دانلود پروژه کارآموزی نرم افزار کامپیوتر - آشنایی با مفاهیم اولیه پست الکترونیک کار با نامه ها

آشنایی با مفاهیم اولیه پست الکترونیک

1- پست الکترونیک

ارسال و دریافت نامه از طریق کامپیوتر را پست الکترونیکی (E-mail) می گوییم. پست الکترونیکی شباهت بسیار زیادی با پست معمولی دارد. فرستنده نامه هر زمان که بخواهد می تواند پیام خود را ارسال کند و گیرنده نیز در هر زمان که بخواهد می تواند پیام های فرستنده را بخواند. یک نام الکترونیکی در واقع یک فایل است. وقتی مقصد یک نامه الکترونیکی را اسال می کند، این فایل از یک کامپیوتر به کامپیوتر دیگر می‌رود تا به مقصد برسد و به صندوق پستی سیستم گیرنده رفته و در آنجا ذخیره می‌شود تا گیرنده نامه به ان مراجعه کرده و آن را دریافت کند. پست الکترونیک یکی از مشهورترین سرویس های اینترنت است. سایت های زیادی در اینترنت وجود دارند که امکان ایجاد صندوق پست الکترونیکی و ارسال و دریافت نامه های الکترونیکی را به صورت رایگان در اختیار کاربران قرار می دهند و معمولاً فضایی از3MB تا 100MB یا حتی بیشتر در اختیار کاربر جهت نگهداری نامه ها می دهند.

پست الکترونیک (Email) ارسال و دریافت نامه از طریق کامپیوتر را پست الکترونیک می گوییم.

2- مزایای پست الکترونیک

از مزایای پست الکترونیک می توان به موارد زیر اشاره کرد:

- سرعت بالا در ارسال نامه ها

عملیات ارسال نامه بدون توجه به مسافت، معمولاً در عرض چند ثانیه انجام می شود و تفاوت نمی کند.

- هزینه پایین

هزینه ارسال نامه به وسیله پست الکترونیک بسیار پایین تر از هزینه ارسال نامه با پست معمولی است. در بسیاری از کشورهای دنیا پست الکترونیک به صورت رایگان در اختیار مردم قرار دارد.

- قابلیت دریافت نامه ها در هر جای دنیا

گیرنده نامه با داشتن یک صندوق پست الکترونیک می تواند در هر کجای دنیا و در هر ساعت از شبانه روز که بخواهد به صندوق پستی خود دسترسی داشته باشد و نامه‌های خود را دریافت کند.

- امکان ارسال نامه به افراد و گروه های مختلف

در پست الکترونیک می توان یک نامه را بدون داشتن هزینه اضافی، به گروه های مختلف که ممکن است شامل صدها یا هزاران عضو باشند ارسال کرد.

- استفاده از آخرین اطلاعات علمی، تجاری، فرهنگی و...

یکی از مزایای پست الکترونیک، امکان عضویت در گروه های خبری و فهرست های پستی است که اعضاء این گروه ها در هر لحظه از آخرین رویدادها و تحقیقات مربوط به آن گروه آگاه می شوند و می توانند در موضوعات مورد علاقه به وسیله پست الکترونیک به بحث و تبادل اطلاعات بپردازند.

- امکان ارسال متن، تصویر، صوت، فیلم و یا هر فایل دیگر

به همراه نامه الکترونیکی می توان فایل های مختلفی را برای گیرنده ارسال کرد.

3- آدرس پست الکترونیک چیست؟

برای آنکه بتوانیم از پست الکترونیک استفاده کنیم، باید یک آدرس پست الکترونیک داشته باشیم. در واقع آدرس پست الکترونیک شبیه صندوق پستی است. هر نامه ای که به آدرس پست الکترونیک ما ارسال شود، در این صندوق نگهداری می شود و هر نامه‌ای را که بخواهیم ارسال کنیم از طریق همین صندوق ارسال می شود. در اینترنت سرویس دهنده های پستی وجود دارند که به کاربران آدرس پست الکترونیک اختصاص داده و عملیات ارسال و دریافت را انجام می دهند.

آدرس پست الکترونیک را می توانیم با عضویت در سایت های سرویس دهنده پست الکترونیک رایگان نظیر Hat mail, Yahoo! غیره به دست آوریم. آدرس پست الکترونیک در اینترنت به شکل عمومی user name@ Domain تعریف می شود.

همانطور که مشاهده می شود، آدرس پست الکترونیک از دو قسمت تشکیل شده است:

- قسمت اول از آدرس پست الکترونیک

نام کاربری یا شناسه ای است که توسط کاربر انتخاب می شود معمولاً افراد قسمتی از نام یا نام خانوادگی خود را به عنوان نام کاربری انتخاب می کنند.

