چکیده:
این تحقیق بطور کلی تمامی مراحل خرید وسایل انبار و شرح وظایف پرسنل و جایگاه سازمانی آنها و انواع اقلام خریداری توسط مسئول خرید شرکت در آن ذکر شده است.
مقدمه :
کار انبارداری یک شغل مهم و پرمسؤلیتی است . اجناس و موجودیهای انبار با ید تحت اختیار یک انبار دار مسؤل باشد . اگرچه اجناس یکی از مهمترین عوامل هزینه است که به طور متوسط 55 درصدهای تمام شده کالای ساخته شده را تشکیل میدهد . به همین جهت است که مؤسسات صنعتی تا حدودی مجهز برای تدارک و خرید و انبار کردن مواد خواهد بود . موجودی های انبار با ید در محلهای محفوظ و دور از خطر بطور منظم طوری نگهداری شود که دسترسی به ان در موقع لزوم به آسانی میسر باشد. و اقدام راکد وزائد و ناباب انبار با رؤسای مسؤل بنگاه گزارش شود نوع و مقدار مواد و حداقل و حداکثر موجودی هر یک از اقلامی که میزان آن توسط مدیران فنی تعیین می شود باید پیوسته مطمح نظر انبار دار قرار گیرد .
مسؤلیت انبارداری را نباید در اختیار اشخاص نا وارد به انبارداری مانند سرکارگر یا سرپرست کارگاه محول نمود .
بنابراین در امور تدارکات انبارداری و امور مربوط به ذخایر و انبار کردن باید اهمیت بسیاری داده شود .
تعریف موضوع تحقیق:
انبار به محل یا فضایی گفته می شود که براساس یک سیستم طبفه بندی صحیح ، مواد اولیه ، کالای نیم ساخته ، محصول ساخته شده و با فرآیند های مختلف صنعتی بازرگانی در آن نگهداری می شود .
بیان مساله (مشکلات تحقیق ):
با توجه به اینکه هر محققی در ابتدا با اهداف تحقیق در ابتدای کار ندارد ممکن است در محل با مشکلات عدیده ای برخورد کند . برای مثال : مانند یک نمونه کاری از مسؤل انبار که ممکن است باعث سردرگمی و کاهش راندمان کاری که در کل باعث تلف شدن وقت آنها درکار شود .
مزاحمت وجود محقق در کارکنان که ممکن است درآن موقعیت ویژه رفتار و اعمال طبیعی و عادی نداشته باشند . که این امر به نوبه خود روائی یافته ها را کاهش می دهد .
بهرحال مطابقت نمونه با اهداف تحقیق و محقق را در گزینش نمونه مناسب هدایت می نماید .
اهمیت و ضرورت تحقیق :
کثرت اطلاعات در زمان کوتاه:
فرد محقق با نظارت کامل از روئیداد می تواند اطلاعات وسیعی را در زمان کوتاهی بدست آورد .
بالا بردن اعتبار اطلاعات :
با حضور محقق در موقعیت دقیقاً می داند که چه می خواهد و چه چیزی را می خواهد دنبال کند .
3 سادگی نظارت و بررسی صحت یا سیستم اطلاعات :
در روش جمع آوری اطلاعات درباره درستی اطلاعات با توجه به حضور مستقیم او در موقعیت همچنین آموزشی که قبلاً در این باره دیده است می تواند قضاوت کند . مثلاً در سیستم انبارداری در صورتی که فرد جدیدی مسئولیت انجام بخشی از فعالیتهای سیستم را برعهده گیرد می تواند در کمتر بین زمان از چهارچوب فعالیتها و روابط سیستم اطلاع حاصل می نماید در این موقعیت با توجه به وابستگی سازمان به شخص خاص و اتلاف وقت در موقع انبار داری به علت نا مرتب بودن انبارها نمی تواند بخوبی فعالیتهای سیستم را برعهده بگیرد .
اهداف تحقیق
شناسایی و دسترسی بهتر و راحت تر به موجودی انبار ، مخصوصاً در مؤسسات با حجم موجودیهای زیاد و متنوع .
دادن اطلاعات دقیق و صحیح به مدیریت و سایر بخشهای مؤسسه .
سیستم با داشتن اهداف از پیش تعیین شده خود می تواند اطلاعاتی کافی به افراد تازه وارد بدهد .
اطمینان خاطر برای مدیران و مسؤلین بخشها در برابر سیستم منظم که متکی بر اطلاعات صحیح و کافی است .
کنترل دقیق سیستم از طریق کنترل موجودیهای انبار و بررسی اشکالات آن .
کاهش هزینه های مصرف بدون مواد و تأثیر روحی مثبت به اثر وجود نظم و آگاهی مسؤلین از میزان دقیق موجودیها .
