دانلود گزارش کارآموزی در دفتر IT سازمان مرکزی تعاون روستایی ایران

اینجانب دوره کارآموزی خود را در دفتر IT  سازمان مرکزی تعاون روستایی ایران وابسته به  وزارت جهاد کشاورزی گذراندم و در این دوره با فناوری پورتال و مدیریت آن آشنا شدم و فرامینی را که آنجا بیشتر استفاده می شد را آموختم. کارهای جانبی از قبیل انجام  انواع کارهای اداری، نیز انجام شد.

معرفی سازمان:

سازمان مرکزی تعاون روستایی در سال 1342 تاسیس شد و دولت وقت ایران تعهد کرد که به سرویس های تکنیکی ، آموزشی، تجاری و کمک اعتباری به شرکت تعاونی های گروهی و فردی کشاورزی ادامه دهد. باوجود شبکه گسترده تعاونیهای روستائی وکشاورزی بعنوان دوبال توانمند دولتی ( سازمان مرکزی تعاون روستائی ایران ) وغیردولتی ( شبکه تعاونی روستائی ایران ) بخش کشاورزی رادرحصول اهداف استراتژیک خرید محصولات کشاورزی وپایداری وتنظیم بازار وتوسعه پایدار روستا نقش اساسی ایفا می نماید.
در حال حاضر دو هزار و نهصد و سی و نه شرکت تعاونی روستایی گروهی با اعضای کل 4.515.842 نفر عضو و سرمایه 447.792.003.887 ریال است.
سازمان مرکزی تعاون روستایی که بر اساس قانون عهده دار امر هدایت، نظارت و حسابرسی شبکه گسترده تعاونیهای روستایی و کشاورزی می باشد، دارای 31 شعبه در استانها، 234 نمایندگی در شهرستانها، 12 مدیریت و 25 اداره در مرکز بوده که جمعا دارای5.992 پست سازمانی بوده که فعلا با تعداد 2.920 نفر پرسنل درکل کشور وظایف محوله را انجام می دهد.

      تعاونیها درایران پیشینه ای درحدود شصت ساله دارند وتعاونیهای روستایی وکشاورزی بعنوان تعاونیهای چند منظوره عام وارد پنجمین دهه حضور وفعالیت خود درروستاهای کشورشده اند. تعاونیهای روستائی به واقع پس ازانجام اصلاحات ارضی  درسال 1341 درجهت حمایت ازکشاورزان وتولیدکنندگان که صاحب اراضی شده بودند شکل گرفت وپا به عرصه روستا گذاشت.
درک نیاز مشارکت مردمی، استفاده ازمنابع مالی اندک که توسط اعضاء اندوخته میگردد ولزوم استفاده بهینه ازعنصرمدیریت روستایی مورد نظر موجب گردید که درروستاها، شرکتهای تعاونی روستایی وکشاورزی تاسیس گردد.

چشم انداز بلند مدت سازمان مرکزی تعاون روستایی ایران در توسعه سازمانی:

1- توسعه ICT در مقوله برقراری ارتباطات شبکه ای با توجه به پیشرفت تکنولوژی (3G و یا 4G).

2- توسعه ICT درشرکتهاواتحادیه های تعاون روستایی وفعالیت در جهت کاهش میزان شکاف دیجیتالی درسطوح اجتماعی و بین المللی.
 
3- توسعهICT در سطوح مختلف سازمان مرکزی و کلیه  سازمانها، اتحادیه و شرکتهای تابعه استانی و شهرستانی.
 
4- توسعهICT در روستا در جهت پیش بینی میزان محصول، بارش سالیانه و وضعیت جوی و ...
 
5- توسعهICT در شرکتهای تعاونی روستائی ، کشاورزی و تعاونیهای زنان.
 
6- توسعهICTوبهره گیری از سیستمهای خبره در کشاورزی(Expert Systems).
7- توسعهICT در کلیه فروشگاههای مصرف شبکه و استقرار سیستم مکانیزه فروشگاه زنجیره ای روستا و ...
8- توسعهICT در نمایندگیهای جایگاه مواد نفتی.
9- توسعه ICT در ورابط بین الملل سازمان.
10- توسعه ICT در فعالیتهای تجاری (بازاریابی، صنعت ، کشاورزی، توریسم ).

11- توسعه ICT  در مقوله Rural Tourism و بالاخص Agri-Tourism در جهت شناساندن پتانسیل های مناطق روستایی و گردشگری به جهانگردان.
12-  توسعه ICT در بحث فرصت های جدید (Teleworking ،  ..., Call center) برای روستاییان و کشاورزان.
13-  توسعهICTدرفعالیتهای خدماتی،رفاهی و فرهنگی روستا.
14- توسعه ICT در جهت ایجاد همکاری بیشتر با وزارت بهداشت و درمان و وزارت رفاه و تامین اجتماعی برای کم کردن فاصله طبقاتی در زمینه های مختلف بهداشتی و خدماتی بین شهر و روستا.

شمه ای از چشم انداز سازمان به این صورت است که پس از طی مراحل شناخت کامل و تحلیل سازمان، تمام و یا اکثر فعالیت های درون سازمانی و یا برون سازمانی اعم از خرید محصولات تضمینی، بازاریابی محصولات کشاورزی بصورت ملی و بین المللی، مدیریت فروشگاههای مصرف، خرید گندم آنلاین از کشاورزان توزیع و تخصیص نهاده های کشاورزی، بررسی وضعیت انبارها، و خلاصه تمام فعالیت هایی که در اساسنامه سازمان ذکر گردیده بصورت آنلاین و بهنگام انجام پذیرد. در این سازمان جهت دستیابی به اهداف فوق  طی یک سال گذشته (از خردادماه 1383لغایت اردیبهشت ماه 1384) پنج فاز کلیدی و زیربنایی اجرا شده است که شامل ایجاد LAN - بهره مندی از نرم افزار اتوماسیون اداری - دریافت خط پرسرعت اینترنت به مدت 5 سال و بصورت رایگان - ایجاد سالن و کلاس کامپیوتر - راه اندازی و بکارگیری پورتال سازمان از جمله آن می باشد.