- قسمت دوم آدرس پست الکترونیک

پس از علامت@ قرار می گیرد، نام حوزه سازمانی یا شبکه سرویس دهنده پستی است. شبکه سرویس دهنده پستی ممکن است ISP باشد که شما از آن جهت ارتباط با اینترنت استفاده می کنید و یا یک سرویس دهندده پستی رایگان نظیر Yahoo باشد.

4- برنامه های کاربردی استفاده از پست الکترونیک

معمولاً تمامی سرویس دهنده های پستی در اینترنت، امکان خواندن و نوشتن نامه را به صورت متصل به اینترنت (online) به کاربران مید هند. در این سایت ها پس از پرسیدن نام کاربری و کلمه عبور، نامه های رسیده در اختیار کاربر قرار می گیرد و امکان نوشتن و حذف کردن نامه ها وجود دارد. اما برای کسانی که مکاتبات و نامه‌های زیادی دارند این روش وقت گیر بوده و هزینه بالایی دارد. چون در مدت خواندن یا نوشتن نامه باید کاربر به اینترنت متصل باشد. به همین منظور برنامه های کاربردی زیادی جهت دریافت و ارسال نامه های الکترونیکی به وجود آمدند. این برنامه ها به سرویس دهنده پستی متصل می شوند و نامه های رسیده را دریافت می‌کنند. سپس می توان ارتباط با اینترنت را قطع کرد و به صورت Offline نامه های رسیده را خواند، یا اینکه به صورتOffline نامه ها را نوشت و پس از اتصال به اینترنت، نرم افزار کاربردی این نامه ها از طریق سرویس دهنده پستی ارسال کند. دو برنامه بسیار معروف و محبوب پست الکترونیک Outlook Express محصولات شرکت مایکروسافت وnets Cpe Messenger از شرکت Netscape است در ادامه با برنامه Outlook Express 6.0 آخرین محصول شرکت مایکروسافت آشنا می شویم.

5- آشنایی باOut look Express

برای اجرای نرم افزار Outlook Express در منوی شروع روی آیکنE-mail کلیک می کنیم پس از اجرای برنامه Outlook Express ابتدا پنجرهConnection Dial-up ظاهر می شود تا ارتباط با اینترنت برقرار شود با کلیک بر روی دکمهConnect اتصال به اینترنت انجام می شود از نرم افزار Outlook در حالت Offline نیز استفاده نمود برای این کار روی دکمهWork offline کلیک می کنیم.

                   1- نوار منو

                             2- نوار ابزار                       1- پوشهInbox

                             3- پنجره پوشه ها                2- پوشهOut box

اجزای اصلی پنجره    4- پنجره تماس ها              3- پوشهsent Item

Outlook Express    5- پنجره لیست نامه ها         4- پوشهDelet Item

                             6- پنجره مشاهده متن نامه‌ها   5- پوشه Drafts

                             7- نوار وضعیت

8- نوار عنوان

6- باز کردن صندوق پستی یک کاربر خاص

ممکن است بر روی یک کامپیوتر به صورت همزمان چند کاربر کار کنند. برای اینکه صندوق پستی هر کاربر از کار دیگر جدا باشد و هر کاربر فقط نامه های خود را مشاهده نماید. در نرم افزار Outlook Express قسمتی به نامIdentities در نظر گرفته شده است که در این قسمت هر کاربر می تواند برای خود یک Identity تعریف نماید و نامه ها و تنظیمات خود را از دیگر کاربران جدا نماید.

جهت باز کردن یک Identity

1- منویFile گزینه Switch Identity

2- پنجره محاوره ای Switch Identity ظاهر می شود در این پنجره کاربر موردنظر را از لیست انتخاب کرده و دکمهOK را کلیک می کنیم.

جهت ایجاد یک Identity جدید،

1- منویFile  زیر منوی Identities و سپس گزینه Add New Identity را انتخاب

2- پنجره New Identity با ز می شود در این پنجره نام خود را تایپ می کنیم و دکمهOK کلیک

3- در صورتی که بخواهیم جهت ورود به Identity کلمه عبور پرسیده شود، گزینه Requiwe a Password را کلیک می کنیم و در پنجره ظاهر شده دوباره کلمه عبور را وارد می کنیم و دکمهOK را کلیک می کنیم از این به بعد به هنگام ورود به این Identity کلمه عبور خواسته می شود.

7- ایجاد و تنظیم آدرس الکترونیک

ایجاد و تنظیم آدرس پست الکترونیک جدید

1- منوی Tools گزینه Accounts را انتخاب

2- پنجره/Internet Acounts سربرگ Mail

3- سربرگ Mail/Add/Mail پنجره Internet Connection

4- در پنجره کادر Displey Name نام دلخواه و سپس دکمه Next کلیک

5-  در پنجره بعدی تنظیمات سرویس دهنده پستی که از آن برای ارسال و دریافت نامه ها استفاده می کنیم پرسیده می شود تنظیمات این پنجره با توجه به سرویس دهنده پستی متفاوت است. هر سرویس دهنده پستی از نوع خاصی Server استفاده می‌کند معمولاً در راهنمای سایت سرویس دهنده پستی نوع Server و نحوه تنظیم آن آمده است بعد از تنظیمات دکمه Next را کلیک می کنیم.

