مقدمه :
تا مدت ها بیش ، این که برای توسعه یک جامعه کدام یک از عوامل یعنی رشد اقتصادی و یا رشد منابع انسانی الویت دارد بین برخی از دانشمندان و صاحب نظران محل بحث و مناقشه بود ، اما به تدریج اکثریت دانشمندان اقتصاد شناس نیز بر الویت نقش منابع انسانی در توسعه اذعان نموده اند. یکی از اقتصاددانان می گوید از نظر اقتصاددانان سرمایه گذاری اصلی و سرمایه های اصلی یک کشور نیروی متخصص ، ماهر و با دانش جامعه است. هیچ کشوری نیست که بدون سرمایه های انسانی مناسب به توسعه دست یافته یا روند توسعه خود را ادامه داده باشد. در عین حال ، هیچ کشوری با منابع انسانی غنی نیز وجود ندارد که توسعه نیافته باشد.
توسعه انسانی اساس هر توسعه ای است و می توان توسعه انسان را از دو دیدگاه مورد بررسی قرار داد. در درجه اول ، دیدگاه ارزشی آن است که هر انسانی حق حیات و تامین نیازهای خود را دارد و به همین دلیل باید همه تلاش ها صرف فراهم ساختن زمینه های رفاه و زندگی مناسب برای او باشد. از دیدگاه دوم توسعه انسانی مقدم بر توسعه اقتصادی است و به همین دلیل باید تغذیه ، بهداشت و آموزش او در صدر همه برنامه ها قرار بگیرد . بنابراین ، هدف توسعه انسانی ، خلق شرایطی است که امکان یک زندگی طولانی همراه با سلامت و خلاقیت را برای مردم فراهم سازد.
در این پروژه سعی بر آن شده است تا مفهوم کلی منابع انسانی و سیتم های مؤثر بر آن در شرکت صنایع ماشینهای اداری ایران شرح داده شود.
ضمن تشکر از استاد گرامی سرکار خانم رجبی و با قدردانی از زحمات و راهنمایی های مؤثر مدیریت منابع انسانی شرکت صنایع ماشینهای اداری ایران ، جناب آقای رضایی و هم چنین همکاری قسمت دبیرخانه.
تاریخچه شرکت مادیران
معرفی گروه مادیران:
گروه مادیران با بیش از چهل و دو سال سابقه از بزرکترین پیشگامان صنعت انفورماتیک و اداری ایران و خاورمیانه است. مرکز ماشینهای اداری ایران در سال 1343 تاسیس شده است و با واردات ماشینهای اداری SHARP به بازار ایران کار خود را آغاز کرد و در سال 1344 شرکت خدمات ماشینهای اداری ایران تاسیس گردید که ارائه کننده خدمات پس از فروش برای کلیه محصولات وارداتی و بعدها محصولات تولیدی می باشد.
برخی از ویژگی های تولیدات مادیران عبارتند از :
ارتباط مستقیم با LG به عنوان یکی از بزرگترین تولیدکننده گان و صاحبان تکنولوژی مادر تولید مانیتور جهان.
استفاده از قطعات اصلی ساخت کره جنوبی و دارای استاندارد کیفی بالا.
تولید دستگاه تمام اتوماتیک.
کنترل کیفیت در تمام مراحل به منظور برآوردن استانداردهای جهانی نظیر Tco-99 و Tco-03
تولید بدنه مانیتورها در کارخانه عظیم تزریق پلاستیک مادیران به منظور دستیابی به حداکثر کیفیت در تولید بدنه های زیبا و بی نقص و پایین آوردن قیمت تمام شده مانیتور.
ارائه مدل های روز جهانی با قیمت های مناسب به دلیل صرفه جوئی در هزینه های گمرکی ( ناشی از تولید در داخل )
گروه ماشینهای اداری ایران
تاسیس در سال 1343 (42 سال )
برزگترین ارائه کننده سیستم های انفورماتیکی و اداری در خاورمیانه
عرضه ماشینهای اداری SHARP از سال 1344 (41 سال )
تولید مانیتورهای LG از سال 1374 (11 سال )
تولید پرینترهای ویژه Olivetti از سال 1374 (11 سال )
تولید پرینترهای EPSON از سال 1376 (9 سال )
تولید کامپیوترهای مادیران از سال 1382 (3 سال )
مرکز ماشین های اداری ایران
این شرکت قدیمی ترین عضو گروه مادیران است و عرضه کننده محصولات زیر به بازار ماشینهای اداری ایران می باشد :
نماینده انحصاری فتوکپی ، فاکس ، ماشین حساب و پرژکتور SHARP
نماینده انحصاری پرینتر و اسکنر EPSON
نماینده انحصاری پرینتر و اسلیپ و بانکی Olivetti
نماینده انحصاری پرینتر SEIKO PRECISION
نماینده انحصاری درایورهای LG
نماینده نوت بوک های LG
صنایع ماشین های اداری ایران :
شرکت صنایع ماشین های اداری ایران یکی دیگر از شرکت های گروه مادیران در سال 1373 به منظور ارتقای دانش فنی و کاهش وابستگی به واردات تاسیس شده و هم اکنون در فضایی به وسعت 73000 متر مربع و با بیش از 794 نفر پرسنل متخصص و ماهر مشغول به کار است. این شرکت با بهره گیری از پیشرفته ترین تجهیزات اتوماتیک ، در سال 1382 نزدیک به 860000 دستگاه مانیتور LG تولید کرده است. صنایع ماشینهای اداری ایران ( مادیران ) در حال حاضر بزرگ ترین تولید کننده مانیتور در خاورمیانه است. به طور متوسط در هر 10 ثانیه یک مانیتور از خط تولید آن خارج می شود. ویژگی های عمده تولیدات مادیران سبب شده که این مانیتور در بازار با استقبال عمومی مشتریان مواجه شده و سهم جالب توجهی از بازار مانیتور را به خود اختصاص دهند. در هفت سال گذشته نزدیک به 3200000 مانیتور تولید شده است. در ایران بیش از دو میلیون و دویست هزار دستگاه مانیتور LG بوده است.