چکیده :

گسترش کاربردهای فناوری اطلاعات در عرصه فعالیت‎های اقتصادی و اجتماعی سبب ابداع و

ارائه راه حل‌ها و راهکارهای مختلف شده ‎است. طبیعی است که هر یک از این روشها و

ابزارها، مبتنی بر نیازی خاص و در جهت رفع مشکلات موجود ابداع و به خدمت گرفته شده اند. پورتال‌های سازمانی نیز با در نظر گرفتن نیازهای اطلاعاتی در حوزه مدیریت مبتنی بر شبکه یا اصطلاحاً شبکه محور طراحی و بکارگیری شده‎اند. امروزه کمتر مؤسسه یا سازمانی را در کشورهای پیشرفته و در حال توسعه می‎توان یافت که از فناوری پورتال بی‌بهره باشد و از آن در جهت پشتیبانی از اهداف سازمانی استفاده نکرده باشد.

پورتال‌ های سازمانی جدای از خدماتی که در عرصه باز سازمان با اعمال مدیریت متمرکز ارائه می‌کنند، فرصت‎های نوینی را متناسب با توان اقتصادی و اجرایی سازمانها فراهم می‎نمایند. این بدان مفهوم است که پورتال‌های سازمانی زمینه همکاری‎های متقابل و امکان بهره‎برداری از توانائیهای حرفه‎ای و سرمایه‎گذاری مشترک را در فعالیت‎های بازرگانی فراهم می‎سازند. آنچه در پی می آید، تشریح نقش و کارکرد پورتال‌هایسازمانی در مدیریت شبکه محور است.

کلیدواژه(ها) : فناوری اطلاعات؛ پورتال؛

پورتال‌های سازمانی؛ مدیریت شبکه محور

مقدمه:

در دهه پایانی قرن بیستم و در آستانه ورود به هزاره سوم، ظهور و گسترش فناوری اطلاعات کلیه شئونات زندگی و تعاملات اجتماعی را دستخوش تحول نمود. تا حدی که تمامی جوامع ناگزیر از رویکرد به آن شدند. اینترنت شرایط تازه‎ای را پدید آورد که در آن تولیدکنندگان، تامین‎کنندگان، فروشندگان و مشتریان، و تقریباً همه عوامل دست‎اندرکار یک چرخه اقتصادی قادر شدند در یک فضای مجازی مشترک با یکدیگر در ارتباط باشند و به تبادل اطلاعات، خدمات، محصولات و پول بپردازند. اینترنت تئوری‎ها و نظریات جدیدی را به میان آورده است که یکی از مشخصه‎های اصلی آنها نگاه تازه‎ای به مقوله کسب و کار است .

به جرأت می‎توان گفت که تجارت الکترونیکی یکی از نمودها و کاربردهای ویژه فناوری اطلاعات است و هم اکنون حجم وسیعی از خرید و فروش‎ها در کشورهای پیشرفته به شیوه الکترونیکی صورت می‎پذیرد.

مؤسسات و سازمانهای گوناگونی تاکنون با هدف ارائه راه‎حل‎های نوین جهت تسهیل فرایندهای مدیریتی تشکیل و تأسیس شده‎اند. پورتال‌های سازمانی به عنوان یکی از این راه‎حل‎ها تا حدودی توانسته‎اند انتظارات و امیدهای مدیران را در عرصه‎های گوناگون مدیریت برآورده سازند. معمولاً اولین نگرانی مدیران یافتن اطلاعات جدید و منابع اطلاعاتی موثق است. پورتال‌های سازمانی با بررسی نیازهای اطلاعاتی مدیران، مجموعه‎ای از مسیرهای مطمئن اطلاعاتی را در اختیار آنها می‎گذارند. از آنجایی که ارائه خدمات پورتال اساساً مبتنی بر شبکه و به ویژه اینترنت می‎باشد، پورتال‌هایسازمانی خدماتی فراتر از آدرس دهی اطلاعات را انجام می‎دهند که معمولاً شامل مواردی نظیر کاوش، سرویس پست الکترونیک، نظر سنجی، گروههای خبری و بحث و غیره است. امکان تعامل دو سویه میان مدیران و کاربران (کارمندان و ارباب رجوع) از طریق وب سایت اصلی پورتال و همچنین دیگر کاربران عضو در یک پورتال سازمانی، زمینه بهره‎برداری هر چه بیشتر از فرصتهایی را که در عرصه‎های گوناگون پدید می‎آیند، فراهم ساخته است.

پیدایش پورتال

همچنان که استفاده از اینترنت در اوایل سال 1994 آغاز شد و سرعت گرفت، تعداد وب سایتها نیز به شدت افزایش پیدا کرد. این پدیده که به خودی خود تقویت می‌شد منجر به بروز ضرورت یافتن راهی برای کمک به امر ناوبری یعنی جستجو و تحقیق شد. به این منظور دو نوع از وب سایت‎ها یعنی «فهرست‌های راهنما» و «موتورهای جستجو» پا به عرصه ظهور گذاشتند.