6- در پنجره بعدی نامAccount و کلمه عبور به سایتی که از آن آدرس E-mail گرفته‌ایم را وارد کرده و دکمه/Finish/Next بعد از انجام مراحل فوق مشاهده می‌کنیم که در پنجره Internet Accounts در سربرگ mail یک Account جدید افزوده شده است.

کار با نامه ها

1- دریافت و ارسال نامه ها

برای دریافت و ارسال نامه ها باید در وضعیت Online باشیم در واقع باید به اینترنت وصل باشیم نرم افزار Outlook Express از تنظیمات Dial-up Networking جهت اتصال به اینترنت استفاده می کند جهت ارسال و دریافت نامه ها از نوار ابزار، دمه send/Receive را کلیک می کنیم. با این عمل تمام نامه های جدید از سرویس دهنده پستی دریافت و تمام نامه های آماده ارسال از طریق سرویس دهنده پستی ارسال می‌شود. اگر چند Account یا چند آدرس E-mail تعریف کرده باشیم عمل ارسال و دریافت برای همه آنها انجام می شود در هنگام ارسال و دریافت نامه ها پنجره ارسال و دریافت پیام ها ظاهر می شود.

در این پنجره اجزای زیر مشاهده می شود:

دکمه :Hide با کلیک کردن این دکمه پنجره ارسال و دریافت پیام پنهان می شود. برای نمایش مجدد این پنجره قسمت سمت راست نوار وضعیت را کلیک می کنیم.

دکمه:Stop عملیات ارسال و دریافت نامه ها را متوقف می کند.

دکمه:Details پنجره ارسال و دریافت را بزرگ تر کرده و قسمت جزئیات ارسال و دریافت را در سربرگTasks (وظایف) و سربرگ Error (خطا ها نشان می دهد اگر خطایی در ارسال و دریافت رخ دهد می توان در سربرگ Error مشاهده نمود.

گزینه قطع ارتباط: در صورت انتخاب گزینه Hang up when finished بعد از اینکه ارسال و دریافت نامه ها تمام شد، ارتباط با اینترنت را به صورت اتوماتیک قطع می‌کند.

2- خواندن نامه ها

پس از آنکه عملیات ارسال و دریافت نامه ها انجام شد، اگر نامه جدیدی داشته باشیم پوشه inbol به حالت پررنگ درآمده و تعداد نامه های خوانده نشده را با عدد داخل پرانتز نشان می دهد.

با کلیک کردن روی پوشه Inboh لیست نامه های دریافت شده در پنجره سمت راست نشان داده می شود.

در پنجره لیست نامه ها در مورد هر نامه مشخصات زیر وجود دارد:

          : نشان دهنده اولویت تعیین شده توسط فرستنده است.

          : نشان دهنده داشتن ضمیمه همراه نامه است.

          : نشان دهنده داشتن ضمیر همراه نامه است.

          : نشان دهنده این است که نامه توسط، علامت گذاری شده است.

From : مشخصات فرستنده نامه

Subject : موضوع نامه

 Recrived: تاریخ و ساعت دریافت نامه (در سرویس دهنده وب)

در این لیست می توان با کلیک کردن روی هر کدام از 6 مشخصه فوق، نامه ها را بر اساس آن مشخصه مرتب نمود.

به عنوان مثال اگر روی قسمت Received کلیک کنیم، نامه ها بر اساس تاریخ دریافت آنها مرتب می شوند. پس از کلیک کردن روی هر قسمت علامت ؟؟یا ؟؟ در کنار تیتر هر قسمت قرار می گیرد که نشان هنده ترتیب صعودی یا نزولی بر اساس آن موضوع است.

همه موارد ذکر شده برای مرتب کردن لیست نامه ها را می توان از منوی view / sort By نیز انجام داد.

در قسمت from در لیست نامه ها و در کنار هر نامه آیکن هایی وجود دارد که هر کدام معنی خاصی دارند. به عنوان مثال اگر یک نامه جدید داشته باشیم و هنوز آن را مطالعه نکرده ایم، آیکن آن به صورت نامه در بسته (؟؟) و تیتر نامه به صورت پررنگ است یا اگر یک نامه را مطالعه کرده باشیم، آیکن آن به صورت نامه درباز (؟؟) است در جدول زیر شکل هر آیکنی و معنی آن آمده است:

در قسمت from در ليست نامه ها و در كنار هر نامه آيكن هايي وجود دارد كه هر كدام معني خاصي دارند. به عنوان مثال اگر يك نامه جديد داشته باشيم و هنوز آن را مطالعه نكرده ايم، آيكن آن به صورت نامه در بسته (؟؟) و تيتر نامه به صورت پررنگ است يا اگر يك نامه را مطالعه كرده باشيم، آيكن آن به صورت نامه درباز (؟؟) است در جدول زير شكل هر آيكني و معني آن آمده است:

براي خواندن يك نامه، عمليات زير را انجام مي دهيم:

1- روي تيتر نامه در پنجره ليست نامه ها، كليك مي كنيم. متن نامه در زير پنجره ليست نامه ها ظاهر مي شود.

