامه استراتژيك انجام ميگردد. در خصوص تعميرات نيز مطابق فرايندها و روشهاي موجود در گروهها امكانسجي انجام تعميرات صورت پذيرفته و سوابق آن ثبت و ضبط مي شود.
7-2-3- ارتباط با مشتري
جهت ارتباطات مؤثر با مشتري اقدامات زير صورت گرفته است:
الف) هر گونه اصلاحيه در مورد تغييرات كه از طرف مشتري اعلام شده توسط معاونت بازاريابي/ واحد ذيربط در گروهها دريافت و بررسي شده و در صورت امكان، تغييرات صورت ميگيرد.
ب) در مورد شكايات مشتريان نيز پس از دريافت شكايت توسط گروهها ، اقدامات لازم به منظور بررسي و رفع مورد شكايات مطابق روشها و دستورالعمل‌هاي هر گروه صورت ميگيرد. چنانچه مواردي از شكايات از هر گروه حل نشده باقي مانده و به مدير عامل شركت اعلام گردد ، پيگيري‌هاي لازم از طرف دفتر مدير عامل جهت كنترل و رفع شكايات طبق نظر و دستور مدير عامل صورت مي گيرد.
سوابق شكايات در گروهها (در صورت ارجاع به مدير عامل در دفتر مدير عامل)قابل پيگيري مي‌باشد.
ج) جهت برقراري ارتباط مناسب و نزديك با مشتريان، شماره تلفن مستقيم در معاونت بازاريابي اختصاص داده شده است. ضمن اينكه جهت ايجاد تسهيلات لازم براي ايشان نيز هرگونه همكاري از جمله تخفيف و يا تقسيط قيمت محصولات صورت مي‌پذيرد.
7-3- طراحي و توسعه
طراحي در سطح شركت در سه سطح Concept، Basic و Details صورت مي‌پذيرد . بر اين اساس كليه مراحل و الزامات مربوط به طراحي و توسعه به مورد اجرا گذارده مي‌شود. از جمله طرحريزي براي طراحي و توسعه، تصديق و در نهايت صحه‌گذاري طراحي كه سوابق اين اقدامات در واحدهاي ذيربط قابل دسترسي مي‌باشد.لازم به ياداوري است كه در گروههاي تامين تجهيزات و پشتيباني هيچگونه فعاليت در جهت طراحي محصول صورت نمي‌گيرد ، لذا اين عنصر استاندارد در سطح اين دو گروه كاربرد ندارد.
7-4- خريد
7-4-1- فرآيند خريد
خريدهاي شركت بطور كلي مواد اوليه و نيز اقلام و تجهيزات ايمني را شامل مي‌شود. خريد مطابق آيين نامه معاملات و تناسب با ارزش آن انجام مي شود و اقلام مورد نياز توسط گروه تأمين تجهيزات خريداري شده و تأئيد آنها توسط گروهها و واحدهاي مرتبط از جمله واحد ايمني (در خصوص اقلام و تجهيزات ايمني) انجام مي‌شود. تمامي مراحل مرتبط با اين الزام استاندارد از جمله اطلاعات كامل خريد و ارزيابي تأمين كنندگان در گروه تأمين تجهيزات قابل رويت مي‌باشد.
در صورت لزوم گروههاي ذيربط ضمن انجام كنترلهاي موردي بر خريدهاي انجام شده صحت و سقم اجراي سيستم توسط گروه تأمين تجهيزات را مورد ارزيابي قرار دهند.
7-4-2- اطلاعات خريد
اطلاعات خريد در فرمهاي درخواست خريد و با مشخصات فني خريد (pos) براي پروژه‌ها بطور كامل ثبت ميگردد تا مشخصات اقلام خريداري شده با موضوع درخواست خريد تطابق داشته باشد. اين مشخصات در هنگام خريد به عرضه كننده اعلام مي‌شود. در صورت نياز قبل از نهايي شدن سفارشات خريد، جلسات ملاقات بين فروشندگان كالا با نمايندگان گروه تأمين تجهيزات جهت بر طرف نمودن ابهامات احتمالي تشكيل ميگردد.