فهرست‌های راهنما، راهنمایان وب بودند که متشکل از ویراستاران انسانی بوده و براساس مقولات مختلفی مانند هنر، تجارت، خبر، بهداشت و غیره سازماندهی شده بودند.

نتیجه نهایی، معمولاً یک «پیوند» به یکی از صفحات معین وب بود که اطلاعات مورد نظر کاربر را در خود داشت.

از طرف دیگر، موتورهای جستجو کلمات کلیدی را از روی صفحات وب در بانکهای اطلاعاتی گردآوری و تنظیم می‌کردند که جستجوگران می‎توانستند به پرس و جو درباره آنها بپردازند. با وجود گسترش و تکامل موتورهای جستجو همچنان این سئوال به عنوان یک چالش مطرح بود که چگونه دقیقاً چیزی را به کاربر بدهیم که او می‎خواهد؟ روند تکاملی وبسایت‎ها سبب شد تا به تدریج استراتژی‎های خود را از «پیوند دادن سریع کاربران» به«سایتهای مقصد» تبدیل نمایند. در این مرحله ناظران صنعتی به فهرست‌های راهنما وجستجوی اولیه عنوان «پورتال» را دادند. این اصطلاح را در سال 1997، هالسی مینور که در آن زمان رئیس CNET بود، ابداع کرد. این کلمه به همان معنای عادی «دروازه» و «درگاه» است.

در حوزه اینترنت تعریف پورتال ماهیت متغیر خود را حفظ کرد. در ساده‎ترین معنا،

پورتال دروازه‎ای است به وب. پورتال سکوی پرتابی است که هر کاربر قبل از رفتن به سراغ مقصدهای دیگر باید به صورت یک صفحه مبدأ از آن استفاده کند. مارشاک معاون گروه پاتریشیا سیبولدمی‎گوید: «پورتال‌ها باعث کاهش میزان پرسه زدن افراد در وب می‌شوند». در عین حال پورتال‌ها به تدریج تبدیل به سایتهایی شدند که هر کاربر در سراسر روز به منظور مدیریت طیف وسیعی از فعالیت‎های روزمره خود، به سراغ آنها می‎رود مانند بررسی کامل تیترهای خبری، قیمت سهام، ارسال نامه الکترونیکی و پیامهای دوربرد و پیوستن به تالارهای گفتگو.

از اینرو پورتال‌ها وظایف بسیار متفاوتی را انجام می‎دهند ولی جوهره همگی آنها

متشکل از پنج عنصر اصلی است: مدیریت، جستجو، محتوا، ایجاد گروههای کاری و برنامه‎های خلاقیت فردی.

از پورتال تا یک محل کار الکترونیکی

پورتال نیز همانند اغلب مفاهیم رایج در فناوری اطلاعات بر اثر اینترنت و شبکه

گسترده جهانی پدید آمد. کاربران عادی اینترنت معمولاً در هنگام ناوبری اطلاعات و

کاوش موارد درخواستی خود در اینترنت مغلوب اقیانوس عظیم اطلاعات می‌شدند. در نتیجه وب سایت‌های کاوش نظیر Yahoo و AOL پدید آمدند تا به کاربران در یافتن مقاصد اینترنتی مورد نظرشان کمک کنند. این پورتال‌های اولیه هیچگونه امکان تنظیم شخصی را به کاربران خود ارائه نمی‌کردند، بنابراین انتظار چندانی نداشتند که کاربران آنها همچنان به آنها وفادار باقی بمانند و از سایتی به سایت دیگری نروند.

پورتال‌ها این وضعیت را با ارائه امکانات تنظیم شخصی به نحو چشمگیری تغییر دادند و کاربران آنها می‌توانستند موضوعات درخواستی خود را مطابق سلیقه، اولویت‌ها یا نیازهای شخصی تغییر دهند و پیوندهای مطلوبی را در ارتباط با موضوعات مختلف نظیر اخبار، اطلاعات بازار بورس و سهام، تیم‌های ورزشی مورد علاقه، اوضاع جوی و هواشناسی و غیره به صورت متمرکز و در یک جا در اختیار داشته باشند. این ویژگی پورتال‌ها سبب شد تا کاربران آنها نوعی تعلق خاطر به آنها پیدا کنند و هر کاربر مرتباً به پورتال شخصی خود مراجعه نماید. همین امر سبب شد تا همان وب سایت‌های کاوش اولیه یعنی Yahoo و AOL با افزودن قابلیت‌های بیشتر به صفحات اصلی خود مانند امکان ارسال سریع پیام‌های کوتاه، گروههای بحث، صفحات شخصی رایگان، آلبوم‌های عکس‌های شخصی و

خانوادگی و سرویس‌های رایگان پست الکترونیکی کارایی و بهره‌وری خود را افزایش دهند و در نتیجه وفاداری بیشتری را از سوی کاربران همیشگی خود دریافت نمایند. بدین ترتیب بر اساس مطالعات به عمل آمده روشن شد که کاربران به هنگام مراجعه به این وب سایت‌ها وقت بیشتری را نسبت به گذشته صرف دیدن صفحات گوناگون آنها می‌کنند .

کاربران سازمانی و به ویژه مدیران نیز به این نتیجه رسیدند که از همان  ابلیت‌های

پورتال‌های اینترنتی برای مدیریت منابع سازمانی خود اعم از منابع اطلاعاتی و انسانی (پرسنل) استفاده نمایند که البته یافتن اینگونه منابع اطلاعاتی (به لحاظ تخصصی بودن وظایف سازمانها) در اینترنت کار دشواری به نظر می‌آمد. افزودن ابزارهای همکاری، تعامل با سیستم‌های تبادل، گسترش امکانات به تجهیزات ارتباط از راه دور همزمان با جذب کاربران و مشتریان جدید و مرتبط ساختن شرکاء و تأمین کنندگان به یک وب سایت مشترک، سبب شد تا پورتال در مسیر تکاملی خود تبدیل به یک فضای کسب و کار الکترونیکی شود. این امر راهی را برای کاربران فراهم می‌کند تا به وسیله آن منابع، روابط و زنجیره ارزش یک سازمان را جهت انجام بهتر مشاغلشان مدیریت کنند.