2- اگر بخواهيم هر نامه در پنجره مجزايي قابل خواندن باشد، روي تيتر آن نامه دوبار كليك مي كنيم نامه در پنجره مجزايي باز خواهد شد. مشاهده مي كنيم اين پنجره داراي نوار منو و نوار ابزاري مشابه منوي اصلي است. اما بعضي از گزينه هاي بلااستفاده از منوها حذف شده اند و در نوار ابزار دو دكمه؟؟ Next و ؟؟Previous اضافه شده است كه امكان حركت به نام بعدي و نام قبلي را مي دهد. براي بستن اين پنجره مي توانيم از دكمه ؟؟ نوار عنوان استفاده كنيم.

براي باز كردن چند نامه، عمليات زير را انجام مي دهيم:

1- ابتدا نامه هاي مورد نظر را از ليست نامه ها انتخاب مي كنيم.

2- جهت انتخاب نام هايي كه پست سر هم هستند كليد Shift را نگه داشته و سپس در ابتدا و انتهاي نامه هاي مورد نظر كليك مي كنيم.

3- در صورتي كه بخواهيم نامه هايي را كه در ليست پشت سرهم قرار ندارند انتخاب نماييم كليد ctrl را پايين نگه داشته و بر روي تك تك نامه هاي مورد نظر كليك مي‌‌كنيم.

4- جهت باز كردن نامه هاي انتخاب شده، كليدEnter را فشار مي دهيم يا از منوي file گزينه Open را انتخاب مي كنيم.

5- نامه هاي انتخاب شده در چند پنجره مجزا باز مي شوند جهت حركت بين نامه‌هاي باز شده، در نوار كاربر روي آيكن پنجره نامه مورد نظر كليك مي كنيم.

3- علامت گذاري نامه ها

نامه هاي الكترونيكي را مي توان علامت گذاري كرد تا بعداً بتوان نامه هاي علامت گذاري شده را آسانتر بررسي كرد. نامه اي كه علامت گذاري مي شود هيچ تفاوتي با نامه هاي ديگر ندارد و علامت گذاشته شده از نظر نرم افزاري Outlook Express مفهوم خاصي ندار و فقط شما مي دانيد به چه علت اين نام را علامت گذاري كرده ايد (شايد براي اينكه بعداً با دقت بيشتري آن را مطالعه كنيد يا شايد براي اينكه به خاطر داشته باشيد كه لازم است به اين نامه جواب بدهيد).

جهت علامت گذاري نامه ها،

عمليات زير را انجام مي دهيم:

1- اگر بخواهيم يك نامه را علامت گذاري كنيم بر روي ستون ؟؟ نامه مورد نظر كليك مي كنيم.

2- اگر بخواهيم چند نامه را به صورت همزمان علامت گذاري كنيم، نامه هاي مورد نظر را انتخاب كرده و از منوي Message گزينه flay Message را انتخاب مي كنيم.

در مورد علامت گذاري نامه ها به نكات زير توجه كنيد:

نامه هايي كه علامت گذاري شده باشند، يك علامت پرچم قرمز ؟؟ در كنار نام آنها مشاهده مي شود.

در صورتي كه بخواهيم علامت گذاير يك نامه را برداريم، كافيست عمليات فوق را تكرار كنيم.

در صورتي كه بخواهيم نامه هاي علامت گذاري شده را به صورت مرتب و پشت سر هم مشاهده كنيم كافيست برروي علامت ؟؟ عنوان ستون كليك كنيم.

4- تغيير حالت نامه از خوانده شده به خوانده نشده

تا زماني كه يك نامه خوانده نشده است آيكن آن به صورت ؟؟ مي باشد ولي وقتي خوانده شد آيكن آن به صورت ؟؟ تغيير مي كند.

نرم افزار Outlook Express از دو طريق خوانده شدن يك نامه را متوجه مي شود:

اگر بر روي عنوان نامه دوبار كليك كنيم و نامه در پنجره جديد باز شود.

اگر بر روي عنوان نامه كليك كنيم و چند ثانيه نامه در پنجره اصلي Outlook Express نمايش داده شود.