امکانات :
تجهیزات تمام اتوماتیک تولید و تست
کارخانه مدرن تزریق پلاستیک برای ساخت بدنه
یک خط مجهز و ویژه برای تولید تلویزین ال سی دی X.VISION
چهار خط مجهز برای تولید مانیتورهای ال جی LCD و CRT
یک خط ویژه برای تولید کامپیوترهای مادیران
دو خط تولید برای ساخت پرینترهای EPSON و Olivetti
رکورد تولید سال 1384 : 750 هزار دستگاه در 25 مدل
تولیدات :
تولید کننده مانیتور های LG در انواع LCD و CRT
تولید کننده پرینتر های EPSON
تولید کننده پرینترهای بانکی Olivetti
تولید کننده کامپیوترهای مادیران
تولید کننده تلویزیون LCD با نام X.VISION
اولین صادرکننده محصولات مانیتور از ایران
خدمات ماشین های اداری ایران
تامین خدمات پس از فروش محصولات مادیران از طریق شبکه سراسری شرکت خدمات ماشینهای اداری ایران صورت می گیرد. این شرکت با گسترده ترین شبکه خدمات پس از فروش ماشینهای اداری در ایران ، شرایطی فراهم آورده که مشتریان از دریافت خدمات سریع و حرفه ای مطمئن و آسوده خیال باشند.
خدمات :
ارائه کننده خدمات پس از فروش برای کلیه محصولات گروه مادیران
( SHARP , LG , EPSON , X.VISION , olivetti )
دارای 18 شعبه استانی
کادر تخصصی قریب به 470 مهندس و تکنسین
بیش از 370 نماینده رسمی خدمات در سراسر ایران
ارائه کننده خدمات نوآورانه برای آسایش و راحتی هر چه بیشتر مشتریان . نظیر
سرویس در محل مشتری در کمتر از دو ساعت
تاریخچه مدیریت منابع انسانی :
تاریخچه منابع انسانی را باید از انقلاب صنعتی در کشورهای اروپایی مخصوصا انگلستان و آمریکا در نظر گرفت. انقلاب صنعتی ، در حقیقت نوعی انقلاب اقتصادی بود که توانست بر فرهنگ مردم تاثیر بگذارد و سبب تغییر فرهنگی در جوامع آن ها شود. انقلاب صنعتی با انبوهی از دستگاهها و تکنولوژی سریع و پرقدرت وارد میدان زندگی مردم شد و تعداد بی شماری از مردان و زنان و کودکان را مشغول به کار کرد. کارخانه ها از شرایط و فشردگی خاص خود برخوردار بود و به طور کلی با زندگی قبلی کارگران متفاوت بود. کارگرانی که از روستاها به شهرها آمده بودند در تمام طول روز و بعضا شب ها در کارخانه ها کار می کردند و همان جا یا در اتاق های غیر بهداشتی می خوابیدند. در این زمان ، سرمایه داران و صاحبان کارخانه ها با بی رحمی زیاد و حتی از زنان و کودکان استفاده می کردند و برای آن که آن ها از چشم ماموران کار و مالیات مخفی بمانند ، در اتاق های تاریک و نمناک اسکان داده می شدند. مشاهده زندگی سخت و مشقت بار کارگران برای عده ای که دارای وجدانی بیدار و روحی بلند بودند و همواره به انسان به عنوان موجود قابل احترام می نگریستند غیر قابل تحمل بود. رابرت اون که در سال های 1771 تا 1858 میلادی در انگلستان و آمریکا می زیست و با پشتکار و جدیت مالکیت و مدیریت چند کارخانه را در دست داشت ، برای اولین بار به زندگی و شرایط کارگران توجه کرد. او برای آن ها مسکن و غذا پیش بینی کرده بود و عقیده داشت که با تعیین ساعت کار معین و بدون اعمال زور و اجبار می توانست کار نسبتا قابل قبولی از آن ها دریافت کند.