پورتال‌هاي اينترنتي براي مديريت منابع سازماني خود اعم از منابع اطلاعاتی و انسانی (پرسنل) استفاده نمايند که البته يافتن اينگونه منابع اطلاعاتي (به لحاظ تخصصي بودن وظايف سازمانها) در اينترنت کار دشواري به نظر مي‌آمد. افزودن ابزارهاي همکاري، تعامل با سيستم‌هاي تبادل، گسترش امکانات به تجهيزات ارتباط از راه دور همزمان با جذب کاربران و مشتريان جديد و مرتبط ساختن شرکاء و تأمين کنندگان به يک وب سايت مشترک، سبب شد تا پورتال در مسير تکاملي خود تبديل به يک فضاي کسب و کار الکترونيکي شود. اين امر راهي را براي کاربران فراهم مي‌کند تا به وسيله آن منابع، روابط و زنجيره ارزش يک سازمان را جهت انجام بهتر مشاغلشان مديريت کنند.

پورتال‌هاي سازماني

از اوايل سال 1997 كه استفاده از پورتال‌ها در عرصه‎هاي مختلف كاوش و بازيابي

اطلاعات در اينترنت مورد توجه قرار گرفت، بسياري از سازمانهاي تجاري و غیرتجاري به فكر طراحي و ايجاد پورتال‌هاي سازماني براي خود و پرسنل و كاربران يا به عبارت بهتر مشتريانشان افتادند. شركت‎هايي مانند مايكروسافت و آي بي ام هم وارد اين ميدان شدند كه اين رقابت همچنان ادامه دارد.

پورتال‌هاي سازماني اساساً با دو هدف طراحي و در سطح سازمانها مستقر شدند. اين دو هدف شامل مديريت متمركز اطلاعات تجاري در سازمانها و ارائه خدمات اطلاعاتي روزآمد مي‎باشند. پورتال‌هاي سازماني از يك سو امكان مديريت متمركز در سازمان را براي مديران و معاونان مؤسسات و سازمانها فراهم مي‎كنند و پنجره اي شفاف از سازمان را در مقابل چشم آنها قرار مي‎دهند و از سوي ديگر كاربران و مشتركين خود را از آخرين اخبار و اطلاعات مربوط به حوزه‎هاي كاري و تجاري آگاه مي‎سازند. اين پورتال‌ها علاوه بر اطلاع‎رساني زمينه‎هاي تعامل ميان مديران و كارمندان و مشتريان يا كاربران را ايجاد مي‎نمايند. محيط شبكه‎اي پورتال‌هاي سازماني به گونه‎اي طراحي مي‎شود كه يك كاربر پس از ورود به آنها خود را در فضاي مجازي يك محيط تجاري يا كاري مي‎ يابد و علاوه بر انجام امور اجرايي و تجاري در سراسر اوقاتي كه در اين محيط به سر مي‎برد

احساسي از لذت را همراه با آموزش تجربه مي‌نمايد. يكي ديگر از ويژگي‎هاي پورتال‌هاي سازماني اين است كه كاربران با مشاركت در فعاليت‎هاي مبتني بر شبكه خلاقيت‎هاي فردي را در خود پرورش مي‎دهند. امكانات تنظيم شخصي‎ كه معمولاً در هر پورتال سازماني پيش‎بيني و ارائه مي‎شود ضمن به چالش گرفتن تجربيات فردي كاربران در كار با امكانات شبكه‎اي و بسترهاي ارتباطي، زمينه‎هاي خلاقيت آنها را به شيوه‎اي كاربردي ايجاد مي‎نمايد.

قابليت‎هاي موجود در پورتال‌هاي سازماني نظير كاوش، فهرستهاي موضوعي، سرويس‎هاي صفحات زرد براي يافتن شركت‎هاي محلي، سرويس‎هاي يافتن افراد براي رديابي شماره تلفن‎ها يا آدرس‎هاي پست الكترونيكي، تيترهاي خبري، قيمت سهام، نتايج ورزشي، پيش‎بيني وضع هوا، اطلاعات مسافرتي و پروازي، فهرست رويدادهاي محلي، گروهاي بحث و گفتگو، تابلوي پيامها، سرويسهاي ار سال و دريافت سريع پيامها، آگهي‌ها و پيشنهادهاي تجاري، دفترچه‎هاي آدرس، تقويم و ديگر قابليت‎هاي كاربردي حقيقتاً آنها را تبديل به محيط‎هاي شبكه‎اي كرده‎اند كه كاربران پس از چند مورد استفاده و بهره‎برداري از آنها ديگر نمي‎توانند از عضويت در آنها چشم‎پوشي كنند. اين به معني وابسته نمودن كاربران به يك محيط خاص شبكه‎اي نيست، بلكه به معني ايجاد اعتماد در كاربران و مشتريان جهت مراجعه آنها به يك محل خاص در اينترنت به منظور انجام امور تجاري و اداري است.