گاهي اوقات ممكن است نامه اي را باز كرده باشيم و فرصت مطالعه نامه را نداشته باشيم اما چون نامه را باز كرده ايم آيكن آن به صورت نامه خوانده شده تغيير شكل داده است. در اين مواقع بهتر است آيكن اين نامه را به حالت نامه خوانده نشده تغيير‌ دهيم تا بعداً به خاطر بياوريم كه اين نامه را مطالعه نكرده ايم.

جهت تغيير حالت يك نامه از خوانده شده به خوانده نشده عمليات زير را انجام ميدهيم:

1- در ليست نامه ها، نامه مورد نظر را انتخاب كرده و روي آن راست كليك مي كنيم.

2- از منوي ميانبر ظاهر شده، گزينه Make as unread را انتخاب مي كنيم.

جهت تغيير حالت يك نامه از خوانده نشده به خوانده شده يكي از روش هاي زير را انجام مي دهيم:

1- در ليست نامه ها، روي نامه مورد نظر دوبار كليك مي كنيم تا باز شود.

2- روي نامه مورد نظر راست كليك كرده و از منوي ظاهر شده گزينه Make as Read را انتخاب مي كنيم.

5- باز كردن و ذخيره فايل هاي ضميمه شده

همانطور كه مي دانيم يكي از مزاياي نامه هاي الكترونيكي امكان فرستادن انواع فايل‌ها به صورت ضمير نامه است. اگر نامه اي به همراه خود فايل ضميمه اي داشته باشد، در پنجره ليست نامه ها در كنار نامه آيكن قرار دارد.

براي باز كردن و ذخيره فايل هاي ضميمه شده مراحل زير را انجام مي دهيم:

1- ابتدا روي عنوان نامه مورد نظر دوبار كليك مي كنيم تا نامه در پنجره مجزايي باز شود.

2- در اين پنجره مشاهده مي كنيم كه در قسمت Attach (ضمير)، ليست فايل هاي ضميمه شده به نامه نشان داده شده است.

3- براي باز كردن هر فايل روي آيكن آن دوبار كليك مي كنيم. پنجره اي ظاهر مي‌شود كه از ما مي پرسد كه فايل ضمير را باز كنيم يا آنكه آن را به صورت يك فايل روي ديسك ذخيره كنيم.

4- در صورت انتخاب Open it فايل ضميمه باز شده و اجرا مي شود مثلاً اگر فايل ضميمه سندword باشد توسط نرم افزار Microsoft word باز مي شود.

5- در صورت انتخاب save it to disk پنجره Attachment as ظاهر مي شود.

6- در اين پنجره نام فايل و محل ذخيره ان را روي ديسك تعيين مي كنيم و دكمه save را كليك مي كنيم.

7- اگر نامه اي چند ضميمه داشت، براي ذخيره كردن يكباره همه فايل هاي ضميمه مي توانيم از منوي file گزينه save Attachments را انتخاب كنيم.

نكته- امروزه با گسترش شبكه اينترنت، اكثر ويروس هاي كامپيوتري توسط نامه الكترونيكي انتقال پيدا مي كنند. به همين منظور از باز كردن فايل هاي ضميمه مشكوك و به خصوص فايل هاي ضميمه اجراي با پسوند EhE خودداري كنيد و همواره با آخرين نسخه نرم افزارهاي ضد ويروس آن را كنترل نماييد.

6- ايجاد نامه جديد

براي ايجاد نامه جديد يكي از 2 روش زير را انجام مي كنيم.

1- از منوي file گزينه New و سپس mail message را انتخاب مي كنيم.

2- دكمه ؟؟ را از نوار ابزار كليك كنيم پنجره New massage ظاهر مي شود. در اين پنجره اجزاي زير مشاهده مي شود:

ليست انتخاب from

در اين كادر در صورت داشتن چند آدرس پست الكترونيك، ليست Account هاي پست الكترونيك تعريف شده قرار دارد. در واقع اين كادر نشان مي دهد كه ما با كدام آدرس پست الكترونيكي خود نامه را ارسال مي كنيم به صورت پيش فرض آدرس پست الكترونيكي انتخاب مي شود كه به صورتAccount پيش فرض تعريف شده باشد.

كادر متني

در اين كادر آدرس پست الكترونيك شخص يا اشخاصي را كه مي خواهيم نامه به آنها ارسال شود تايپ مي كنيم اگر بخواهيم نامه به چند ادرس ارسال شود، بين آدرس ها علامت ويرگول قرار مي دهيم.