تا قبل از سال 1912 میلادی اداره یا دایره مستقلی که به طور تخصصی به مدیریت منابع انسانی اختصاص داشته باشد وجود نداشت. تا این زمان ، در بعضی از سازمان ها ، فردی به عنوان مسئول امور رفاهی تعیین می شد که برخی از خدمات رفاهی را ارائه می داد.
تا قبل از سال 1912 ميلادي اداره يا دايره مستقلي كه به طور تخصصي به مديريت منابع انساني اختصاص داشته باشد وجود نداشت. تا اين زمان ، در بعضي از سازمان ها ، فردي به عنوان مسئول امور رفاهي تعيين مي شد كه برخي از خدمات رفاهي را ارائه مي داد.
از سال 1912 دايره خاص امور پرسنلي در درون سازمان ها تاسيس شد. به دنبال همين امر ، در سال 1915 اولين كلاس دانشگاهي تربيت كادر امور استخدامي در دانشكده دارت موث تشگيل گرديد. از همين زمان به بعد مديريت منابع انساني به عنوان يك رشته تخصصي مورد توجه قرار گرفت.
واحد منابع انساني در شركت صنايع ماشينهاي اداري ايران شامل قسمت هاي مختلف مي باشد كه در نمودار زير نشان داده شده است.
وظيفه هر يك از اين قسمت ها به شرح زير است :
دبيرخانه : شماره گذاري نامه ها و تايپ كردن نامه هاي اداري ، كارهاي فاكس.
كارگزيني : كار قسمت كارگزيني به طور كلي عبارت است از : كارهاي استخدامي ، ورود و خروج ، حكم ها ، نامه هاي اداري ، مرخصي ، اضافه كاري ، قرارداد ، عيدي و پاداش ، بن رفاه و شهروند.
آموزش : كارهاي مربوط به بازديد ، برگزاري كلاس هاي آموزشي و دادن آموزش به افرادي كه تازه مي خواهند شروع به كار كنند.
بهداشت كار : كارهاي مربوط به ايمني كار و كمك هاي اوليه.
حمل و نقل سبك : فراهم كردن وسايل مربوط به اياب و ذهاب براي رفاه كاركنان
انتظامات و بازرسي : نگهباني و بازرسي اجناسي كه از شركت وارد يا از آن خارج مي شوند و ثبت آن ها در نگهباني.
امور اداري شادآباد : كار اصلي انبار شادآباد ذخيره كردن محصولات توليد شده است ولي در قسمت اداري آن كارهاي مربوط به هماهنگي كه زير نظر منابع انساني است ، انجام مي شود.
دفتر مركزي :
دبيرخانه : كارهاي مربوط به فكس.
تلفن خانه : گرفتن شماره براي پرسنل.
نگهباني و بازرسي : همان وظيفه قبلي را دارد.
تشريح سيستم هاي موثر بر منابع انساني در شركت صنايع ماشين هاي اداري
سيستم پرسنلی ، استخدام و نگهداری نيروی انسانی
مأموريت
شناسايی نيازهای واقعی واحدهای مختلف شرکت از نظر نيروی انسانی و انتخاب رويه مناسب استخدامی
اهداف
ايجاد تعادل در نيروهای سازمانی ، رفع تورم نيروی انسانی
يافتن منابع تأمين نيروی انسانی مناسب برای سازمان و به خدمت گرفتن آنان در زمان نياز
دستاورد
- جذب نيروی متخصص خارج سازمان
سيستم مالی ، دستمزد و جبران خدمت
تعريف :
با وجود آنكه از حقوق و دستمزد مفهوم واحدي استفاده مي شود بايد توجه داشت از لحاظ امور استخدامي حقوق ، مقرري ثابتي است كه معمولا به طور ماهيانه به كارمندان پرداخت مي شود و دستمزد به مزد ساعتي يا روزانه كارگران اطلاق مي گردد.
مأموريت
تعيين دريافتهای مستقيم کارکنان بر اساس توانايي ، اثر بخشی ، مشخصات فردی ، شرايط انجام کار و تنوع شغل در سازمان جهت تحقق اهداف سازمانی
اهداف
برقراری تعادل مالی بين بازار کار بيرون از سازمان و درون آن
سعی در نگهداری کارکنان ماهر و توانا و ايجاد رقابت سالم بين آنها در جهت افزايش توانايی ، کارآيی کارکنان
دستاورد
- بازنگری طرح طبقه بندی 7 درصد افزايش
- حداقل حقوق شرکت
سيستم ارزيابی کارآيی
تعريف :
منظور از اريابي ، فرآيندي است كه به وسيله آن كاركنان در فواصلي معين ، به طور رسمي مورد بررسي و سنجش قرار مي گيرند. هدف نهايي از ارزيابي ، افزايش كارآيي و اثربخشي سازمان است نه توبيخ و تنبيه كاركنان ضعيف.
