انبار داری:
انبار داری عبارت است از فعالیت های مرتبط با تهیه، نگهداری، تحوسل مواد و اقلام مورد نیاز سازمان در زمان مناسب می باشد. به عبارت دیگر انبار داری، عبارت است از دریافت جنس یا کالا از خارج انبار و نگهداری آنها طبق نظم و اصول که متضمن سهولت در تحویل و صدور و دریافت و ورود با صرف حداقل وقت و نیروی کار باشد و اجناس کالای مورد لزوم قسمت ها و خریداران در حداقل زمان و در اسرع وقت تحویل گردد.
انبار محل و فضایی است که یک یا چند کالای بازرگانی، صنعتی و مواد اولیه و یا فرآورده های مختلف که براساس یک سیستم صحیح طبقه بندی و تنظیم گردیده در آن نگهداری می شود.
به عبارت دیگر زمانی که انبار صحبت می شود در حقیقت از محلی سر پوشیده یا فضای صحبت می گردد که در آن مواد اولیه، مواد کمی، محصولات، اعم از ساخته و نیمه ساخته، اجناس خریداری شده، مواد و لوازم مصرفی، قطعات یدکی، ماشین آلات و ابزار آلات و اجناس اسقاط نگهداری می شود.
مدیریت انبار:
مدیریت انبار، فرآیندی است که به وسیله آن فعالیت های فردی و گروهی به منظور تحویل گرفتن، نگهداری و تحویل دادن هر گونه کالا و اجناس و کنترل موجودی های انبار را در جهت اهداف مشترک سازمانی همسو هماهنگ و هدایت می نماید.
لازم به ذکر است مدیریت انبار صرف نظر از انجام وظائف و تکالیف اداره انبارها که ناشی از انجام مراحل و اصول انبار داری می باشد، به عنوان یکی از مدیران در سطوح مدیریتی سازمان وظیفه یک مدیر را در اداره امور انبارها اعم از برنامه ریزی، سازماندهی، تصمیم گیری، هدایت و رهبری و بسیج امکانات و منابع و کنترل را هم به انجام می رساند.
درخواست خرید:
برای درخواست خرید مواد اولیه و سایر کالا ها باید به نوع و ارزش، تعداد مصرف در شرکت توجه کرد این شرکت خریدهای خود را در کمترین زمان ممکنه برای ارسال تولید، تا هم فضای انبار موادی که احتیاج مبرم به آن نیست اشغال نشود و هم ارزش زمانی پول حفظ گردد یعنی مدیریت زمان به درخواست های خرید اعمال می گردد.
در ابتدای سال طبق یک برنامه کلی پس از مشخص شدن سفارشات از روی برنامه ریزی درخواست مواد اولیه داده می شود و برگ درخواست خرید پر می گردد.
نحوه تکمیل کردن برگه درخواست خرید:
برگه درخواست را واحد برنامه ریزی تکمیل کرده؛
در قسمت شرح: مواد مورد نیاز شرکت:
کد کالا: با توجه به جدول شماره 3 مثال میلگرد با کد 01 ؛
در قسمت واحد: واحد اندازه گیری مواد مورد نیاز مثال میلگرد kg ؛
در قسمت مقدار: که شامل دو قسمت، قسمت درخواستی و تصویبی،
درخواستی: مقدار درخواستی را قسمت برنامه ریزی پیشنهاد می دهد و اگر این مقدار مورد تصویب کنترل کیفیت قرار گرفت در قسمت تصویبی نوشته شده در قسمت موجودی انبار هم آن مقدار موادی که در حال حاضر تا رسیدن مواد در خواستی وجود دارد نوشته می شود.
درخواست خرید در 3 نسخه تنظیم می شود:
برگه سفید: به پشتیبانی ارسال برگه زرد به واحد برنامه ریزی ؛
برگه آبی: به واحد کنترل کیفیت برای بایگانی ارسال می گردد.
واحد بازرگانی با توجه به سرمایه در دست داشته و با محاسبه بار مالی درخواست خرید: خرید کلی یا چند نوبت به صورت نقدی اعتباری موافقت می نماید، بعد از موفقیت واحد بازرگانی مواد از طریق:
- واحد تدارکات خریداری می شود؛
جنس خریداری شده ابتدا در انبار کالای موقت ذخیره می شود و طی برگ رسید موقت کالا به واحد کنترل کیفیت جهت بازرسی و تایید ارسال می گردد.
و در صورت عدم تایید این واحد عودت داده خواهد شد و اگر مورد تایید قرار گرفت فرم رسید موقت کالا در دو نسخه سفید در انبار و نسخه سبز مربوطه به بازرگانی بایگانی می گردد.
- پس تایید واحد کنترل مواد از انبار موقت به انبار مواد اولیه منتقل می شود.
در این حالت برگ سفید و دریافت کالا توسط انبار دار شرکت تکمیل می گردد.
در دو نسخه تهیه تولید به انبار داری به نسخه صورتی به حسابداری ارسال می گردد.
هر یک از مواد موجود در انبار اتیکت شناسایی کالا دارند.