كادر متني (carbon copy)

اگر بخواهيم رونوشتي از نامه را براي شخص يا اشخاصي ديگر ارسال كنيم آدرس پست الكترونيكي آنها در كادر متني CC (كپي كاربن) تايپ مي كنيم (بين ادرس ها علامت ويرگول قرار مي دهيم)

كادر متني (Blind carbon copy) BCC

اگر بخواهيم رونوشتي از نامه را براي شخص يا اشخاص ديگري ارسال كنيم به طوري كه گيرندگان CC,TO از دريافت اين نامه توسط آن اشخاص بي اطلاع باشند، آدرس پست الكترونيك آنها را در كادر متني BCC (كپي كاربن مخفي) تايپ مي كنيم (بين آدرس ها علامت ويرگول قرار مي دهيم).

كادر متني Subject

موضوع نامه را در اين كادر متني وارد مي كنيم درج موضوع نامه به گيرنده نامه كمك مي كند تا قبل از باز كردن نامه از موضوع داخل نامه مطلع شود.

كادر ويرايش متن نامه

در اين كادر مي توان متن نامه را تايپ نمود در بالاي اين كادر، ابزارهاي ويرايش متن نظيرFont، سايزUnderline, Italic, Bold انتخاب رنگ و تنظيم هم ترازي متن قرار دارد اين كادر ويرايش و نوار ابزار آن مشابه نرم افزار Wordpad ويندوز است، مي‌توانيم متن تايپ شده را توسط نوار ابزار به فرمت دلخواه تغيير دهيم.

1- بعد از انجام تايپ نامه، با كليك كردن روي دكمه ؟؟ در نوار ابزار پنجره New message نامه ارسال مي شود روش ديگر انتخاب گزينه send message از منوي file يا فشردن كليد هاي Alt+S است.

2- اگر در حال حاضر به اينترنت متصل نيستيم ولي مي خواهيم اين نامه را بعداً‌ ارسال كنيم مي توانيم از گزينه file گزينه send later را انتخاب كنيم با اين روش اين نامه به پوشه Otubox منتقل مي شود، تا زماني كه به اينترنت متصل مي شويم و دكمه ؟؟ را از نوار ابزار كليك كنيم.

3- گاهي اوقات ممكن است بخواهيم نامه ناتمامي را به طور موقت ذخيره كنيم تا در زمان ديگري نامه را تكميل و ارسال كنيم براي اين كار از منوي file گزينه save را انتخاب مي كنيم يا اينكه كليدهاي ctrl+s را فشار مي دهيم با اين عمل، نامه در پوشه Drafts ذخيره مي شود. بعداً مي توانيم با مراجعه به پوشه Drafts نامه را تكميل كرده و آن را ارسال كنيم.

استفاده از غلط ياب املايي

نرم افزار Outlook Express امكان غلط يابي املايي كلمات را دارد. البته غلط ياب املايي معمولاً براي زبان هاي خارجي نظير انگليسي تعريف شده است و در صورتي كه غلط ياب املايي فارسي بر روي كامپيوتر شما نصب شده باشد امكان غلط يابي متون فارسي وجود دارد.

براي استفاده از غلط ياب املايي و يافتن لغت هاي غلط عمليات زير را انجام مي‌دهيم:

1- در پنجره ويرايش نامه كليدF7 را مي زنيم و يا روي كليد؟؟ از نوار ابزار كليك مي‌كنيم.

2- در صورت يافتن غلط، پنجره Splling ظاهر مي شود كه در اين پنجره لغت اشتباه در قسمت Net In Dictionery نمايش داده مي شود همچنين ليستي از حدس لغتي كه غلط ياب املايي در مورد كلمه صحيح مي زند در قسمت Suggections نمايش داده مي شود.

3- از ليست Suggestion كلمه صحيح را انتخاب مي كنيم و يا كلمه صحيح را در قسمت Change تايپ مي كنيم.

4- دكمه ؟؟ را جهت تغيير كلمه غلط به به كلمه انتخاب شده، كليك مي كنيم.

5- اگر بخواهيم غلط ياب، اشتباه اين لغت را يكبار ناديده بگيرد، دكمه ؟؟ را كليك مي كنيم و در صورتي كه بخواهيم غلط ياب در اين نامه ديگر اين لغت را غلط نگيرد، دكمه ؟؟ را كليك مي كنيم.

6- اگر بخواهيم غلط ياب، لغت يافت شده را به عنوان يك لغت جديد به لغت نامه خود اضافه كند دكمه ؟؟ را كليك مي كنيم. بعد از اين لغت اضافه شده در اين نامه و همه نامه هاي بعدي نيز به عنوان يك لغت صحيح شناخته خواهد شد.

ضميمه كردن فايل

اگر بخواهيم همراه نامه اي كه مي فرستيم، فايلي را ضميمه كنيم از منويInsert گزينه File Attachment را انتخاب مي كنيم پنجره محاوره اي باز مي شود كه امكان انتخاب يك يا چند فايل را مي دهد. در اين پنجره پس از انتخاب فايل ها از روي ديسكت، دكمه ؟؟ را كليك مي كنيم.