7-4-3- تصديق محصول خريداري شده
كليه كالاهاي خريداري شده ، براساس مشخصات تعيين شده، توسط گروههاي مرتبط مورد كنترل و بازرسي قرار گرفته و نتايج ثبت و ضبط ميگردد. در صورتيكه شركت در نظر داشته باشد مي‌توان از محل تأمين كننده بازديد بعمل آورده و فعاليتهاي آنها را تصديق نمود. كنترل مواد اوليه بعهده گروههاي ذيربط و اقلام ايمني بعهده واحد ايمني گروهها مي‌باشد.
7-5- تدارك توليد و خدمات
7-5-1- كنترل تدارك توليد و خدمات
عمليات و فعاليتهاي توليد محصول / ارايه خدمات از جمله خدمات تعميرات در سطح شركت مطابق فرآيندها و مستندات ذيربط انجام مي‌شود.
لازم به يادآوري است كه بايستي در كليه مراحل محصولات اطمينان حاصل نمود كه شرايط در محدوده شرايط اعلام شده در استانداردها است. جهت بهبود كيفيت محصولات، در صورت ضرورت با استفاده از نتايج حاصل از فعاليتهاي توليد، سوابق كيفيت، پيشنهادها و نظرات معاونتها و مديران گروهها و نيز مديريت عامل مي‌توان تغييراتي را در عملكرد واحدها اعمال نمود. در هر يك از مراحل براساس فرآيندهاي مربوطه افراد واجد شرايط بهنوان مسئول انجام كارها و فعاليتها انتخاب و به كار مشغول مي‌باشند. از سوي ديگر، سوابق مربوط به فعاليتهاي توليد /تعميرات براساس روش اجرايي كنترل سوابق حفظ و نگهداري ميگردد.
7-5-2- صحه‌گذاري فرآيندهاي تدارك توليد و خدمات
بمنظور كنترل دقيق و مناسب فرآيندهاي ويژه در سطح شركت، از افراد واجد شرايط و آموزش ديده، تجهيزات مناسب و تحت كنترل سيستم p.m و نيز مواد اوليه داراي تائيديه كيفي استفاده ميگردد تا در نهايت كيفيت محصول نهايي منطبق بر استاندارد تعيين شده از سوي شركت باشد. لازم به يادآوري است اين الزام استاندارد در سطح گروههاي پشتيباني وتامين تجهيزات كاربرد ندارد و در اين گروهها تمامي شرايط ارائه خدمات تحت كنترل مي باشد.
7-5-3- شناسايي و رديابي
شناسايي محصولات و خدمات در سطح شركت از طريق مختلف از جمله نام،محل استقرار، رنگ و ..... صورت مي‌پذيرد. نحوه شناسايي محصول در مستندات گروهها مشخص شده است.
در خصوص رديابي نيز مستندات و سوابق نشانگر وضعيت ارائه محصول/ خدمات بوده و مي‌توان از طريق آنها نسبت به رديابي محصول اقدام نمود. رديابي مي‌تواند براساس تاريخ، شماره سريال ، نام مشتري و ....صورت پذيرد.
7-5-4- اموال مشتري
در اين شركت اموال مشتريان شامل مدارك، نقشه‌ها و اسناد فني بوده كه مشتريان جهت سفارش محصولات / تعميرات محصول خود در اختيار شركت قرار مي دهند. اين اموال در نهايت ،تحويل مشتريان خواهد شد و هرگونه آسيب ديدگي/ خرابي در اموال به مشتريان گزارش مي گردد. ضمنأ از طريق مختلف نسبت به جداسازي آنها از اموال شركت اقدام ميگردد. ضمنأگروه طراحي و ساخت شناور يارد 2 هيچگونه اموالي از مشتريان خود دريافت نمي‌نمايد . لذا اين عنصر استاندارد در اين گروه كاربرد ندارد.
موارد فوق در مستندات گروهها قيد شده است .
7-5-5- نگهداري محصول
در سطح گروهها ، محل انبارش جهت نگهداري اقلام ، قطعات و محصولات تعيين و مطابق روشها و دستورالعمل‌هاي مربوطه عمليات حفظ و نگهداري آنها صورت مي‌پذيرد . بعلاوه نحوه جابجايي و چيدمان و نيز كنترل موجودي اقلام نيز در مستندات فوق الذكر امده است .
7-6- كنترل تجهيزات پايش و اندازه‌گيري
كليه تجهيزات پايش و اندازه گيري گروهها تحت كنترل ، تنظيم و در صورت لزوم كاليبراسيون قرار دارند. براي نشان دادن وضعيت كاليبره بودن اين تجهيزات بر چسب‌ها/ برآويزهايي تهيه شده است كه نشان دهنده تاريخ آخرين كاليبراسيون انجام شده بر روي آن مي‌باشد. سوابق كاليبراسيون براساس روش اجرايي كنترل سوابق نگهداري ميگردد.
ضمناَ تمامي شرايط مربوط به جابه‌جايي، حمل و نقل و نگهداري تجهيزات توسط مسئولين آنها تعيين و رعايت مي‌شود مستندات كاليبراسيون گروهها ، توضيحات لازم در خصوص خصوص نحوه پوشش موارد فوق را ارائه نموده است.
لازم به يادآوري است كه اين الزام استاندارد بدليل عدم بكارگيري هرگونه تجهيزات پايش و اندازه‌گيري ، در گروه تامين تجهيزات كاربرد ندارد.
8- اندازه‌گيري، تحليل و بهبود
8-1- كليات
در اين سازمان فرآيندهاي مورد نياز براي پايش، اندازه‌گيري، تحليل و بهبود با اهداف زير برنامه‌ريزي شده است:
الف) اثبات انطباق محصول
ب) حصول اطمينان از تطابق سيستم مديريت يكپارچه
ج) بهبود مستمر و اثربخشي سيستم مديريت يكپارچه
8-2- پايش و اندازه‌گيري
8-2-1- رضايت مشتري
رضايت مشتريان بعنوان يكي از كانونهاي توجه شركت طبق مستندات ارزيابي رضايت مشتريان مورد ارزيابي ، اندازه‌گيري و تحليل قرار مي گيرد.
روش جمع‌آوري و استفاده از اطلاعات مرتبط با رضايت مشتريان در مستندات مذكور قيد شده است.
8-2-2- مميزي داخلي
مميزي‌هاي داخلي بمنظور تعيين صحت و سقم تطابق فعاليتهاي شركت با ترتيبات برنامه‌ريزي شده و نيز براي تعيين
اثربخشي سيستم مديريت يكپارچه براساس برنامه‌هاي از پيش تنظيم شده انجام و نتايج و اقدامات اصلاحي حاصل از آن به اطلاع نماينده مديريت مجتمع و مديريت عامل مي‌رسد.
مميزي‌هاي داخلي بوسيله افرادي مستقل از فعاليتهاي ، مورد مميزي انجام ميگيرد. نتايج اين مميزي‌ها به اطلاع مديران واحدهاي مميزي شونده مي‌رسد. ايشان موظفند به موقع، اصلاحات درخواست شده را براي رفع عدم تطابق‌هاي مشاهده شده اعمال نمايند. سوابق مميزي‌ها طبق روش اجرايي كنترل سوابق ثبت و نگهداري ميگردد. ضمناً نتايج مميزي‌هاي داخلي يكي از ورودي‌هاي اصلي نظام بازنگري مديريت شركت است. مميزي‌هاي داخلي براساس روش اجرايي مميزي داخلي انجام مي شود.