شامل: نام کالا: اسم جنس نوشته می شود.
کد کالا: که تشکیل شده از حروف لاتین و اعداد ریاضی می باشد که این دستور العمل در جدول 1 تا 4 راهنمای کد گذاری شرکت مشخص شده است:
نام تامین قطعات: نام شرکت کننده قطعات؛
کد تامین کننده: هم کارخانه تامین کننده مواد ایران پالارد و طرف قرار داد با این شرکت دارای کد است که در اتیکت نوشته می شود.
در قسمت، تعداد / مقدار و مواد خریداری شده بر حسب واحد اندازه گیری نوشته می شود.
برگ سفید اتیکت شناسایی بر روی محموله در انبار مربوطه نصب می شود و برگ آبی در انبار بایگانی می گردد.
برای خروج کالا از انبار به تولید مراحل زیر باید صورت گیرد.
مرحله اول: توسط واحد تولید برگها درخواست کالا تکمیل می شود در دو نسخه سفید و صورتی و به امضاء درخواست کننده بعد از این مرحله با تکمیل فرم سفارش قطعه مذکور حواله و به انبار صادر نموده تا مواد اولیه از انبار خارج به واحد تولید ارائه می گردد.
در برخی از شرکت ها، به علت محور قرار گرفتن تولید، انبارها زیر نظر واحد برنامه ریزی قرار دارد حال آنکه واحدهای تولید، تحت نظر مدیر فنی کارخانه قرار دارد.
در سازمانهای بزرگ، مدیریت واحد برنامه انبار معمولاً مستقل و تحت نظر مدیر انبار است که او نیز مستقیماً زیر نظر مدیر عامل انجام وظیفه می کند.
در سازمانهای دولتی و برخی موسسات غیر انتفاعی، واحد انبار معمولاً زیر نظر کار پردازی و یا تدراکات اداره می شود که این واحد، خود نیز یکی از واحدهای تابعه امور اداری محسوب می شود.
از سوی دیگر ساختار سازمانی انبارها مشخص کننده تعداد انبار و مشاغل موجود در هر رده سازمانی می باشد و منظور از رده سازماندهی، تقسیم بندی مسئولیت های مختلف در کلیه سطوح انبارها براساس سلسله مراتب و سطوح گزارش دهی می باشد.
برای آشنایی بیشتر به ساختار سازماندهی موارد فوق الذکر چند نمونه ساختار سازماندهی انبار نشان داده می شود.
ساختار سازمانی: انبارها زیر نظر مدیریت برنامه ریزی و تولید،
مدیریت کارخانه
مدیریت فنی
مدیریت مالی
مدیریت بازرگانی
مدیریت اداری
انبار
انبار
تدارکات
ساختار سازمانی : انبارها زیر نظر تدارکات و کار پردازی که زیر مجموعه امور اداری است.
روابط و وظائف متقابل انبار با سایر واحدها:
انبار بنا به نیاز همه واحدها، عموماً با کلیه بخشها و واحدها و کارکنان آن بطور مداوم در تماس و ارتباط می باشد. این ارتباط و تماس چه در مورد تحویل گرفتن و نگهداری و تحویل دادن مواد و کالا و چه در مورد مبادله اسناد مدارک و حسابهای آن می بایستی مبتنی بر اصول و ضوابط پایدار و مدرن رسمی و در چارچوب نظام اداری و عملیاتی سازمان انجام شود و نباید مناسبات شخصی و غیر اداری جایگزین آن گردد.
در عین حال، انبار به عنوان یک واحد خدماتی برای ارتقای سطح کیفی خدمات خود نیاز به همکاری متقابل رد و بدل کردن اطلاعات با سایر واحدها به منظور پاسخ گویی به نیاز هایی سازمان دارد. انبار به عنوان یک حلقه ارتباطی با سایر واحدهای یک سازمان همانند هسته مرکزی یک عنصر تلقی می شود که سایر واحدهای یک سازمان مانند الکترون بدور این هسته مرکزی حلقه زده و به گرد آن چرخند و ارتباط تعاملی با یکدیگر بوجود می آوردند.
باید افزود که برقراری روابط متقابل انبار با سایر واحدهای یک سازمان به منظور رفع نیازهای دو طرف، منوط به قراری ارتباط تعاملی روشن و منطقی و انجام وظائف هر یک از طرفین در متقابل یکدیگر می باشد. عمده وظائف و ارتباط انبار با سایر واحدهای یک سازمان به شرح ذیل بیان می شود.
باید افزود که برقراری روابط متقابل انبار با سایر واحدهای یک سازمان به منظور رفع نیازهای دو طرف، منوط به قراری ارتباط تعاملی روشن و منطقی و انجام وظائف هر یک از طرفین در متقابل یکدیگر می باشد. عمده وظائف و ارتباط انبار با سایر واحدهای یک سازمان به شرح ذیل بیان می شود.
1 ) واحد بازرگانی :
اگر واحد بازرگانی یک سازمان از سه بخش اصلی خرید، فروش و توزیع تشکیل شده باشد، هر یک از قسمت ها وظائف و نیازهای مخصوص به خود را خواهد داشت که انبار در مقابل با هر یک قسمت های واحد بازرگانی قرار خواهد گرفت.