مأموريت
تضمين پاسخ مناسب در قبال عملکرد شغلی رضايت بخشی کارکنان توانا ، ماهر و کارآ در سازمان
اهداف
افزايش انگيزه کارکنان
بدست دادن ملاک و معيار سنجش کارآيی کارکنان
شناسايی نقاط قابل بهبود و نقاط قوت مهارتی و علمی کارکنان
افزايش بهره وری سازمان
دستاورد
ايجاد ضوابط و نظام ارزيابی عملکرد مناسب در سازمان
تقسيم عادلانه درآمد بين کارکنان بر اساس ضوابط از پيش تعيين شده
4. سيستم تشويق و تنبيه ( انگيزش )
مأموريت
ايجاد فضای مناسب و قابل پيش بينی برای کارکنان در جهت برپايی و رشد
اهداف
استقرار نظام تشويق و تنبيه در سازمان بر اساس ضوابط مشخص
ايجاد نيروی دافعه مناسب برای کارکنان بی ثمر و بی اثر
افزايش احساس نشاط و شادابی در سازمان
برقراری نظم و انضباط در محيط کار
دستاورد
- ميزان دفعات تشويق و تنبيه کارکنان
تشويق
- قابليت انعکاس تشويق و تنبيه در سازمان
تنبيه
5- سيستم ارتقاء
مأموريت
جلوگيری از رسوب و انجماد کارکنان و ايجاد فضای حياتی لازم در نيروهای انسانی سازمان
اهداف
نگهداری کارکنان کارآ
پر کردن پست های خالی سازمان با نيروهای داخلی
ايجاد رشد و ترقی کارکنان
6. سيستم آموزش
مأموريت
آماده سازی و پرورش نيروی کار و تجهيز تخصصی و فنی اين نيرو در جهت انجام صحيح و موثر وظايف محوله و افزايش قابليت انعطاف سازمان در مقابل تغييرات
اهداف
ارتقاء سطح دانش و مهارتهای کارکنان
کاهش ضايعات و حوادث شغل
تعميم آموزش و خود آموز در تمامی سازمان
اصلاح و بهبود رفتار فردی و سازمانی
دستاورد
ارائه مقالات
مقايسه
ميانگين نفر ساعت آموزش
7. سيستم روابط با کارکنان و در دسترس بودن
مأموريت
ايجاد روابط سالم در محيط کار و برقراری مجاری قانونی و رسمی اين ارتباط در سازمان
اهداف
برقراری کانالهای منظم تبادل اطلاعات در درون سازمان به منظور کاهش شايعات و رقابت سالم گروههای شغلی
کاهش تنش سازمانی
ايجاد ارتباط افقی و عمودی لازم در سازمان
ارائه مشاوره به کارکنان زمينه حفظ حقوق خود و توقعات و حقوق سازمان
دستاورد
صندوق ارتباطات
مديريت درهای باز
جلسات ماهيانه تازه چه خبر
هدايا
سيستم مديريت مشارکت پذير بر اساس نظام پيشنهادات
مأموريت
بهبود مستمر در فرآيند کارهايي در جهت سبک رضايت مشتريان
عملياتی کردن نظام پيشنهادات در سازمان
اهداف
ايجاد مديريت مشارکت پذير و پشتيبانی از تغييرهای در در سازمان
کاهش و صرفه جوئی در هزينه ها و ضايعات
دستاورد
ميانگين پيشنهادات در طی دوره سه ماهه
پيشنهاد مثبت
پيشنهاد موثر
سيستم 5S و پاکيزگی در محيط کار
مأموريت
ايجاد فضای مناسب
دستاورد
پاکيزگی و نظم و انضباط در محيط کار
10. سيستم های سلامت ، ايمنی و رفاهی کارکنان
مأموريت
تعاريف و مفاهيم سلامت ، ايمنی و رفاه امنيت
اهداف
تشريح و تعريف سلامتی ، ايمنی و رفاه کارکنان و ايجاد محيط امن و سالمتر برای کار کردن
تشريح اقداماتی که برای تضمين تندرستی و بهداشت روانی کارکنان لازم است
دستاورد
مهد کودک
بيمه تکميلی
پرداخت کمک هزينه های تحصيلی و ازدواج
پرداخت بن
صندوق وام مبلغ 970،000،000 ريال پرداخت به 423 نفر
معاينات ادواری
معاينات خاص
آئين نامه استخدام :
مستخدمين شركت صنايع ماشينهاي اداري به سه گونه اند :
آزمايش
پيماني (قرارداد مدت معن يا موقت )
رسمي
تعاريف :
استخدام : عبارت است از پذيرفتن شخصي به خدمت در شركت براي مدت محدود ، معين و رسمي
خدمت : عبارت است از اشتغال بكاري كه مستخدم به موجب ابلاغ كتبي مكلف به انجام آن مي باشد.
مستخدم رسمي : شخصي است كه به موجب حكم رسمي شركت براي تصدي يكي از پست هاي شركت صنايع ماشيهاي اداري مشمول اين دستوالعمل استخدام شده است و داراي حكم كارگزيني مي باشد.
مستخدم آزمايشي : شخصي است كه به منظور اثبات صلاحيت او از پست رسمي و يا موقت و محدود در شركت مرحله آزمايشي را طبق ماده يازده از قانون كار و تبصره آن و مقررات اين دستوالعمل مي گذراند.
مستخدم پيماني : شخصي است كه به موجب قرارداد به طور موقت براي مدت معين و كار مشخص بر اساس فصل دوم قانون كار (قرارداد كار) بكار گرفته شده و يا مي شوند و داراي قرارداد كار و حكم كارگزيني مي باشد.
پست ثابت : پست سازماني شركت عبارت است از محلي كه در شركت به طور مستمر براي يك شغل و ارجاع آن به يك مستخدم بر اساس چارت سازماني و كتابچه طرح طبقه بندي مشاغل در نظر گرفته شده است.
ترفيع : عبارت است از احراز پايه بالاتر
ارتقا : عبارت است از احراز گروه بالاتر
انتقال : انتقال عبارت است از اينكه مستخدم از خدمت يك واحد به واحد ديگر در چارچوب فرم انتقال و مطابق ضوابط گزينش منتقل گردد.
توجه : هر گونه انتقال كاركنان بدون هماهنگي واحد منابع انساني در شركت مجاز نمي باشد. البته امكان نقل و انتقال پرسنل بين دو واحد با توافق مديران هر دو واحد و پرسنل مربوطه و تائيد مدير منابع انساني بدون آگهي جذب داخلي مجاز مي باشد.
برنامه ريزي نيروي انساني
برنامه ريزي و برآورد احتياجات نيروي انساني:
تحولات و دگرگوني هاي مستمر در ساخت ، وظايف و نوع فعاليت هاي هر سازمان اعم از بخش دولتي يا خصوصي لزوم برنامه ريزي و برآورد احتياجات مسنمر و مداوم را موكد مي كند. بي شك هر قدر تغييرات و تحولات ناشي از محيط وسيع تر باشد مدت زماني كه براي رسيدن به هدف طرح در نظر گرفته مي شود بايد كوتاه تر باشد ، چه در اين صورت امكان پيش بيني و برآورد احتياجات دراز مدت نيروي انساني امكان پذير نخواهد بود.
برنامه ريزي نيروي انساني يكي از وظايف اصلي مدير پرسنل بوده و صحت نسبي آن در حفظ و بقاي سازمان اثر بسزايي دارد. بنابراين مسئولين امور پرسنلي بايد ضمن آگاهي به اهميت اين گونه برنامه ريزي ها با فنون و روش هاي خاص اين وظيفه مهم آشنايي كامل پيدا كند.
در برنامه ريزي هاي نيروي انساني به طور اعم چه در سطح ملي و چه در سطح سازمان ( كلان و خرد ) دو پرسش اساسي مطرح است. اول اينكه چه نوع افرادي مورد نياز است و دوم اينكه چطور مي توان نيازمندي ها را تامين كرد.
تعريف :
در متون مربوط به مديريت منابع انساني طرح ريزي يا برنامه ريزي نيروي انساني با سه مفهوم مختلف مطرح شده است :
توسعه مديريت Management Development
پيش بيني احتياجات نيروي انساني Futuremanpower Need
طرح ريزي سازمان Organizatinal Planning
هر يك از مفاهيم فوق برنامه ريزي نيروي انساني را توجيه مي كند. ولي بعضي از متخصصين امر در تعاريف خود هر سه مفهوم را بكار برده اند و به اين ترتيب بر حسب اينكه كدام يك از سه مفهوم بيشتر مورد نظر باشد برنامه ريزي نيروي انساني را به شكل هاي مختلف مي توان تعريف كرد.
هدف :
هدف از برنامه ريزي نيروي انساني ، تامين ، استخدام ، و حفظ كاركناني است كه بقا و توسعه سازمان به وجود آنان بستگي دارد. بدين منظور لازم است كه نخست ، وضعيت فعلي سازمان از نظر موجودي نيروي انساني شاغل در سازمان مورد ارزيابي قرار گيرد و سپس با توجه به اهدافي كه براي آينده سازمان تعيين شده است ، نياز سازمان به افراد براي نيل به اين اهداف برآورد و براي تامين آن برنامه ريزي مي شود.