روش تحقیق:
چنانچه این تحقیق از طریق مشاهده ای و کتابخانه ای ارزشیابی شده است با توجه به تمام شرایط مراحل انجام آن کلیه عملیات ورود و خارج کالا در انبار با توجه به نقاط وقوت وضعیت آن و ماهیت و نحوه انجام آن مطرح و توضیح داده شده است .
روش جمع آوری:مصاحبه
بکارگیری و تجزیه و تحلیل مطالب: این مطالب که در باره آن تحقیق شده را میتوانیم در آینده و بطور عملی مورد استفاده قرار دهیم .
قلمرو تحقیق
قلمرو موضوعی: انبارداری در شرکت آب و فاضلاب
قلمرو مکانی :
شرکت سهامی آب و فاضلاب
استان خوزستان
شهرستان ایذه
قلمرو زمانی :
با توجه به مدت زمانی که در اختیار داده بودند که حدوداً باید 6 ماده باشد توانستیم به نحو احسن از نحوه سیستم انبارداری بخوبی یاد بگیریم .
واژه های کلیدی
تعریف انبارداری :
عبارت از دریافت جنس یا کالا از خارج ( از قسمتهای مختلف شرکت ، یادیگران از خارج شرکت ) و نگهداری آنها با توجه به قوانین انبارداری که باعث سهولت در تحویل دادن ( صدور ) و تحویل گرفتن ( ورود ) با کمترین وقت و نیروی مورد نیاز باشد و رسانیدن اجناس و کالاهای مورد نیاز قسمتها یا خریداران به آنها در حداقل وقت ممکن براساس مدارک و ضوابط قانونی .
تعریف کمک انباردار :
کمک انباردار کسی است که علاوه برمهارت کار انبار می تواند از عهده کنترل کالاهای ورودی به انبار ، جابجایی و چیدن آنها ، انبار گردانی ، دادن اطلاعات به واحد سفارشات و تحویل کالاهای امانی و رعایت اصول و مقررات انبارداری بر آید .
تعریف جابجایی :
جابجایی عبارت است از ؛ فعالیتی که از زمان ورود کالا به انبار و قرار گرفتن در جای مناسب تا زمان خروج کالا از انبار انجام می شود .
تعریف سیستم اطلاعاتی انبار :
منظور از سیستم اطلاعاتی اجرای عملیات مربوط به کالای موجود در انبار و همچنین نظارت بر کنترلهای لازم روی مراحل مختلف این عملیات برطبق روش منطقی و سیستماتیک می باشد . یا به عبارت دیگر روشی است منطقی که میتوان کالای مورد نیاز تهیه و نگهداری نمود .
تعریف شرکت سهامی (corporations ) :
طبق ماده 1 قانون تجارت : « شرکت سهامی شرکتی است که سرمایه آن به سهام تقسیم شده و مسؤلیت صاحبان سهام ، محدود به مبلغ اسمی سرمایه آنها می باشد » .
تعریف شرکت سهامی خاص ( pritoate corpora tion ) :
شرکتی که تمام سرمایه آنها در مواقع تأسیس توسط مؤسسین تأمین می گردد .
تعریف استعلام بها :
استعلام بها فرمی است که مأمور خرید مؤسسه با ارئه آن به چندین فروشنده ( معمولاً حداقل 3 فروشنده ) نسبت به اخذ بهای فروش آنها اقدام می نماید . این فرم معمولاً شامل کلیه مشخصات کالا ، تعداد ، بهای واحد ، نشانی فروشنده ، مدت اعتبار استعدام ، محل مهر و امضاء فروشنده و سایر شرایط مانند نحوه محل می باشد .
ادبیات و پیشینه تحقیق
1-4 : سیستم انبارداری در شرکت سهامی آب و فاضلاب
بعد از اینکه توضیحات نسبتاً کاملی بطور خلاصه و مفید ارائه شد . حال وارد سیستم انبارداری در شرکت سهامی آب و فاضلاب بطور عملی می شویم . و در هنگام عمل می بینیم که به چه صورت انجام می شود و تمام نکاتی که رائه شد در این مرحله رعایت می شود . قبل از هر چیز لازم است تعریفی از شرکت سهامی آب و فاضلاب ارائه شود .
شرکت سهامی آب و فاضلاب ، شرکتی خصوصی و جزء شرکتهای سهامی خاص است . وزیر نظر وزارت نیرو و سازماندهی و اداره می شود .