انتخاب گيرنده نامه از كتابچه آدرس

در هنگام ايجاد نامه جديد، اگر آدرس شخصي را كه مي خواهيم براي او نامه ارسال كنيم، بخواهيم از كتاب ادرس (Assress Book) انتخاب كنيم، كافيست در پنجره New Messageروي ؟؟ ؟؟ يا ؟؟ كليك كنيم تا پنجره Select Recipients ظاهر شود در اين پنجره ليست اسامي كساني كه در كتاب آدرس وارد شده اند، نمايش داده مي شود. با انتخاب هر شخص و كليك كردن يكي از دكمه هاي ؟؟ ؟؟ ؟؟ مي توان آن شخص را به ليست گيرندگانTo يا BCC,CC اضافه كرد. در اين پنجره امكان جستجو در كتاب ادرس وجود دارد. در ادامه همين فصل با كتابچه آدرس بيشتر آشنا مي شويم.

ارسال نامه با اولويت بالا و اولويت پايين

نامه ها مي توانند با سه اولويت (يا درجه اهميت) ارسال شوند:

اولويت پايين (Low Priority)

اولويت معمولي (Normal Priority)

اولويت بالا (High Priority)

نامه هايي كه ارسال مي كنيم در حالت عادي با درجه اهميت معمولي ارسال مي شوند. از نظر سرعت ارسال نامه بين نامه ها با اولويت هاي مختلف فرقي نمي كند. در واقع اولويت يك علامت براي گيرنده نامه است كه توجه داشته باشد اين نامه از درجه اهميت بالايي برخوردار است و او به اين نامه توجه ويژه اي داشته باشد و در صورت امكان زودتر از بقيه نامه ها اين نامه را مطالعه كند.

اگر بخواهيم نامه اي با اولويت بالا يا پايين ارسال شود عمليات زير را انجام مي دهيم:

1- در پنجره ايجاد نامه، از منوي Message زير منوي Priority يكي از اولويت هاي Low/ High را انتخاب مي كنيم، روش ديگر كليك كردن روي فلش سمت راست دكمه ؟؟ از نوار ابزار و انتخاب يكي از اولويت هاي ؟؟ ياHigh است.

2- پس از اتمام متن نامه، دكمه ؟؟ را جهت ارسال كليك مي كنيم. گيرنده اين نامه وقتي نامه را دريافت مي كند در كنار عنوان اين نامه علامت را مشاهده مي نمايد.

ارسال نامه به يك گروه يا ليست توزيعي

در واقع وقتي ما يك نامه را به يك گروه ارسال مي كنيم، اين نامه به همراه افراد عضو گروه ارسال مي شود. براي ارسال نامه به يك گروه كافيست نام آن گروه را در قسمت To تايپ نماييم و نامه را ارسال كنيم البته قبلاً بايد گروه و اعضاي آن را در نرم افزار Address Book تعريف كرده باشيم.

ارسال نامه به صورت متني و گرافيكي

نامه جديدي كه تهيه مي كنيم مي تواند به دو صورت متني (Text) يا گرافيكي به فرمتHTML باشد اگر نامه را به صورت متني تهيه كنيم، ديگر قادر به تعيين فونت يا تنظيمات متن نخواهيم بود اما نامه متني دو مزيت زير را دارد:

حجم كمتري دارد گيرنده نيازي به داشتن نرم افزار مخصوصي جهت ديدن نامه ندارد.

براي تهيه نامه به صورت متن عمليات زير را انجام مي دهيم:

1- از منوي Format گزينه Plaintext را انتخاب مي كنيم. با اين عمل نوار ابزار ويرايش متن از بالاي كادر ويرايش متن حذف مي شود و كادر متن به صورت ساده متني تغيير مي كند.

اگر نامه را به صورت گرافيكي تهيه كنيم، قادر خواهيم بود براي نامه تصوير زمينه انتخاب كرده و نامه را به صورت زيبايي تهيه كنيم اما نامه گرافيكي دو عيب دارد:

1- حجم نامه زياد خواهد بود و ارسال آن توسط شما و دريافت آن توسط گيرنده زمان گير است.

2- نرم افزار شخص گيرنده نامه، بايد فرمت HTML را پشتيباني كند.

براي تهيه نامه به صورت گرافيكي عمليات زير را انجام مي دهيم:

1- از منوي format گزينه Rich text (HTML) را انتخاب مي كنيم.

2- براي پوشاندن زمينه نامه با يك تصوير يا رنگ دلخواه، از منوي format گزينه Back ground را انتخاب مي كنيم.

3- در منوي format با انتخاب Pocture يك تصوير را به عنوان پيش زمينه انتخاب مي كنيم در ضمن با انتخاب color مي توانيم پيش زمينه نامه را با يك رنگ مشخص، رنگ آميزي كنيم.