فرآيند برنامه ريزي نيروي انساني از پنج مرحله تشكيل شده است:
مرحله اول : تعيين موجودي نيروي انساني در سازمان
مرحله دوم : مطالعه و بررسي اهداف آتي سازمان
مرحله سوم : برآورد نياز سازمان به نيروي انساني ( تقاضا براي نيرو ، با توجه به اهداف آتي )
مرحله چهارم : برآورد عرضه نيروي انساني ( از منابع داخل و خارج )
مرحله پنجم : مقايسه عرضه و تقاضا ( از منابع داخلي و خارجي )
مرحله اول در واقع يك مطالعه و بررسي جامع درون سازماني به منظور تجزيه و تحليل دقيق كليه مشاغل و پست هاي سازماني و تهيه فهرستي از تخصص ها و مهارت هاي موجود در سازمان است.اين كار با روش هايي از قبيل تهيه فهرست موجودي مهارت ها ، سيستم اطلاعاتي منابع انساني و طرح جانشيني انجام مي شود كه به وسيله آن مي توان كم وكيف نيروي انساني موجود در سازمان را تعيين كرد. در مرحله دوم اهدافي كه سازمان براي آينده خود معين مي كند و هم چنين نوع استراتژي هايي كه براي نيل به اين اهداف طراحي مي شوند ، تعيين مي گردد كه اين اهداف تعيين كننده كميت و كيفيت نيروي انساني مورد نياز سازمان است. به عبارت ديگر ، تعداد افراد و نوع تخصص هاي مورد نياز ، بستگي به اهداف استراتژي هاي كلي سازمان دارد. اهداف كلي سازمان ودرآمدهايي كه انتظار مي رود در اثر دستيابي به اين اهداف عايد سازمان شود ، دو عامل اصلي در تعيين نياز سازمان به نيروي انساني و كم و كيف آن است. بنابراين قبل از اينكه نياز سازمان به نيروي انساني تامين شود بايد اهداف سازمان و نوع فعاليت ها و عمليات آن در يك دوره برنامه ريزي مشخص گردد.
بعد از انجام مراحل اول و دوم مي توان برآوردهاي مورد نياز سازمان را به عمل آورد. مهم ترين عامل در پيش بيني نياز سازمان به نيروي انساني ميزان تقاضايي است كه در بازار براي توليدات يا خدمات سازمان وجود دارد. بنابراين ، براي محاسبه تعداد نيروي انساني مورد نياز نخست بايد ميزان توليدات يا خدمات سازمان برآورد گردد و سپس تعداد نيروهاي لازم براي جلوگيري به اين تقاضا تعيين شود.
در مرحله بعد بايد به اين سوال پاسخ داد كه اين افراد را چگونه و از كجا مي توان پيدا كرد؟ سازمان مي تواند نيروهاي مورد نياز خود در آينده را ، از ميان كاركنان فعلي تامين نمايد يا متوسل به منابعي شود كه در خارج از سازمان وجود دارند.
آخرين مرحله مقايسه تقاضاهاي سازمان براي نيروي انساني و عرضه مساوي است. همان طور كه در مراحل سوم و چهارم برنامه ريزي نيروي انساني مشاهده شد ، براي پيش بيني تعداد افرادي كه سازمان به آن نياز دارد ( تقاضا ) و پيش بيني عرضه نيروي انساني ، معمولا از روش هاي مقداري (كمي ) يا روش "بالا به پايين" و روش هاي قضاوتي (كيفي ) يا روش "پايين به بالا" استفاده مي شود. در روش هاي مقداري كارشناسان با استفاده از فنون رياضي و آماري ، نيازهاي استخدامي سازمان را پيش بيني و اعلام مي نمايند. اما روش هاي قضاوتي بار آماري كمتري دارد و تعيين عرضه و تقاضاي نيروي انساني به صورت متمركز نيست. در اين روش ها سرپرستان هر يك از واحدها نيازهاي خود را تعيين و به مسئولان بالاتر اعلام مي كنند.
نتيجه اين مقايسات از سه حالت زير خارج نيست :
تقاضا با عرضه مساوي است
تقاضا بيشتر از عرضه است
تقاضا كمتر از عرضه است
در شركت صنايع ماشينهاي اداري نيز به منظور پيش بيني منابع انساني ، با استفاده از نمودار فرآيند برنامه ريزي نيروي انساني ، هم از منابع داخلي و هم از منابع خارجي (بازار كار) نسبت به تامين نيروي انساني مورد نياز واحدهاي شركت فوق اقدام خواهد شد.
فرآيند برنامه ريزي نيروي انساني در شركت صنايع ماشينهاي اداري ايران
منابع انساني كه تامين احتياجات سازمان را ميسر مي سازند به دو دسته كلي تقسيم مي شوند :
منابع داخلي
منابع خارجي
منابع داخلي :
يكي از طرق تامين احتياجات نيروي انساني استفاده از پرسنل موجود در داخل سازمان است. اين اقدام معمولا از طريق انتقال ( جا به جايي افقي ) و ترفيع ( جا به جايي عمودي ) و آموزش صورت مي گيرد. فرق اساسي بين انتقال و ترفيع اين است كه در ترفيع وظايف ، مسئوليت ها و مزايايي كه به فرد تعلق مي گيرد بيش از پست قبلي است در حالي كه در انتقال وظايف و مسئوليت ها و مزايا تقريبا در حد پست قبلي ، ولي در حوزه عمل تغيير مي كند. موفقيت استفاده از منابع داخلي به يك برنامه صحيح تجزيه مشاغل و اطلاع كامل از استعداد و تونايي هاي تخصصي كاركنان موجود در سازمان بستگي دارد.