8-2-3- پايش و اندازه‌گيري فرآيندها
فرآيندهاي سيستم مديريت يكپارچه شركت مطابق شاخصهاي عملكردي تعيين شده براي هر يك از آنها اندازه‌گيري مي‌شوند. هر وقت نتايج مورد نظر حاصل نشده باشد، اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه مطابق روش اجرايي اقدامات اصلاحي/ پيشگيرانه صورت ميگيرد. پايش و اندازه‌گيري‌هاي فرآيندها طبق مستندات پايش و اندازه‌گيري فرآيندها تعريف گرديده و اجرا مي‌شود.
8-2-4- پايش و اندازه‌گيري محصول
در سطح گروهها ويژگي‌هاي محصولات براي تصديق اينكه اين نيازمنديها تأمين شده‌اند، پايش و اندازه‌گيري مي‌شود. سوابق اين اندازه‌گيري‌ها طبق روش اجرايي كنترل سوابق ثبت و ضبط مي‌شود. تمامي سوابق مربوط به كنترل كيفي محصول (اعم از توليدي و يا تحت تعمير ) همراه با استانداردهاي مورد نياز در اين خصوص در سطح گروهها قابليت رديابي و مشاهده را دارد.
8-3- كنترل محصول نامنطبق
در صورت بروز عدم تطابق در كليه مراحل توليد محصول، بررسي‌هاي لازم روي علل بروز عدم تطابق‌هاي مشاهده شده انجام مي‌شود. در سطح گروهها كنترل موارد عدم تطابق شامل كنترل روي محصولات اعم از مواد اوليه،محصولات توليدي و محصولات تعميراتي مي‌شود كه اين موضوع شناسايي، مستندسازي، ارزيابي، جداسازي (در صورت امكان) و تعيين تكليف محصول نامنطبق را در بر ميگيرد. تمامي اين فعاليتها در سطح گروهها و مطابق روشهاي اجرايي مربوطه انجام شده و تحت كنترل مي‌باشد. محصول يا خدمات نامنطبق ممكن است:
الف) دوباره كاري و اصلاح شود
ب) با اجازه ارفاقي پذيرفته شود
ج) به تأمين كننده عودت داده شود
د) ضايعات محسوب گردد.
چگونگي بازكاري‌ها و عدم انطباق‌هاي پذيرفته شده نيز در سوابق مربوطه ثبت ميگردد تا وضعيت واقعي آنرا نشان بدهد. محصولات بازكاري شده نيز مجدداً مورد بازرسي قرار مي‌گيرند.
محصولات نامنطبقي كه مجاز به ترخيص با اجازه ارفاقي مي‌باشند و نيز افراد مجاز براي صدور اجازه ارفاقي در روش اجرايي كنترل محصول نامنطبق مشخص شده‌اند.
8-4- تحليل داده‌ها
جمع‌آوري داده‌هاي مرتبط و تجزيه و تحليل آنها براي اثبات اثربخشي سيستم مديريت يكپارچه و ارزيابي بهبود مستمر اثربخشي سيستم در سطح شركت طبق مستندات تحليل داده‌ها صورت ميگيرد.
تحليل داده‌ها، اطلاعات مرتبط با موضوعات زير را فراهم مي‌كند:
الف) رضايت مشتري: پس از انجام ارزيابي طبق مستندات ارزيابي رضايت مشتريان، نمودارهاي آماري تهيه و مورد تحليل قرار ميگيرد.
ب) تطابق با نيازمنديهاي محصول: براساس كنترلهاي انجام شده و مطابق مستندات ذيربط، نمودارهاي آماري تهيه و تحليل ميگردد.
ج) مشخصات و روندهاي فرآيندها و محصولات از جمله فرصتهايي براي اقدامات پيشگيرانه: شاخصهاي مناسب براي فرايندها تعريف و طبق مستندات پايش و اندازه‌گيري فرآيندها مورد اندازه‌گيري قرار گرفته و در صورت نياز اقدامات اصلاحي/ پيشگيرانه اتخاذ ميگردد.
د) تأمين كنندگان: نتايج ارزيابي‌ها و عملكرد تأمين كنندگان در گروه تأمين تجهيزات مورد تحليل قرار ميگيرد.