4- در منوي format با انتخاب گزينه sound مي توانيم يك فايل صوتي را به عنوان زمينه نامه ارسال كنيم به صورتي كه دريافت كننده نامه، با باز كردن آن نامه، اين فايل صوتي را يك يا چند بار بشنود.

در نرم افزار Outlook Express امكان جالب ديگري نيز وجود دارد. اين نرم افزار تعدادي فرمت نام گرافيكي كه اصطلاحاً به آنها نوشت افزار (Statioery) گفته مي‌شود در موضوعات مختلف تهيه و به همراه نرم افزار ارائه شده است.

براي انتخاب يك نوشت افزار يكي از روش هاي زير را انجام مي دهيم:

1- از منوي Apply stationery را انتخاب كرده و سپس يك نوشت افزار را انتخاب مي كنيم.

2- در نكار دكمه Create mail در نوار ابزار فلش كوچكي وجود دارد كه با كليك كردن روي اين فلش منوي نوشت افزار باز مي شود و با انتخاب يك نوشت افزار پنجره New Massege با آن نوشت افزار باز مي شود.

پاسخ به نامه

اگرچه نامه هايي وجود دارند كه نيازي به پاسخ دادن ندارند ولي در بسياري از نامه‌هاي رسيده بايد پاسخ دهيم روش هاي مختلفي براي پاسخ دادن به نامه وجود دارد. مثلاً ممكن است بخواهيم فقط به فرستنده نامه پاسخ بدهيم و ديگر دريافت كنندگان اين نامه پاسخ ما را نبينند و يا ممكن است بخواهيم پاسخ ما را همه گيرندگان نامه دريافت كنند. در ادامه با شيوه هاي متخلف پاسخ به نامه ها آشنا مي شويم.

پاسخ نامه به فرستنده نامه (Reply)

اگر بخواهيم به نامه رسيده اي پاسخ دهيم، به صورتي كه فقط براي فرستنده نامه پاسخ ارسال شود عمليات زير را انجام مي دهيم:

1- روي تيتر نامه كليك مي كنيم تا نامه مورد نظر انتخاب شود.

2- دكمه ؟؟ را از نوار ابزار كليك مي كنيم. روش ديگر انتخاب گزينه Reply to sender از منوي Message يا فشردن كليدهاي ctrl+r است.

3- پنجره ويرايش نامه، مشابه پنجره ايجاد نامه جديد ظاهر مي شود. در اين پنجره كادرهاي متن to, From به صورت خودكار پر مي شوند و متن نامه قبلي نيز در كادر ويرايش متن قرار مي گيرد.

3- حال پاسخ نامه را داده و جهت ارسال دكمه ؟؟ را كليك مي كنيم.

پاسخ نامه به همه گيرندگان (Replx All)

اگر بخواهيم به نامه رسيده اي پاسخ دهيم به صورتي كه علاوه بر فرستنده نامه كليه گيرندگان نامه (يعني تمام كساني كه در قسمت To,CC آدرس آنها درج شده است) نيز آن را دريافت كنند. عمليات زير را انجام مي دهيم:

1- روي تيتر نامه كليك مي كنيم تا نامه مورد نظر انتخاب شود.

2- دكمه؟؟ را از نوار ابزار كليك مي كنيم روش ديگر انتخاب گزينه Reply to sender از منوي Message يا فشردن كليد هاي ctrl+R است.

3- پنجره ويرايش نامه، مشابه پنجره ايجاد نامه جديد ظاهر مي شود. در اين پنجره كادرهاي متن To, From به صورت خودكار پر مي شود و متن نامه قبلي نيز در كادر ويرايش متن قرار مي گيرد.

4- حال پاسخ نامه را داده و جهت ارسال دكمه ؟؟ را كليك مي كنيم.

پاسخ نامه به همه گيرندگان (Reply All)

اگر بخواهيم به نامه رسيده اي پاسخ دهيم بهصورتي كه علاوه بر فرستنده نامه، كليه گيرندگان نامه (يعني تمام كساني كه در قسمتTo,CC آدرس آنها درج شده است) نيز آن را دريافت كنند، عمليات زير را انجام مي دهيم:

1- روي تيتر نامه كليك مي كنيم تا نام مورد نظر انتخاب شود.

2- دكمه ؟؟ را از نوار ابزار كليك مي كنيم روش ديگر انتخاب گزينه Reply to All از منوي Message يا فشردن كليدهاي ctrl+shift+R است.

3- پنجره ويرايش نامه مشابه پنجره ايجاد نامه جديد ظاهر مي شود. در اين پنجره كادرهاي متن CC,To, From به صورت خودكار پر مي شود و متن نامه قبلي نيز در كادر ويرايش متن قرار مي گيرد.

4- حال پاسخ نامه را داده و جهت ارسال دكمه ؟؟ را كليك مي كنيم.

پاسخ به نامه ها بدون درج متن نامه اصلي