منابع خارجي :
استفاده از منابع داخلي هنگاميكه احتياجات سازمان زياد و پست هاي خالي فراوان باشند ، جلوگيري از احتياجات نخواهد بود. معمولا در دوران توسعه سريع و گسترش سازمان ، منابع داخلي مسلما غير كافي هستند. كارمنديابي از منابع خارجي مي تواند از طريق جلب متقاضيان ناخوانده ، موسسات كاريابي و طرق ديگري مثل آگهي در روزنامه ، مراجعه مستقيم به مدارس و دانشگاهها و سازمان هاي كارگري و ... صورت گيرد.
در شركت صنايع ماشين هاي اداري نيز جذب نيرو و استخدام به دو روش نامبرده انجام مي پذيرد:
جذب داخلي و درون سازماني
جذب خارجي و برون سازماني
در صورت نياز واحدها به نيرو و تصويب واحد منابع انساني ، الويت بر اساس جذب داخلي مي باشد. به منظور بهينه كردن استفاده از كاركنان فعلي و شناسايي صلاحيت كاركنان ، واحد منابع انساني ، پست هاي خالي را اعلام و كاردكسي جامع از مهارت ها ( اطلاعات مربوط به تاريخچه زندگي ، تجربه كاري ، دانش مهارت خاص ، ارزشيابي هاي سرپرستي ، اهداف ، برنامه هاي شغلي . يك سيستم كاردكس مهارت ها كه مناسب امروز نيز طراحي شده است ، مديريت را قادر مي سازد تا كاركنان را با مهارت هاي خاص به منظور ارضاي نيازهاي در حال تغيير سازمان شناسايي كند. ) براي هر يك از كاركنان نگه داري مي نمايد. و بر اساس آن ، درخواست نيرو به مدت 3 روز اداري جهت اطلاع به كليه كاركنان در تابلو اعلانات نصب مي شود.
اطلاعيه مربوط به جذب نيروي داخلي در ضمائم آورده شده است.
كليه كاركناني كه داراي شرايط ذكر شده در اين اطلاعيه باشند ، مي توانند كانديد شغل درخواستي باشند و در صورت تمايل درخواست كتبي خود را تا تاريخ ذكر شده در اطلاعيه ، به كارگزيني تحويل نمايند و جهت مصاحبه به واحد مربوطه معرفي شوند.
كاركنان شاغلي كه جهت تصدي شغل هاي اعلان شده درخواست مي نمايند مي بايست حداقل 6 ماه از استخدام و يا توقف در شغل قبلي آنان گذشته باشد و در دو ارزشيابي قبلي A و B بوده باشند.
توجه : آئين نامه ارزشيابي در ادامه ذكر خواهد شد.
در صورت عدم انتخاب از بين متقاضيان در شركت ، نيرو مورد نظر از طريق جذب خارجي (اداره كار ، مراكز كاريابي ، آگهي در روزنامه ) اقدام به جذب نيرو مي نمايند.
جذب نيروي خارجي در شركت با در نظر گرفتن سياست هاي شركت به درخواست مدير واحد و تصويب مديريت از طريق مدير منابع انساني در قالب يك فرم درخواست جذب نيرو كار و استخدام ( كه در ضمائم آورده شده است ) انجام مي گيرد.
در جذب نيروي خارجي ، الويت جذب نيرو در شركت استفاده از منابع بومي در مناطقي است كه شامل مسيرهاي اياب و ذهاب شركت بوده و با معرفي واحد اشتغال اداره كار و امور اجتماعي محل مي باشد و در مورد افراد متخصص با آگهي در روزنامه اقدام به تامين نيرو مي نمايد.
شخص يا اشخاص واجد شرايط به واحد مربوطه معرفي مي گردند.
شرايط استخدام در اين شركت :
افراد داوطلب براي استخدام علاوه بر شرايط احرازشامل مدرك تحصيلي و سابقه كار بايد داراي شرايط زير باشند:
داشتن مدرك تحصيلي ديپلم به بالا
شاغل نبودن اقوام درجه يك آنان در شركت (همسر ، پدر و مادر ، خواهر و برادر ، فرزند)
استخدام و مدت خدمت در مورد اتباع بيگانه به موجب قوانين و مقررات دولت جمهوري اسلامي خواهد بود.
كليه اشخاصي كه به استخدام شركت درمي آيند يك دوره آزمايشي را كه مدت آن نيز در حكم مشخص مي باشد ، طي خواهند كرد.