8-5- بهبود
8-5-1- بهبود مستمر
اثربخشي سيستم مديريت يكپارچه با استفاده از خط مشي، نتايج اهداف، نتايج مميزي‌هاي داخلي و خارجي، تحليل داده‌ها، اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه و بازنگري مديريت، بررسي مي‌شود. اين موارد در مستندات مربوطه آمده و در ذيل هر يك از الزامات فوق توضيحات لازم ارائه شده است.
8-5-2- اقدامات اصلاحي
در مراحل مختلف فعاليتها گاهي اتخاذ اقدامات اصلاحي براي اطمينان از انطباق فرآيندها و دستورالعمل‌ها ضروري است. اقدامات اصلاحي در شركت، بررسي و تجزيه و تحليل اشكالات و گزارش آنها را شامل مي‌شود. اقدامات اصلاحي در قالب روش اجرايي اقدام اصلاحي/ پيشگيرانه تعريف و مدون شده است.
8-5-3- اقدامات پيشگيرانه
اقدامات پيشگيرانه حاصل از اقدامات اصلاحي شامل اعمال اين دسته از اقدامات بر روي شرايط و فرآيندهاي توليد محصول، ارزيابي عملكرد واحدها، بازنگري مديريت، انجام مميزي‌هاي داخلي، اجازه‌هاي ارفاقي، و اطلاعات حاصل از سوابق مي‌باشد. اقدامات پيشگيرانه در قالب روش اجرايي اقدام اصلاحي/ پيشگيرانه تعريف شده است. نتايج حاصل از اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه، براساس روش اجرايي كنترل سوابق نگهداري مي‌شود.
يادآوري 1: هر تغييري در روشهاي اجرايي مدون ناشي از اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه اعمال و ثبت ميگردد.
يادآوري 2: سوابق اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه بعنوان يكي از ورودي‌هاي سيستم بازنگري مديريت مورد استفاده قرار ميگيرد. |
| فصل پنجم :تشريح عناصر سيستم مديريت زيست محيطي و ايمني و بهداشت شغلي
4-1- الزامات كلي:
در سطح شركت يك سيستم IMS مشتمل بر استانداردهاي ISO 9001:2000 و OHSAS 18001:1999 و ISO 14001:2004 مستقر و اجرا شده است كه ذيلاً بخشهاي مرتبط با سيستمهاي و OHSAS و نيز نحوه پوشش الزامات آنها تشريح ميگردد.
4-2- خط‌مشي و OHSAS:
در سطح شركت يك خط‌مشي واحد به منظور تشريح اهداف و اصول كلي شركت شامل الزامات محيط زيست و ايمني و بهداشت شغلي، توسط مديريت عامل مجتمع تهيه و تصويب شده است. مديريت عامل از طرق مختلف و از جمله توزيع خط‌مشي در بين كليه پرسنل، اطمينان لازم از بابت آگاهي ايشان از مفاد خط‌مشي را كسب نموده است.
رئوس خط‌مشي مرتبط با سيستمهاي EMS و OHSAS در فصل اول نظامنامه تشريح گرديده است.
4-3- طرحريزي:
4-3-1- طرحريزي براي شناسايي، مخاطرات، ارزيابي ريسك و كنترل ريسك/ طرح ريزي براي شناسايي جنبه‌هاي زيست محيطي: به منظور شناسايي شغلي و ارزيابي كليه مخاطرات شغلي و جنبه‌هاي زيست محيطي، اقدام لازم صورت گرفته است. تابدين ترتيب جنبه هاي بارز و نيز مخاطرات با ريسكها يبالا تعيين گردند بدين منظور روش اجرايي شناسايي مخاطرات و ارزيابي ريسك ايمني و روش اجرايي شناسايي جنبه‌هاي زيست محيطي و تعيين جنبه‌هاي بارز مدون گرديده‌اند كه نحوه شناسايي مخاطرات / جنبه‌هاي زيست محيطي، نحوه ارزيابي آنها و در نهايت نحوه كنترل آنها در روشهاي فوق‌الذكر و جداول مرتبط تشريح شده است.
4-3-2- الزامات قانوني و ساير الزامات:
به منظور شناسايي، دستيابي و به روز نگهداري كليه قوانين و مقررات و ساير الزامات مرتبط با سيستمهاي و OHSAS شركت يك روش اجرايي تحت عنوان مشاوره و ارتباطات مدون و به مورد اجرا گذاشته شده است. كليه قوانين، مقررات و ساير الزامات (در صورت وجود) دريافتي از سازمانها و موسسات ذيربط از جمله وزارت كار و امور اجتماعي،سازمان حفاظت محيط زيست، وزارت بهداشت و درمان و آموزش پزشكي و . . . در سطح شركت مورد استفاده قرار گرفته و در مستندات نيز لحاظ شده‌اند.ضمن اينكه مسئولين ايمني گروهها از به روز بودن آنها اطمينان حاصل نموده اند.
4-3-3- اهداف خرد و كلان/ اهداف:
پس از تعيين جنبه‌هاي بارز زيست محيطي/ مخاطرات داراي ريسك بالا مطابق آنچه در بند 4-3-1- توضيح داده شد، مي‌بايست اقدامات و مستندات كنترلي متناسب با ماهيت آنها تعيين / مدون و به مورد اجرا گذاشته شود (مطابق بند 4-4-6 همين نظامنامه) حال چنانچه امكان تعيين مستندات / اقدام كنترلي براي جنبه بارز وجود نداشته باشد و يا امكان كنترل جنبه بارز مطابق مستندات مربوطه نباشد و يا جنبه بارز/ مخاطرات تحت كنترل بوده ولي نياز به توسعه و بهبود آن باشد، اهداف مناسب اعم از خرد و كلان تعريف و به مورد اجرا گذاشته مي‌شود، در سطح شركت نيز اهداف مناسب انتخاب و پس از تأييد مديريت ارشد، به مورد اجرا گذاشته شده‌اند. اين اهداف در مقاطع زماني 6 ماهه و در جريان جلسات بازنگري مديريت بررسي و در صورت لزوم مورد تجديد نظر قرار مي‌گيرند.لازم به يادآوري است كه در سيستم OHSAS اهداف الزاماً جهت توسعه و بهبود سيستم تعيين و اجرا مي شوند.
4-2-4- برنامه‌هاي مديريت و OHSAS
پس از تعيين اهداف اعم از خرد و كلان جهت جنبه‌هاي بارز/ مخاطرات داراي ريسك بالا مطابق آنچه در بند 4-3-3 فوق آمد، برنامه‌ريزي لازم جهت اجراي آن صورت ميگيرد. اين برنامه‌ريزي مشتمل بر تهيه يك پلان (برنامه) اجرايي شامل عنوان اهداف، زمان شروع و پايان، مراحل انجام فعاليتها، زمان پيش‌بيني و واقعي هر يك از مراحل و مسئولين انجام هر فعاليت مي‌باشد. برنامه‌ها در فواصل زماني 6 ماهه مورد بررسي و تدقيق مجدد قرار گرفته و در صورت لزوم اصلاحات لازم در آن بعمل مي‌آيد. مسئوليت كنترل اين برنامه‌ها بر عهده نماينده مديريت مي‌باشد.
4-4- اجرا و عمليات:
4-4-1- ساختار و مسئوليت
وظايف، اختيارات و مسئوليتهاي كليه كاركنان مؤثر بر سيستم مديريت يكپارچه تعيين و تدوين و در قالب مجموعه شرح و ظايف تهيه و تدوين شده است . از جمله اين وظايف ، كليه مشاغل مرتبط با ايمني و بهداشت و محيط زيست مي باشد . به علاوه در شركت نماينده مديريت در سيستمهاي EMS و OHSAS تعيين و احكام ايشان توسط مديريت صادر شده است. كليه پرسنل از اينكه نماينده مديريت ايشان چه كسي مي‌باشد آگاهي لازم را دارند. از جمله وظايف نمايندگان مديريت مي‌توان به حصول اطمينان از اجرا و حفظ الزامات سيستمهاي مربوطه و حصول اطمينان از ارائه گزارشات لازم به مديريت ارشد اشاره نمود.
4-4-2- آموزش آگاهي و صلاحيت:
كليه كاركناني كه وظايف آنها پيامدهاي زيست محيطي / ايمني و بهداشتي به دنبال دارد مي‌بايست واجد صلاحيت لازم باشند. به منظور پوشش اين الزام استاندارد، شرايط احراز مشاغل تعيين و در مجموعه شرح وظايف قرار گرفته است. كليه كاركنان از نظر تحصيلات تجربه و آموزش بايد داراي صلاحيت باشند و در جهت دستيابي به اين مهم روش اجرايي آموزش تهيه و تدوين گرديده است. كه طي آن استانداردهاي آموزش مشاغل، نحوه نيازسنجي آموزش كاركنان ، نحوه برگزاري دوره‌ها، ارزيابي دوره‌ها و در نهايت نحوه تكميل سوابق آموزشي پرسنل تشريح شده است. به منظور آگاهي هر چه بهتر كاركنان نسبت به مسائل OHSAS و EMS دوره‌هاي مرتبط با اين استانداردها تعيين و در نيازهاي آموزشي مشاغل گنجانده شده است.
4-4-3- مشاوره و ارتباطات / ارتباطات:
به منظور تعريف و تبيين نحوه ارتباطات در داخل و خارج از شركت در شرايط عادي و اضطراري، روش اجرايي مشاوره و ارتباطات HSE مدون گرديده است.
اين سند در سطوح مختلف سازمان توزيع گرديده و كليه پرسنل آشنايي لازم جهت برقراري ارتباط در شرايط مختلف با نفرات ذيربط/ ذينفع را فرا گرفته‌اند، به علاوه پرسنل شركت از اينكه نماينده مديريت در اين خصوص چه كسي است نيز مطلع مي‌باشند.
4-4-4- مستند سازي:
به منظور تشريح مناسب عناصر سيستم مديريت يكپارچه اين يك نظامنامه به رشته تحرير در آمده است. كليه مستندات به صورت كاغذي بوده و نحوه پوشش الزامات استاندارد و نيز ارتباطات بين آنها در اين نظامنامه مشخص گرديده است به علاوه اين اطمينان به وجود آمده است كه مستندات در محل‌هاي مربوطه در دسترس باشند.
4-4-5- كنترل مدارك و داده‌ها:
مراجعه شود به بند 4-2-3 فصل چهارم
4-4-6- كنترل عمليات:
پس از تعيين و شناسايي كليه جنبه‌ها و مخاطرات سيستمهاي و OHSAS و نيز ارزيابي آنها و تعيين جنبه‌هاي بارز، مستندات كنترلي مرتبط با آنها مدون و يا اقدامات كنترلي متناسب تعيين ميگردد. به منظور تشريح اين موارد، يك روش اجرايي تحت عنوان كنترل عمليات HSE مدون شده است. تمامي عمليات در زمينه‌هاي زيست محيطي و نيز عمليات در زمينه ايمني و بهداشت در روش اجرايي كنترل عمليات HSE تشريح شده است. در دستورالعمل‌هاي كنترلي حدود مجاز و پارامترهاي كنترلي بر اساس مفاد قوانين و مقررات (مطابق بند 4-2-2) تعيين و مورد استفاده قرار مي گيرد. سوابق كنترل عمليات (طي فرمهاي مربوطه) در واحدهاي ذيربط مطابق روش اجرايي كنترل سوابق نگهداري مي‌شوند.
4-4-7- آمادگي و واكنش در شرايط اضطراري:
به منظور انجام واكنش‌هاي مناسب در برابر حوادث و رويدادها اعم از طبيعي و غير طبيعي يك روش اجرايي جهت عنوان آمادگي و واكنش در مقابله با شرايط اضطراري تدوين و به مورد اجرا گذاشته شده است. كليه واحدهاي سازماني جهت مقابله مناسب با حوادث در جريان محتويات سند فوق و نيز دستورالعمل‌هاي مرتبط قرار گرفته و از آن آگاه مي‌باشند. از جمله اين واكنش‌ها مي‌توان به واكنش در برابر آتش سوزي، حوادث طبيعي و ... اشاره نمود. از سوي ديگر جهت آمادگي مناسب كاركنان در شرايط خطر در روش اجرايي مذكور به نحوه انجام مانور اشاره گرديده كه كاركنان شركت با قرار گرفتن در شرايط اضطراري ارزيابي لازم را از آمادگي رواني و فيزيكي خود به عمل آورند.
سوابق برگزاري مانورها ثبت و به مبنايي پايه‌اي جهت تغيير در سيستم‌ها طبق بند 4-6 همين نظامنامه در جلسات بازنگري مديريت مورد ارزيابي قرار مي گيرند. در ضمن ليست كليه تجهيزات اضطراري به منظور كسب اطمينان از صحت و سلامتي و كنترل ادواري آنها نيز تهيه و در اختيار واحدهاي ذيربط از جمله ايمني، بهداشت و زيست محيطي قرار دارد. نماينده مديريت نظارت كامل بر اجراي سيستم فوق دارد.
4-5) بررسي و اقدام اصلاحي:
4-5-1- پايش و اندازه‌گيري:
به منظور اندازه‌گيري عملكرد و OHSAS روش اجرايي پايش و اندازه‌گيري عملكرد ايمني، بهداشت شغلي و محيط تدوين شده است. معيارهاي عملياتي جهت پايش و اندازه گيري از مجموعه قوانين و مقررات و ساير الزامات (طبق بند 4-3-2) شناسايي و در دستورالعمل‌هاي مربوطه درج گرديده‌اند. سوابق اندازه‌گيري و پايش عملكردها از طريق فرمهاي مربوطه ثبت و مطابق بند 4-5-3 نگهداري مي‌شوند.
4-5-2- ارزيابي انطباق:
مطابق روش اجرايي پايش و اندازه گيري، اندازه گيري آلاينده هاي موثربر محيط زيست در فواصل زماني يكسا له توسط پيمانكار معتمد سازمان محيط زيست انجام و نتايج آن با الزامات قانوني و سايرالزامات زيست محيطي مورد مقايسه قرار ميگيرد. بعلاوه مطابق روش اجرايي فوق ، پايش هاي زيست محيطي از طريق چك ليست هاي مربوطه ، در دوره هاي زماني مشخص در سطح شركت انجام ميگيرد. درصورت وجود هرگونه عدم انطباق حاصل از پايش واندازه گيري فوق اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه مطابق بند 4-5-3 صورت مي‌پذيرد.
4-5-3- عدم انطباق و اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه/حوادث،رويدادها، عدم انطباق و اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه:
به منظور برآورده ساختن الزامات اين عنصر استاندارد يك روش اجرايي تحت عنوان شناسايي و كنترل عدم انطباق ها به مدون و كليه عدم انطباق هاي حاصل از اجراي سيستمهاي EMS و OHSAS از طريق آن تحت كنترل قرار داشته و تعيين تكليف مي‌شوند. از سوي ديگر نحوه انجام اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه مطابق روش اجرايي اقدامات اصلاحي پيشگيرانه و سوابق آن مطابق بند 4-2 اين نظامنامه در جلسات بازنگري مديريت مورد ارزيابي قرار ميگيرد.
4-5-4- مديريت سوابق:
مراجعه شود به بند 4-2-4 فصل چهارم
4-5-5- مميزي سيستم مديريت زيست محيطي:
مراجعه شود به بند 8-2-2 فصل چهارم
4-6- بازنگري مديريت:
مراجعه شود به بند 5-6 فصل چهارم |