امروزه روشن شده است كه كاربران پورتال‌هاي سازماني حدود يك سوم از زمان خود را صرف انجام جستجو، يك سوم را صرف پيامها و مشاركت در تالارهاي گفتگو و يك سوم ديگر را صرف دستيابي به ديگر محتويات مي‎كنند. امكانات ارتباط از راه دور نظير سيستم پيام كوتاه كارايي پورتال‌هاي سازماني را چند برابر ساخته است. كاربران اين پورتال‌ها ديگر حتي براي ارتباط با پورتال مورد نظر نياز به حضور

فيزيكي در محل كار يا منزل جهت استفاده از رايانه شخصي ندارند، بلكه مي‌توانند از طريق تلفن همراه خود و ديگر تجهيزات ارتباطي بي‎سيم نسبت به امور اداري و بازرگاني خود واكنش‎هاي مناسب و به موقعي را نشان دهند. به عبارت ديگر پورتال‌ها قادر به بهره‎برداري مفيد و مؤثر از فناوري‎هاي بي‎سيم جهت برآورده ساختن نيازهاي ارتباطي مشتركين خود شده‎اند. همه اينها كارايي پورتال‌هاي سازماني را بيش از گذشته نمايان ساخته‌اند.

چارچوب يک پورتال

يک فضاي کاري پورتال صرفاً با قرار دادن يک طرح جذاب بر روي انبوهي از منابع

محتوايي و کاربردهاي مربوط به آن که قبلاً کاوش در آنها به سختي صورت مي‌گرفت، حاصل نمي‌گردد. در واقع چالش ساختن يک پورتال در سطحي عالي در صفحه واسط کاربر آن نيست،

بلکه در فراهم نمودن فرايندهاي تجاري و کاري يکپارچه‌اي است که از ميان بسياري از سامانه‌هاي فناوري اطلاعات مي‌گذرند تا چنين فرايندهايي را به صورت يک مجموعه واحد درآورند و قابليت‌هاي کاوش جامع، دسترسي و يکپارچه سازي کاربردي، تنظيم شخصي، استقرار، مديريت، همکاري، مديريت محتوايي شبکه، استقرار تخصص، هوش تجاري، تجزيه و تحليل کمي، امنيت و ميزباني ديگر گزينه‌هاي منحصر به سازمان را ايجاد نمايند. فروشنده اي که شما براي خريد خودتان انتخاب مي‌کنيد، بايد بتواند کليه اين قابليت‌ها را يا به صورت مستقيم و يا از طريق مجموعه اي از شرکاء فراهم نمايد تا آنها را با يکديگر ترکيب و مجتمع نموده و اطمينان يابد که اين خدمات مناسب هستند و تداوم خواهند يافت.

اين يکپارچه‌سازي ممکن است آسان به نظر برسد، اما ماده و محتواي اصلي آن شامل انبوهي از نرم افزارهاي ميانجي است که با ساختارهاي شبکه اي موجود درگير و ترکيب مي‌شوند و شرايطي را به وجود مي‌آورند که در بهترين شکل خود به عنوان چارچوب پورتال عمل مي‌نمايد و مي‌تواند با نيازهاي متنوعي منطبق گردد و فضاي مناسبي را براي چيزي بيش از يک محصول فراهم نمايد. اين رويکرد فراتر از انتظار شرکت‌هايي نظير IBM بوده است. اين شرکت در ايجاد خانواده پورتال Websphere خود به چيزي فراتر از اين دست يافت. مزايايي که از طريق استخراج ارزش‌هاي کاملاً جديد پورتال نظير کاربردهاي جاري، محتوا و ويژگي‌هاي تخصصي آن عايد کاربر مي‌شد، در واقع مجموعه اي از دارايي‌هاي محتوايي پورتال را تبديل به يک فضاي کاري منفرد، جامع و مبتني بر تجارت الکترونيکي ساخت. هر يک از پياده سازي‌ها و کاربردهاي پورتال متمرکز بر هدفي خاص مي‌باشد. پورتال‌هاي تجارت به کارمندان (B 2 E) متمرکز بر يکپارچه سازي کاربردهاي سازماني، توسعه اجتماعي و حرفه اي و همکاري برابر هستند در حاليکه پورتال‌هاي تجارت به تجارت (B 2 B) تمرکز خود را معطوف بر امنيت اکسترانت و کاربردهاي عمومي (سلسله مراتبي) کرده اند. پورتال‌هاي تجارت به مشتري (B 2 C) متمرکز بر قابليت‌هاي سنجش، اجراي تبادلات و حفظ مشتري هستند. در رأس هر يک از پورتال‌ها مي‌تواند تمرکز بر خود پورتال باشد، ضمن آنکه مجموعه‌اي از ويژگي‌هاي بيشتري را ممکن است در يک پورتال صنعتي تجاري بيابيم که هدف آن به عنوان مثال، در خصوص پورتال يک شرکت توليد کننده دارو مي‌تواند پردازش فرايندهاي تأييد دارو توسط وزارت بهداشت باشد. قبلاً، اين ويژگي‌ها از طريق چندين پورتال براي يک سازمان فراهم مي‌شد و از سوي گستره وسيعي از فروشندگان نرم افزارهاي پورتال پشتيباني مي‌گرديد که هر يک به جنبه خاصي از پورتال پرداخته بودند. به عنوان مثال، مي‌توان گفت که يک بانک تجاري بزرگ از يک پورتال (B 2 C) قابل دسترسي براي مشتري استفاده مي‌کند که مشتريان تجاري از طريق آن مي‌توانند به حسابهاي خود دسترسي داشته باشند، به انتقال وجوه و دارايي‌ها بپردازند، اطلاعات مربوط به محصولات جديد را بدست آورند و اطلاعات و اخبار مربوط به حسابهاي خود را دريافت نمايند. علاوه بر اينها، بانک مذکور از يک پورتال تجارت به تجارت (B 2 B) استفاده مي‌کند که از طريق آن پرداخت وام‌هاي کوتاه مدت از بانک‌هاي تجاري بزرگ به بانک‌هاي کوچکتر مورد بحث و بررسي قرار مي‌گيرد.

مديريت اين روابط چندگانه فروشنده - خريدار، يک کار چندگانه و ترکيبي را براي تيم فناوري اطلاعات سازمان به وجود مي‌آورد.

پورتال‌ها به چارچوب يکپارچه تري تبديل شده اند؛ چيزي که به عنوان راهي براي

استقرار محتوا آغاز شد، اکنون مبنايي شده است که از طريق آن تبادلات چندگانه صورت مي‌گيرند، مديريت شبكه محور را امکان پذير ساخته است و با مشارکت کنندگان بسياري در تعامل مي‌باشد. همانطور که ملاحظه مي‌شود، تعريف کاربردي از پورتال متمرکز بر نيازهاي چندگانه بازار است: E 2 E, B 2 E, B 2 C, B 2 B. يک پورتال بايد به سرعت مستقر شود، اما در عين حال بايد به نحو گسترده اي در ميان کاربران مختلف به صورت شخصي تنظيم شود، گستره اي وسيع از محتويات گوناگون را در بر بگيرد، همکاري لازم را ميان کساني که در ارتباط با يک موضوع خاص نياز به کمک و مشارکت ديگران دارند، فراهم نمايد و در تعامل با زمينه طراحي شده خود از انعطاف کافي برخوردار باشد و بالاخره اينکه يک فضاي کاري الکترونيکي مناسبي را براي کاربران خودش به وجود آورد. به طور کلي، پورتال فضاي کاري سنتي و محصول محور را به يک فضاي پرتحرک تر، شخصي شده و قابل تعامل و مشارکت با مشتريان بيشتر تکامل و ارتقاء مي‌دهد. براي اغلب افراد اوج خلاقيت‌هاي الکترونيکي آنها در عرصه‌هاي کاري و شغلي، در ارسال يک فايل الکترونيکي به وسيله پست الکترونيکي خلاصه مي‌شود. اين افراد تنها از 5 درصد از امکانات قابل ارائه در يک پورتال استفاده مي‌کنند. 95 درصد ديگر از امکانات موجود در يک پورتال منتظر کساني است که به سراغ آن مي‌آيند و از

اين امکانات در جهت ارتقاي شغلي و حرفه اي خود استفاده مي‌کنند.

اجراي مديريت در پورتال‌هاي سازماني

اسفاده از فناوري اطلاعات در انجام امور اداري، داراي دو تأثير عمده ملي است: يكي «رشد اقتصادي»و ديگري «افزايش بهره‎وري». بررسي‎هاي انجام شده بيانگر اين مطلب است كه بازگشت سرمايه فناوري اطلاعات در كشورهاي مختلف، رقمي بين 50 تا 100 درصد مي‎باشد. در كشورهاي پيشرفته همچون آمريكا، سرمايه‎گذاري در فناوري اطلاعات باعث بازگشت سرمايه 6/70 درصدي در توليد ناخالص داخلي مي‎شود؛ در واقع سهم بالايي در رشد اقتصادي به نسبت ساير سرمايه‎گذاري‎هاي كشور دارد. به علاوه باعث افزايش چشمگير بهره‎وري شده كه از طريق مشاركت در سيستم‎هاي توليد و فروش (بازار) جهاني كه پايه همگي، فناوري اطلاعات مي‎باشد، حاصل مي‎گردد.

شبكه‎هاي رايانه‎اي، بازگشت سرمايه و ارزش استفاده از فناوري اطلاعات را افزايش مي‎دهند. قدرت اقتصادهاي شبكه‎اي در اين است كه متناسب با افزايش حجم و اندازه شبكه، ارزش به‎كارگيري فناوري اطلاعات را افزايش مي‎دهند. براي توضيح بيشتر مطلب، مي‎توان مشاهده كرد كه يک رايانه شخصي به تنهايي، بهره‎وري را به ميزان محدود و مشخصي افزايش مي‎دهد. حال اگر اين رايانه به شبكه‎اي متصل گردد كه بتواند با به اشتراك گذاشتن اطلاعات، ارتباطات و همكاري‎هاي سازماني را نيز ميسر سازد، بالطبع بهره‎وري آن چندين برابر مي‎شود. در همين حال، وقتي به ميليونها رايانه ديگر در جهان نيز متصل مي‎گردد و امكانات گسترده شبكه‎اي، تجاري، سازماني و غيره را مورد بهره‎برداري قرار مي‎دهد، بهره‌وري آن نيز بسيار افزايش مي‎يابد. به علاوه، هنوز شاهديم كه تمامي پتانسيل‎هاي شبكه اينترنت، مورد شناسايي و بهره‎برداري قرار نگرفته است. پورتال‌هاي سازماني تنها به عنوان يكي از راه‎حل‎هاي ممكن در جهت بهره‎وري هر چه بيشتر در عرصه فعاليت‎هاي اداري و تجاري طراحي و ارائه شده اند.

آنچه كه در اين ميان مهم به نظر مي‎رسد، فرايند و چگونگي اجراي مديريت در اين

پورتال‌هاست. پورتال‌هاي سازماني به لحاظ برخورداري از ويژگيها و قابليت‎هاي خاص توانسته‎اند محيط مناسبي را براي انجام امور اداري فراهم سازند. بخش اعظمي از فعاليت‎هاي سازماني ميان فروشنده و خريدار در چارچوبي صورت مي‎گيرد كه مورد توافق طرفين مي‎باشد ضمن آنكه تجارب علمي و فني طرفين به خودي خود نوعي ارزش افزوده محسوب مي‎شود. در يك جمع‎بندي كلي از فرايندهايي كه در يك پورتال سازماني در ارتباط با اجراي مديريت صورت مي‎گيرد، مي‎توان به اين مراحل اشاره نمود:

- ارتباط مدير با حوزه مديريت در پورتال

- آگاهي از آخرين وضعيت و اطلاعات مربوط به کاربران (پرسنل و ارباب رجوع سازمان)

- مطالعه و بررسي پيامهاي دريافتي و ارسال پاسخهاي مناسب

- بررسي فرصتهاي تجاري و تعيين گزينه‎هاي برتر

- دريافت مشاوره از معاونان و واحدهای تابعه

- اعلام نظر و صدور دستورات

- تصميم‎گيري و تصميم سازي

- خريد، سرمايه‎گذاري يا معرفی خدمات

- دريافت مبالغ و هزينه‎هاي مربوط از طرق الكترونيك

- ارزيابي از فعاليت‎هاي صورت گرفته براي برنامه‎ريزي‎هاي آتي

پورتال چيست؟

پورتال (Portal)  عبارت از درگاهي است به دنياي اطلاعات و منابع اطلاعاتي، به صورت دسته بندي شده و به شكل مورد نياز كاربر.در واقع تعریف اولیه پورتال بسیار ساده است : "مکانی است (Hub) که ساده ترین کاربران اینترنت با رجوع به آن بتوانند به راحتی از  سرویس های متداول در اینترنت بهره مند شوند و یا  اطلاعات مورد نیاز خود در  را بدست آورند ". هریک از این کلمات دقیقا نشان دهنده ویژگی خاصی از پورتال هستند :

مکان : "پورتال دروازه ای است به سایتهای دیگر " و یا "پورتال نقطه ورود کاربران به اینترنت است " . در هر حال پورتال وبگاهي است كه مي كوشد خود را به اولين ايستگاه كاربران براي حركت در اينترنت تبديل كند.به پورتال ها وبگاه لنگرگاه( (Anchor site و گذرگاه( Gateway ) هم مي گويند.در ساده ترين معنا، پورتال دروازه اي است به وب و سكوي پرتابي است كه هر كاربر قبل از رفتن به سراغ مقصدهاي ديگر بايد به عنوان يك مبدا، از آن استفاده نمايد.

ساده ترین کاربران : کاربرانی که به پورتال مراجعه می کنند ، لزوما کاربران حرفه ای اینترنت نیستند. پورتال این توانایی را به کاربران می دهد که حتی کم تجربه ترین آنها بتواند از اطلاعات و سرویسهای ارائه شده استفاده کند . بر حسب نوع پورتال ، کاربران آن نیز متفاوتند و شامل کاربران معمولی ، مشتریان ، تولیدکنندگان ، کارمندان سازمان و... باشند .

سرویس های متداول در اینترنت : هر وب سایتی بر حسب نوع فعالیت کاری خود ارائه دهنده سرویس خاصی است . اما یک پورتال باید توانایی ارائه سرویس های عمومی باشد نظیر سرویس پست الکترونیک رایگان ، انجمن ،تالار گفتگو ، اخبار ، نقشه های مرتبط با موضوع پورتال ، جستجو در سایتهای زیر مجموعه و اینترنت ، شخصی سازی توسط کاربر و شخصی سازی توسط پورتال(Tailoring) باشد . در پورتالهای تجاری خدمات خرید و فروش آنلاین ، ارائه کاتالوگ و سیستمهای پرداخت لحاظ می گردند

اطلاعات مورد نیاز  : یکی از ویژگی های  پورتال  دریافت اطلاعات از سایتهای دیگر(Content aggregation) است . پورتال تنها دریافت کننده اطلاعات است و آنها را به اشتراک می گذارد . به عبارت بهتر پورتال اطلاعاتی که در سایتها و پایگاههای مختلف وجود دارد را  سازماندهی کرده و نمایش می دهد. در نظر داشته باشید که این اطلاعات باید استاندارد شده باشند .

بنابراین  :

پورتال ، تولید کننده و مدیریت کننده اطلاعات نیست .

پورتال ،  استاندارد کننده اطلاعات نیست .

پورتال ،  یک وب سایت همه کاره نیست

تفاوت های بین وب سایت و پورتال:

تفاوت هاي اساسي ميان يک وب سايت و يک پورتال وجود دارد. مهمترين اين موارد در زير به صورت خلاصه آورده شده است: • پورتال به صورت دروازه ورود به يک بانک اطلاعاتي است. آنچه که مهم است، آن است که پورتال همواره ما را به سايتها يا پورتال هاي ديگر راهنمايي مي کند و به خودي خود تنها يک راهنما است. براي همين است که در بعضي از موارد به پورتالها، Internet Yellow Pages مي گوييم. در حالي که يک وب سايت مي تواند حاوي مقدار زيادي اطلاعات باشد که فقط بر روي آن سايت قابل دسترسي است. ممکن است، وب سايت از امکاناتي مشابه يک پورتال براي جستجو و مديريت داده ها استفاده نمايد، اما آنچه که مهم است آن است که اين داده ها عموما بر روي پايگاه داده هاي خود سايت قرار دارند.

• • پورتال عموما" حاوي مطالبي است که جنبه اطلاعات عمومي دارد. داده هايي که از منابع مختلف بر روي يک پورتال جمع آوري مي شوند، معمولا داراي پراکندگي فراواني هستند. به همين علت، در بسياري از پورتال ها، ابزارهايي مانند Directory قرار داده مي شود تا اين اطلاعات را طبقه بندي نمايد. از سوي ديگر داده هاي قرار داده شده بر روي يک وب سايت، اولا" از منابع محدودتري تامين مي شوند و ثانيا" داراي پراکندگي زيادي نبوده، حول يک محور و موضوع مشخص دور مي زند.

• • پورتال يک سيستم کاربر محور است. به اين معني که تمام امکانات پورتال بر اين اساس پيش بيني شده است تا جوابگوي نياز هاي کاربران با سلايق، علاقمنديها، سنين و رده هاي کاري متفاوت باشد. امکاناتي مثل پست الکترونيکي، Chat، انجمنهاي اينترنتي و ... همه براي آن است که کاربران را به هر شکل ممکن به پورتال دعوت نمايد. در حاليکه يک وب سايت،يک سيستم Subjective يا موضوع محور است. درست است در هر وب سايت، امکاناتي براي کاربران مختلف پيش بيني مي شود، اما بايد به اين نکته توجه داشت که کاربري که با يک وب سايت کار ميکند بايد به شکلي به موضوع وب سايت مرتبط يا علاقمند باشد.

• • يکي از مهمترين جنبه هاي تفاوت بين پورتال و وب سايت جنبه اقتصادي آن است. پورتال ها عموما" براي کسب درآمد ساخته شده اند. بيشتر پورتال ها درآمد هاي خود را از طريق تبليغات کسب مي نمايند.

حال پورتال را در سه بخش مورد بررسی قرار می دهد :

ویژگی های پورتال

انواع پورتال

اجزای فنی پورتال

ويژگي هاي پورتال به طور کلی عبارتند از:

قابليت دسته بندي و طبقه بندي مطالب و محتويات، مديريت و تجميع مطالب و محتويات ، ارائه ابزارهايي جهت توليد و توسعه مطالب و محتويات ، قابليت ارائه محتويات و مطالب روي هر نوع سامانه و بستري ، قابليت امنيت مناسب ، پشتيباني از زبان هاي مختلف ، سهولت دسترسي به اطلاعات ، قابليت سفارشي سازي و شخصي سازي ، قابليت جستجو و نمايه بندي مطالب و محتويات  قابليت مرور مطالب و محتويات دسته بندي شده ، قابليت ارائه يك رشته خدمات از طريق مؤلفه هاي قابل جايگزيني و سفارشي سازي.(Portlet)

لیستی از ویزگیهای پورتال:

1-     ارائه  شخصی سازی  اطلاعات و کاربری های پورتال بر حسب نیاز کاربر توسط شخص یا خود پورتال . (PersonalizationوTailoring)

2-     ارائه سیستمهای  جستجو و دایرکتوری  به گونه ای که کاربر در کمترین زمان ممکن به اطلاعات دست یابد . (Search and Directory)

3-     ارائه امکان شخصی سازی برای تغییر ظاهر و ساختار پورتال به ازای هر کاربر (End user customization)

4-     ارائه ساز و کار  مدیریت اطلاعات به افراد مسوول پورتال .(Content & Data Management)

5-     ارائه مکانیزمهایی به مدیران پورتال برای پاسخگویی به نیازهای افراد مختلف در سازمان.

6-     پشتیبانی برقراری ارتباط با منابع خارج از پورتال نظیر  web service و سایتهای دیگر ،  برای دریافت اطلاعات و سرویسهای مورد نیاز .

7-      عدم وابستگی به پهنه ای (Platform) خاص به گونه ای که برای تمامی افراد با سیستم عاملهای مختلف و مرورگرهای مختلف قابل دسترس باشد(Cross-platform functionality) . این مورد شامل پشتیبانی توسط سیستمهای PDA و موبایل نیز می گردد .

8-     Single sign-on :  مکانیزمی که به وسیله  آن کاربر تنها با یک بار ورود به سیستم  به تمام سرویس ها و اطلاعات محدوده خود دسترسی داشته باشد .

9-     راهکارهای امنیتی به منظور تعیین سطوح دسترسی کاربران و نقش هر کاربر در سیستم. این سطح دسترسی شامل بازدیدکنندگان و مسوولین پورتال می شود.(Security)

10- ساختار مشخصی برای ارائه اطلاعات به کاربر(Taxonomy)

11-  ساختار پیمایش ساده به گونه ای که کاربر با کمترین کلیک به مکان ، سرویس و یا اطلاعات مورد نظرش دست یابد .( Browse / Navigate Documents)

12-       ایجاد امکان ارتباط کاربران با مسوولین پورتال و دیگر کاربران پورتال به صورت همزمان (“Chat”)یا غیر همزمان (“Forum”) . (Collaboration)

13-       ارائه سرویس های متداول در اینترنت

14-       ارائه مکانیزمی که از طریق آن کاربران بتوانند در بخش های مختلف پورتال عضو شده و در صورت تغییر اطلاعات آن بخش و یا افزودن اطلاعات جدید  ، Email  دریافت کنند .( Subscribe / Whatsnew)

15- ارسال پیام به ازای رویدادهایی که برای کاربر مهم هستند . این سیستم با استفاده از  email و یا خود پورتال پیامی برای مشتری ارسال کرده و به او می گوید که رویداد درخواست شده اتفاق افتاده است . به عنوان مثال کاربران می توانند در بخش تنظمیات خود ،  برای دریافت پیامهای شخصی ، دریافت یک وظیفه ، دریافت یک خبر با عنوانی خاص  "دریافت پیام " را درخواست کنند.(Alert)