اشخاصي كه به صورت آزمايشي در شركت حضور دارند ، در طول مدت خدمت آزمايش از كليه مدارك مندرج در آئين نامه و مزاياي قانون كار و تامين اجتماعي برخوردار خواهند بود و چنانچه اين اشخاص دوره آزمايشي را با موفقيت سپري نمايند ، مدت خدمت آزمايشي نيز جزء سوابق خدمت در شركت محسوب خواهد شد.
چنانچه اين افراد در طي يا پايان دوره آزمايشي در شركت صالح شناخته نشوند ، بدون هيچ گونه تعهدي حكم بركناري آنان صادر خواهد شد و كليه حقوق و مزاياي متعلقه بر اساس قانون جمهوري اسلامي ايران پرداخت خواهد شد.
تجزيه و تحليل شغل در شركت ماديران :
تجزيه و تحليل شغل در شركت ماديران با توجه به طبقه بندي ( گروه بندي ) مشاغل از ديدگاه قانون كار انجام مي گيرد. در اين روش با توجه به خصوصيات مشاغل موجود در سازمان تعدادي طبقات شغلي تعيين و براي هر طبقه شرح جامعي تهيه مي گردد كه اين شرح خصوصيات و شرايط مشاغلي را كه مي توانند در آن طبقه قرار گيرند مشخص مي كند. بنابراين شرح تهيه شده براي طبقات ، معيار وضابطه اصلي براي روش طبقه بندي مي باشد. سپس مشاغل موجود در سازمان در اين گروه ها و يا طبقات شغلي قرار مي گيرند. مراحل عملي در روش گروه بندي را مي توان به ترتيب زير خلاصه نمود :
ابتدا مشاغل موجود مورد مطالعه قرار گرفته و سپس خصوصيات مشاغل اعم از شرح وظايف ، مسئوليت ها ، مهارت هاي مورد لزوم و شرايط احراز مشخص مي گردند.
با توجه به آشنايي كه با خصوصيات مشاغل كارگاه ، طبق رويه فوق حاصل مي گردد ، تعداد طبقات شغلي كه براي كارگاه مناسب نباشد تعيين مي گردد.
براي هر طبقه شرح جامعي تهيه مي شود كه اين شرح خصوصيات مشاغلي را كه مي توانند در آن طبقه قرار گيرند مشخص مي نمايد.
در مرحله آخر مجددا مشاغل كارگاه با توجه به شرح وظايف ، شرايط احراز و غيره مورد مطالعه ، و با توجه به شرح تهيه شده براي طبقات شغلي ، نزديك ترين و مناسب ترين طبقه براي هر شغل تعيين ، آن شغل به آن طبقه تخصيص داده مي شود. هم چنين از روش امتيازي استفاده مي كند.
روش امتيازي :
در روش امتيازي ابتدا مشاغل سازمان مورد مطالعه قرار گرفته و سپس بر اساس اطلاعات جمع آوري شده در خصوص مشاغل و تجزيه و تحليل اين اطلاعات عوامل تشكيل دهنده مشاغل مشخص مي گردند.
اين عوامل معمولا عبارت اند از :
مهارت هاي لازم براي انجام شغل ، نظير تجربه و تحصيل
مسئوليت هاي شغلي ، نظير مسئوليت هاي مالي ، سرپرستي ايمني ديگران ، تماس و ارتباط و نظاير آن
كوشش هاي جسمي
كوشش هاي فكري
شرايط محيط كار ، خطرات و بيماري هاي ناشي از كار و غيره.
پس از شناخت عوامل فوق براي هر عامل ( با توجه به اهميت و ارزش آن ) امتيازي در نظر گرفته شده و سپس مجموع امتيازاتي كه هر شغل از عوامل مختلف كسب مي كند ارزش آن شغل را نسبت به ساير مشاغل تعيين مي كند.
فرآيند مصاحبه :
مصاحبه و تعيين صلاحيت:
تعيين صلاحيت افراد جهت تامين منابع انساني ، وظيفه مدير منابع انساني مي باشد. ليكن جهت يافتن منابع انساني مناسب براي سازمان ، در انتخاب افراد شايسته ، جذب متقاضيان واجد شرايط از طريق برپاكردن مصاحبه و آزمون استخدامي به منظور شناخت قابليت افراد ، هوش ، نگرش هاي شخصيتي ، كميته اي متشكل از سه نفر شامل :
مدير منابع انساني به عنوان مسئول كميته
رئيس كارگزيني
مدير واحد درخواست كننده
تشكيل و گزينش نهايي صورت خواهد گرفت. در مورد افراد مسئول ، مدير ، سرپرست ، رئيس و كارشناس گزينش به وسيله كميته اي كه حداقل متشكل از سه نفر از مديران شاغل باشد ، صورت مي گيرد.
ارزيابي عملكرد
كاربردهاي ارزيابي عملكرد :
از اطلاعاتي كه در نتيجه ارزيابي عملكرد كاركنان به دست مي آيد مي توان در موارد زير استفاده نمود :