شرکتهای سهامی یکی از اشکال عمده مؤسسات تجاری هستند که در میان سایر اشکال حقوقی رواج بیشتری داشته ، میزان داراییها و تعداد کارکنان زیادی دارند و از انجام عملیات بالایی برخوردار می باشند . یک شخصیت حقوقی است که می تواند مالک دارایی باشد و برای ادامه فعالیت خود ، بدهی نیز تقبل نماید . داراییهای هر شرکت ، مستقل از داراییهای صاحبان سهام آن شرکت بوده و نمی تواند به عنوان وثیقه بدهی های شخصی صاحبان سهام به شمار رود .
2-4 : نحوه سیستم انبارداری در شرکت سهامی آب و فاضلاب
مراحل سیستم انبارداری در شرکت سهامی آب و فاضلاب بدین صورت که مرحله به مرحله انجام می گیرد توضیح خواهیم داد .
لازم به ذکر است که تعریفی از اسناد و مدارک داشته باشیم
آشنایی با اسناد و مدارک
اسناد و مدارک و فرمهایی که عمدتاً مورد استفاده مؤسسات تجاری در رابطه با عملیات خرید و فروش آنها می باشند عبارتند از :
الف – اسناد و مدارک خرید
ب:- اسناد ومدارک فروش
ج- سایر اسناد ومدارک
مراحل مربوط به اسناد و مدارک خرید در مؤسسات تجاری بستگی به کوچکی و یا گستردگی فعالیت آن مؤسسه دارد که معمولاً بترتیب زیر می باشد .
ورود کالا به انبار
اجناس از چند طریق وارد انبار می شوند :
در یافت کالا از طریق خرید داخلی
کلیه کالاهای خریداری شده داخلی ، همراه با یک نسخه از فرم در خواست کالا و تقاضای خرید ، از طریق مأمور تدارکات به انبار مؤسسه تحویل می شود . خریدهای داخلی اساساً از طریق مناقصه و با استعلام بها بر طبق آیین نامه معاملات مؤسسه صورت می گیرد.
انباردار پس از شمارش و اعمال کنترلهای لازم به تحویل کالا و صدور رسید انبار اقدام می نماید .
2- در یافت کالا از طریق خرید خارجی
پس از طی مراحل مختلف مربوط به خریدهای خارجی ، ترخیص کالا از گمرک و تحویل به انبار ، بطور عمده براساس صورت بسته بندی ( packing list ) صورت می گیرد.
3- برگشت کالای مازاد برنیاز
اقلام مازاد برمصرف دوایر مختلف یک مؤسسه ( پس از اعلام صحت انها ) قابل برگشت به انبار است . انبار پس از شمارش ، توزین و اعمال کنترلهای لازم ، به تنظیم فرم برگشت کالا به انبار اقدام می کند .
4- نقل و انتقال کالا بین انبار ها
جهت انتقال کالا ( مواد ، قطعات ) از یک انبار به انبار دیگر در یک مؤسسه از فرم انتقال کالا بین انبار ها استفاده می شود . انبار متقاضی پس از دریافت کالا ،یک نسخه از فرم مزبور را امضاء می کند وسپس آن را برای اجرای عملیات مالی به حسابداری ارسال می دارد .
درخواست کالا
انباردار نیاز اداره را درمورد که از بررسی و مایحتاج اداره از جهت تعداد یا مقدار به صورت نامه کتبی همراه با فرم درخواست کالا به رئیس اداره اعلام نموده که در صورت موافقت کردن رئیس مربوطه ، اقدام به دستور به واحد مالی جهت تأمین اعتبار می نماید .
لازم به ذکر است که این فرم در سه نسخه تهیه شده که هر کدام از این نسخه ها به قسمت مربوطه ارائه می شود.
نسخه اول: نسخه اول به حسابداری ارسال شده و سند حسابداری آن تهیه می شود .
نسخه دوم : نسخه دوم نزد انباردار شرکت می ماند .
نسخه سوم : نسخه سوم بایگانی شده .
در این فرم همان طور که در شکل ارائه شده است به صورت زیر تهیه می شود : در مرحله اول این فرم شماره خورده و تاریخ همان روز که جهت درخواست کالا ارائه شده است و پس از اینکه براساس تعداد یا مقدار تکمیل شد در انتها انباردار و سپس رئیس اداره آن را امضاء کرده و به واحد مالی ارسال می شود .
درخواست خرید
بعد از اینکه فرم درخواست کالا تکمیل شد و به امضاء انباردار و رئیس اداره رسید به واحد مالی ارسال شده و در جهت خرید فرم درخواست خرید به صورتی که در زیر توضیح داده می شود تکمیل می شود .
فعالیتهای مربوطه به خرید کالا در شرکت ویا به عبارتی تأمین نیاز های انبار که شامل تهیه و تدارکات کالا و خدمات به عهده انباردار و یا واحد خرید یا تدارکات می باشد.