2 ) واحد تولید:
رابطه انبار با واحد تولید و بلعکس آن از نوع فعالیت های مستمر و روزانه موسسات تولیدی بشمار می رود به دلیل مراجعات مکرر و تحویل و تحول انواع مواد و کالاها و لوازم که دفعات متعدد بین این دو واحد ارتباط تنگاتنگی با یکدیگر دارند.
رابطه انبار با واحد مالی در هر سازمان به وجود یا عدم وجود سیستم های مالی عملیاتی و همچنین به شدت وضعف کنترل های داخلی موجود آن سازمان بستگی دارد.
ایجاد ارتباط متقابل این دو واحد می تواند ضامن حفاظت اموال و دارایی های یک سازمان و ارائه گزارشات مطلوب مالی و عملکردی مدیریت در مقابل صاحبان سرمایه و سایر اشخاص با سازمان باشد. چون انبار در مقابل کلیه مواد و کالاهای وارده و صادره از انبار مسئولیت دارد و از طرفی چون که موجودی های انبار بخش عمده ای از نقدینگی و دارایی هایی جاری یک سازمان را تشکیل می دهد وظیفه و مسئولیت واحد مالی در تامین تورینگی یکی از وظائف اصلی امور مالی خواهد بود. بنابراین برقراری رابطه و همکاری متقابل و انجام وظائف این دو واحد در قبال یکدیگر اجتناب ناپذیر است.
6 ) واحد امور اداری:
شاید این تصور وجود دارد که انبار جایگاهی است که اغلب کارکنان ناراضی و یا افرادی که ناسازگاری با مدیران و روسا و کارکنان سایر قسمت ها دارند به آنجا فرستاده می شوند. برای بر طرف کردن این تصور غلط و عامیانه از انبار از یک سو و خدمات رسانی و تامین رفاه به کارکنان انبار از سوی دیگر برقراری رابطه انبار با واحد ضروری است.
یکی از مسائل با اهمیت که در ارتقای سطح کیفی و کارایی و اثر بخش انبار بسیار موثر است، ایجاد انگیزش و ارتقاء سطح مهارت کارکنان انبار است که این موضوع بدون همکاری واحد اداری با واحد انبار علمی خواهد شد. همکاری واحد اداری در زمینه برنامه ریزی و سازماندهی انبار و تامین نیروی انسانی مورد نیاز انبار و نظایر آن ضروری می سازد که واحد اداری بطور موثر اقدامات لازم را به عمل آورد.
عمده وظائف انبار:
قسمت اعظم سرمایه های بسیاری از سازمانهای دولتی، موسسات صنعتی و تولیدی؛ در موجودی انبار آنها انباشته شده است. بنابراین نگهداری و در دسترس سریع و به موقع اقلام مورد نیاز را می توان بخشی از وظائف مدیریت آن سازمان محسوب نمود. امروزه موسسات تولیدی و صنعتی به اهمیت کنترل مواد و قطعات و استفاده از سیستم های کنترل موجودی انبار به عنوان ابزار مدیریتی واقفند و به همین منظور اقدامات جدی جهت برقراری آن مبذول داشته اند و برقراری دوره های آموزشی برای آن دسته از پرسنلی که با امور انبارها سرو کار دارند شامل مدیر انبار، سرپرست انبار، رئیس انبار، مسئول انبار و انبار دار ارشد و کمک انبار دار و مسئول کاردکس انبار، متصددی بررسی موجودی، مسئول کنترل کیفیت کالا در انبار و تحویل دار در انبار کلیه سازمانها به انجام می رسد.
حال عمده وظائفی که گروه انبار داران بر عهده دارند به شرح ذیل بیان می شود.
1 ) پیشنهاد روش های مناسب انبار داری و اجرای آن،
2 ) همکاری با حسابداری صنعتی و واحد سفارشها در مورد تعیین حداقل و حداکثر و نقطه سفارش؛
3 ) تحویل گرفتن اجناس و کالاهای خریداری شده طبق اسناد و مدارک خرید؛
4 ) صدور قبض انبار یا برگ رسید جنس به انبار پس از تحویل گرفتن کالا؛
5 ) صدور حواله انبار هنگام تحویل دادن کالا؛
6 ) صدور فرمهای مرجوعی و برگشت از خرید و سایر فرم های مشابه؛
7 ) طبقه بندی و تنظیم کد گذاری کالا و اجناس؛
8 ) ثبت مشخصات و تعداد اجناس وارده و صادره در دفاتر و کارت های انبار و برنامه نرم افزاری مربوطه؛
9 ) بایگانی اسناد و مدارک انبار؛
10 ) حفظ و حراست اجناس و رعایت اصول ایمنی در انبار؛
11 ) همکاری با گروهی که مسئولیت انبار گردانی را بر عهده دارند.
12 ) ارائه گزارشهای لازم به مقامات مافوق؛
گروه انبار داران و وظائف آنان: